1.3　黨政機關公文的作用

黨政機關在進行公務活動中，不能不使用公文。黨政機關公文是黨和國家具體領導和管理政務、機關之間進行聯系，以及機關內部處理工作事務的一種工具。充分認識黨政機關公文的作用是寫好黨政機關公文的重要前提。

具體來說，黨政機關公文的作用主要表現在以下五個方面。

1.3.1　指揮指導的作用

黨政機關公文是聯系上下級單位、傳達領導指示、發揮指揮和指導作用的橋梁與紐帶。對黨政機關來說，上級機關通過發布公文而向下級機關布置工作、提出要求和辦法、規定一些工作范圍和途徑，以實現對下級機關工作的指揮和指導。

在黨政機關公文中，命令、決定、決議、指示、批復等下行公文大部分都具有指揮和指導作用。這種指揮和指導作用包括兩個方面：其一，上級機關發布的各項命令、決定、決議、通知、批復等，要求下級機關嚴格執行；其二，有些公文發布的范圍較廣，只提出一些原則性的意見，要求下級機關根據具體情況參照執行，具有較大的靈活性。

1.3.2　規范約束的作用

黨政機關公文具有規范約束作用，這是其所具有的鮮明政治性與法定權威性賦予的。黨和國家以及各級權力機關所發布的各項命令、決定、決議和各種條例、章程、細則、規定等，對人們各方面的工作和各種活動都起著規范和約束作用，無論是社會組織還是個人，都必須嚴格遵守，堅決貫徹執行。此外，部分通知、通告，對人們的行為也有規范和約束作用。

1.3.3　傳遞信息的作用

各級黨政機關、黨群組織和企事業單位的工作活動，往往需要同其上下左右的機關單位發生聯系；為了協調行動，又往往需要相互交流信息、通報情況。公文正是一種上傳下達、溝通上下左右之間的關系、聯系和辦理各種事項的有效工具。上級機關通過通知、決議、會議紀要等向下級機關傳達指示、指導工作，下級機關通過報告、請示等向上級機關反映情況、匯報工作、請求批準事項或解決問題的辦法。平級機關或不相隸屬的機關之間使用通知、函等相互交流信息、商洽工作、處理問題。至于公告、通告、通報等公文，更是起著重要的知照作用。通過公文的這種傳遞信息的作用，使得各級機關形成了一個四通八達的信息網絡，從而保證了各級、各類機關組織的工作正常、有序地運轉。

1.3.4　依據憑證的作用

黨政機關公文是黨和國家各級機關公務活動的文字記錄。作為一種負有處理各種復雜公務、聯系工作事項職能的文本文件，黨政機關公文必然具有依據和憑證的作用。無論哪種公文，都是不同工作的不同依據，同時在某種條件下又可以作為某項工作的憑證。上級機關制發的各種公文，下級機關都要根據自己工作的需要細心保存，以作為執行的依據；當平級機關或不相隸屬的機關因工作需要而通過公文進行聯系時，公文就成為協調行動的依據；當下級機關就某個重大問題或某項重要工作通過公文請示上級機關時，公文就成為上級機關做出批復的依據；當事后要明確責任、解決糾紛時，公文又會發揮憑證作用。

黨政機關公文不僅在現行工作中具有依據和憑證的作用，對于過去的事項，它還是各級黨政機關公務活動的歷史記錄，機關史料的積累，解決矛盾、澄清是非的憑證，以及若干年后編史修志的重要依據。

1.3.5　宣傳教育的作用

宣傳教育是黨政機關公文的另一個重要作用。闡述路線、方針、政策的公文，表彰或懲戒性的命令、決定及表揚或批評性的通報等公文，其宣傳教育作用極為巨大。中共中央、全國人大常委會和國務院等領導機關制發的方針政策性的重要文件，不但是國家進行各種宣傳工作的重要依據，而且其本身就是很好的教材，具有強大的宣傳和教育作用。

以上五個方面的作用，是就黨政機關公文的主要作用而言的，其他還有控制作用、計劃作用、組織作用等，這里不再一一詳述。黨政機關公文的作用不是孤立的，而是相互聯系的。對于一份具體的黨政機關公文來說，往往同時具有幾個方面的作用，學習者應該將其結合起來認識和理解。