03 工資發放前準備工作

員工工資和哪些要素相關？發放工資需要準備哪些數據？作為薪酬管理者必須搞清楚。

圖2-1 員工工資關鍵影響要素

關于員工工資關鍵影響要素和工資的關系，如下表所示。

表2-1 員工工資關鍵影響要素和工資的關系表

續表

上述所有表單是薪酬負責人統計薪酬的基礎，下面分別予以闡述。

（1）《月度新入職員工統計表》

●數據來源：人力資源部勞動關系專員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門：人力資源部。

●提交時機：平時及時匯總，每月集中提交，也可以通過郵件隨時提交給薪酬負責人，由薪酬負責人做好匯總和標注。

●注意事項：正式員工的入職信息絕對不能遺漏。

●使用須知：合同類型包括正式合同、勞務協議、實習協議等類型。

表2-2 月度新入職員工統計表

（2）《月度轉正員工統計表》

●數據來源：人力資源部勞動關系專員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門：人力資源部。

●提交時機：平時及時匯總，每月集中提交。

●注意事項：正式員工轉正和試用期考核成績相關。

●使用須知：正式員工才有試用期一說，勞務人員和實習生不涉及試用期。

表2-3 月度轉正員工統計表

（3）《月度離職員工統計表》

●數據來源：人力資源部勞動關系專員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門：人力資源部。

●提交時機：平時及時匯總，每月集中提交，還可以通過郵件隨時提交給薪酬負責人，由薪酬負責人做好匯總和標注。

●注意事項：正式員工的離職信息絕對不能遺漏，否則公司一旦多發薪酬，追回比較困難。

●使用須知：①正式員工才有離職一說，實習生等非正式員工離開公司應該叫“離司”。②離職如涉及經濟補償，需要附帶《協議書》原件。③離職類型包括試用期主動辭職、合同期主動辭職、勞動合同到期公司不續簽、勞動合同到期員工不續簽、協商解除合同等。④補償金包括代通知金在內。⑤離職手續辦理結果包括辦理完畢和未辦理好，其中對未辦理好的員工的最后一筆工資要暫停發放。

表2-4 月度離職員工統計表

（4）《月度員工薪酬調整匯總表》

●數據來源：人力資源部勞動關系專員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門：人力資源部。

●提交時機：薪酬調整要隨時提交給薪酬負責人。

●注意事項：正式員工的入職信息絕對不能遺漏。

●使用須知：員工薪酬調整匯總表需要附帶《員工薪酬調整審批表》的表單原件。

表2-5 員工薪酬調整匯總表

（5）《月度員工績效工資調整匯總表》

●數據來源：人力資源部勞動關系專員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門：人力資源部。

●提交時機：平時及時匯總，每月集中提交。

●注意事項：正式員工的入職信息絕對不能遺漏。

●使用須知：本表需要根據由企業《績效考核管理制度》規定的考核規則調整完善后再使用，千萬不要機械照搬。

表2-6 月度員工績效工資調整匯總表

（6）《月度員工獎懲統計表》

●數據來源：人力資源部勞動關系專員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門：人力資源部。

●提交時機：平時及時匯總，每月集中提交。

●注意事項：員工獎懲要有對應審批表。

●使用須知：①員工獎懲要有對應制度作為支撐；②獎懲類別包括獎勵、處罰兩類；③獎懲生效方式包括通過績效工資或單獨獎金的方式體現。

表2-7 月度員工獎懲統計表

（7）《月度考勤休假統計表》

●數據來源：人力資源部勞動關系專員（辦理入職、離職的人員）。

●提供部門：人力資源部。

●提交時機：平時及時匯總，每月集中提交。

●注意事項：正式員工的入職信息絕對不能遺漏。

●參考樣式：（后附樣表）

（8）《月度社保公積金匯總表》

●數據來源：薪酬負責人。

●提供部門：人力資源部。

●提交時機：平時及時匯總，每月集中提交。

●注意事項：正式員工的社保繳納信息不能遺漏。

上述表單在實際使用過程中要經過制表人、審核人和審批人的確認，這樣表單信息和審批內容才完整有效。

影響員工薪酬的表單很多很雜，在實際工作中應如何提高管理效率、避免管理信息無法有效歸集？事實上，上述所有表格都可以提煉并匯總出3張大表：

（1）表2-8：《全員信息表》

全員信息表可涵蓋員工從入職到離職過程中的所有關鍵信息，對于新入職、離職等信息除了在全員信息表總表中概要記錄之外，Excel表還可以單獨建立Sheet記錄異動信息，例如新入職、離職、試用期轉正、薪酬異動、績效考核、員工獎懲信息等。

這樣，全員信息表既有對基礎信息又有異動信息的完整記錄，提煉出有效的異動信息給薪酬主管，就可以作為工資表的數據調整依據。

（2）表2-9：《月度考勤休假數據統計表》

對考勤信息做綜合多維度統計，數據完整并且符合企業管理邏輯。

（3）表2-10：《月度社保公積金匯總表》

對企業社保公積金數據做匯總，符合國家法律、法規的規定。

關于三張樣表的樣式舉例如下。

表2-8 全員信息表（參考表單）

表2-9 月度考勤休假統計表（參考表單）

表2-10 月度社保公積金匯總表（參考表單）

Human Resources 經驗分享

《全員信息表》《月度五險一金匯總表》和《月度考勤休假數據匯總表》以及《工資表》用Excel表作效果最好，有些數據可以通過VLOOKUP函數調用和關聯，確保信息正確無誤。