1.4　圖表分析方式

在數據表分析方式中數據處理的結果可以以數據的形式呈現出來，這種形式雖然精確，卻很難有直觀和全面的效果。因此可以把數據在各類圖表上描述出來，使用戶不必花費太多時間去思索和比較就能夠對數據的變化、發展趨勢、變化周期、變化速度和變化幅度有一個形象、直觀的把握。

Excel提供了豐富的圖表類型，以方便用戶創建滿足各種需要的圖表，從而使圖表分析方式成為數據表分析方式的一個很好的補充。

1.4.1　圖表類型

Excel共提供了15種標準的圖表類型，而每一種圖表類型中還有多種不同的子圖表類型，如圖1-26所示。同時用戶也可以自定義圖表類型。下面介紹其中常用的圖表類型。

1．柱形圖

柱形圖是Excel默認的圖表類型，也是我們經常使用的一種圖表類型。柱形圖可以描述不同時期數據的變化或描述各分類項之間的差異。一般把分類項在水平軸上標出，而把數據的大小在垂直軸上標出，這樣可以強調數據是隨分類項(如時間)變化的。

柱形圖的類型包括：簇狀柱形圖、堆積柱形圖、百分比堆積柱形圖、三維簇狀柱形圖、三維堆積柱形圖和三維百分比堆積柱形圖。

2．折線圖

折線圖按等間隔顯示數據的變化趨勢，是用直線段將各數據點連接起來而組成的圖形。一般分類軸(X軸)用來代表時間的變化，并且間隔相同，而數值軸(Y軸)代表各時刻數據的大小。

折線圖包含7個子類型，分別為：折線圖、堆積折線圖、百分比堆積折線圖、帶數據標記的折線圖、帶數據標記的堆積折線圖、帶數據標記的百分比堆積折線圖和三維折線圖。三維折線圖是用矩形的面將各數據點、線連接起來而組成的。

3．餅圖

餅圖是把一個圓面劃分為若干個扇形面，每個扇面代表一項數據值，一般只顯示一組數據系列，用于表示數據系列中的每一項占該數據系列的總和的比例。例如，用餅圖描述企業利潤總額中主營業務利潤的比重，應收賬款中處于不同階段的數額構成，等等。

餅圖包含5個子類型，分別為：餅圖、三維餅圖、復合餅圖、復合條餅圖、圓環圖。復合餅圖和復合條餅圖是在主餅圖的一側生成一個較小的餅圖或條形圖，以放大一個較小的扇形。

4．條形圖

條形圖用水平的橫條或立體的水平橫條的長度來表示數據值的大小。條形圖強調各個數據項之間的差別情況。一般分類項在垂直軸上標出，而數據的大小在水平軸上標出，這樣可以突出數據的比較，而淡化時間的變化。例如，用條形圖描述某公司在不同地區的銷售情況時，在分類軸上標出地區名稱，而在水平軸上標出銷售額。

條形圖包含6個子類型，分別為：簇狀條形圖、堆積條形圖、百分比堆積條形圖、三維簇狀條形圖、三維堆積條形圖和三維百分比堆積條形圖。

5．面積圖

面積圖用折線和分類軸(X軸)組成的面積，以及兩條折線之間的面積來顯示數據系列的值。面積圖強調幅度隨時間的變化，通過顯示繪制值的總和還可以顯示部分與整體的關系。例如，用面積圖描述若干年度內不同產品的銷售收入，或若干年度內不同銷售部門的銷售業績數據。

面積圖包含6個子類型，分別為：面積圖、堆積面積圖、百分比堆積面積圖、三維面積圖、三維堆積面積圖和三維百分比堆積面積圖。

6．XY(散點圖)

XY(散點圖)與折線圖類似，也是由一系列的點或線組成，在組織數據時，一般將X 值置于一行或一列中，而將Y值置于相鄰的行或列中。XY(散點圖)可以用來比較若干個數據系列中的數值，可以把兩組數值顯示為XY坐標中的一個系列，可以按不同的間隔表示出數據。XY(散點圖)包含6個子類型，分別為：散點圖、帶平滑線和數據標記的散點圖、帶平滑線的散點圖、帶直線的散點圖、氣泡圖和三維氣泡圖。

7．股價圖

股價圖一般用來描述一段時間內股票價格的變化情況。股價圖包含4個子類型，分別為：盤高-盤低-收盤圖、開盤-盤高-盤低-收盤圖、成交量-盤高-盤低-收盤圖和成交量-開盤-盤高-盤低-收盤圖。

8．曲面圖

當需要尋找兩組數據之間的最佳組合時，曲面圖是很有用的。類似于拓撲圖形，曲面圖中的顏色和圖案用來指示出在同一取值范圍內的區域。曲面圖包含4個子類型，分別為：曲面圖、三維曲面圖、三維曲面圖(框架圖)和曲面圖(俯視框架圖)。

9．雷達圖

雷達圖是由一個中心向四周輻射出多條數值坐標軸，每個分類都擁有自己的數值坐標軸，把同一數據系列的值用折線連接起來而形成的圖形。雷達圖用來比較若干數據系列的總體水平值。例如，診斷企業的經營情況通常使用雷達經營圖。將該企業的各項經營指標如資金增長率、銷售收入增長率、總利潤增長率、固定資產比率、固定資產周轉率、流動資金周轉率、銷售利潤率等指標與同行業的平均標準值進行比較，可以判斷企業的經營狀況。雷達圖包含3個子類型，分別為：雷達圖、帶數據標記的雷達圖和填充雷達圖。

10．樹狀圖

樹狀圖用于直觀地展示層次結構的數據，以比較不同系列數據的各子類所占比例。樹狀圖以顏色區分系列數據，以方塊的大小表示子類數據所占的比例。

11．旭日圖

旭日圖用于直觀地展示多層次的結構數據。它是一種多層的圓環圖，最內層圓環為頂級的數據視圖，按比例展示各部分所占的比例，往外一層的圓環則展示下一級別的數據所占的比例。

12．組合圖

組合圖將兩種或更多圖表類型組合在一起，以使數據的展示更容易被用戶理解。例如，將柱形圖和折線圖組合在一起，用柱形圖展示一季度產品的銷售額，用折線圖展示產品的銷售價格。

1.4.2　建立圖表

在Excel中可以建立嵌入式圖表和圖表工作表兩種圖表。嵌入式圖表是把圖表直接繪制在原始數據所在的工作表中，而圖表工作表則是把圖表繪制在一個獨立的工作表中。無論哪種圖表，其和原始數據是緊密相關的，原始數據的變化都可以立即反映到圖表上。

1．建立嵌入式圖表

嵌入式圖表是指將圖表和數據表保存在一個工作表中，通過“插入”選項卡中的“圖表”功能組中的各圖表類型按鈕來創建嵌入式圖表。下面以建立柱形圖為例，說明建立圖表的操作步驟。

【例1-1】恒昌公司第一季度產品銷售情況如圖1-27所示，現根據各產品的銷售額數據建立柱形圖。

操作步驟如下。

(1)定義原始數據的單元格區域。這里選擇A3:D8單元格區域，注意要包含表格的標題行，即項目、一月份、二月份和三月份的數據，這樣建立的圖表將會自動建立相應的坐標、圖例等信息。為了便于區分各產品各月份的銷售額數據，這里沒有包含合計數據。

(2)選擇圖表類型。單擊“插入”選項卡，單擊“圖表”功能組右下角的對話框啟動器，打開“插入圖表”對話框，如圖1-28所示。

(3)插入圖表。打開“所有圖表”選項卡，在左側的圖表列表中選擇柱形圖，再從上面的柱形圖子類列表中選中“簇狀柱形圖”，單擊“確定”按鈕，即在本工作表中生成一個柱形圖，如圖1-29所示。

(4)修改圖表的標題。該圖表的上部顯示圖表的標題為“圖表標題”，單擊“圖表標題”并修改為“第一季度產品銷售情況”，如圖1-30所示。

2．建立圖表工作表

圖表工作表和嵌入式圖表的主要區別是：圖表工作表存在于一個單獨的工作表中，而嵌入式圖表與原始數據存在于同一工作表中。在建立了嵌入式圖表后，將該圖表移到一個新的工作表中即完成圖表工作表的創建。具體操作步驟如下。

(1)單擊需要移動的圖表。

(2)單擊“設計”選項卡右側的“移動圖表”按鈕，顯示如圖1-31所示的對話框。

(3)選擇新工作表，默認的圖表工作表名為“Chart1”，修改新工作表的名字，如改為“第一季度產品銷售情況”，以更易于查找和識別。

(4)單擊“確認”按鈕，圖表就出現在了名為“第一季度產品銷售情況”的工作表中。

說明，也可以將圖表移到已有的工作表中，這需要從“對象位于”右側的列表清單中選擇圖表的目標位置。

1.4.3　編輯圖表

剛建立的圖表可能并不令人滿意，或者顯示的效果不理想，此時就需要對圖表進行適當的編輯，以達到最佳的效果。對圖表進行編輯就是對圖表的各個對象進行一些必要的修飾。

1．圖表及其對象

一個圖表是由多個部件組成的，一個部件就是圖表的一個對象。圖1-32是一個標準的簇狀柱形圖，該圖表包含了多個對象，如圖表區域、圖表標題、繪圖區、垂直(值)軸、水平(類別)軸、網格線和圖例。

2．圖表對象的選定

對圖表進行編輯時，必須有一定的針對性，也就是要先選定圖表或它的某個對象。

對于圖表工作表，只要單擊該工作表標簽使其變成當前工作表就選定了其中的圖表。此時單擊圖表中的某個對象即可以選定該對象，并可對其進行編輯操作，但是不能對這個圖表進行移動和刪除等操作。

對于嵌入式圖表，只需單擊圖表區域就可選定它，這時該圖表區域的周圍出現一黑色的細線矩形框，有些區域的4個角上和每條邊的中間出現黑色小方塊的控制柄，此時可以對圖表進行移動、放大、縮小、復制和刪除等操作，也可以修飾圖表區域。單擊圖表的某個對象可以對其進行編輯。

3．圖表區域的編輯

對于嵌入式圖表，在單擊圖表區域選定圖表后，就可以對該圖表進行各種編輯操作。此時單擊鼠標右鍵，可以彈出快捷菜單，如圖1-33所示。利用菜單中的子菜單項就可以對圖表區域進行編輯操作。

●　圖表的“剪切”“復制”“粘貼選項”命令可以移動圖表到工作表的指定位置。如果要將圖表移到獨立的圖表工作表中，則需要使用“移動圖表”命令。

●　“更改圖表類型”命令可以依據原圖表所關聯的數據更改圖表的類型。

●　“設置圖表區域格式”命令可以更改圖表區域的背景圖案及填充效果，圖表的字體、字形、字號和圖表的屬性，如圖表對象的位置屬性、是否打印對象，以及在保護工作表時是否鎖定單元格等。

要修改圖表的布局樣式，則需要在選中圖表后，單擊“設計”選項卡，在“圖表樣式”功能組中選擇合適的樣式。單擊“更改顏色”按鈕可以更改柱狀圖系列的顏色。

4．圖表對象的編輯

單擊圖表中的某個對象就選定了該對象，此時可以對該對象進行一些編輯，如對其進行縮放、移動和清除，對各圖表對象進行改變字體及其顏色、填充的顏色和模式等操作。

有時在圖表中的某些區域手工輸入的文字可能和工作表中的文字不一致，如前面用手工輸入了圖表標題“第1季度產品銷售情況”，但該標題與工作表的標題“第一季度產品銷售情況”不一致。為了避免這種情況，可以將圖表標題或文字框與工作表中的單元格鏈接起來，以保持數據的一致。具體操作步驟如下。

(1)單擊圖表中要鏈接的標題，或已創建的文本框。

(2)在編輯欄中輸入“=”。

(3)用鼠標選擇要在圖表中顯示的數據或文字的單元格，如A1單元格，再單擊“輸入”按鈕(就是編輯欄左邊的那個勾號“√”)，工作表單元格的內容就出現在圖表標題或文字框中了。或者直接在編輯欄中輸入對工作表單元格的引用，形式為工作表名稱后接感嘆號，如輸入“=Sheet1!A1”，按Enter鍵，工作表單元格的內容就會出現在圖表標題或文字框中。

說明：將圖表標題鏈接到單元格中的文字后，圖表標題中顯示的字符將無法直接修改，此時如果要修改圖表標題的內容，就需要去修改單元格中的內容。

5．在圖表中增加趨勢線

趨勢線應用于預測分析，也稱回歸分析，它根據實際數據向前或向后模擬數據的走勢。趨勢線可以生成移動平均，消除數據的波動，更清晰地顯示圖案和趨勢；可以在非堆積型二維面積圖、柱形圖、折線圖、股價圖和XY(散點圖)中為數據系列添加趨勢線；但不可以在三維圖表、堆積型圖表、雷達圖、餅圖或圓環圖中添加趨勢線。對于那些包含與數據系列相關的趨勢線的圖表，一旦圖表類型被修改為上述幾種，如圖表類型被修改為三維圖表，則原有的趨勢線將丟失。

例如，在圖表中增加電視機銷售的趨勢線。由于前面繪制的圖表以產品作為水平軸，增加趨勢線沒有意義，因此需要將圖表切換為以月份作為水平軸的圖表。具體操作步驟如下。

(1)選擇圖表，單擊“設計”選項卡，再單擊“數據”功能組中的“切換行/列”按鈕，即完成切換，如圖1-34所示。

(2)單擊圖表中的某個數據系列，如“電視機”。

(3)單擊“設計”選項卡，再單擊“添加圖表元素”按鈕，移動鼠標指針到“趨勢線”，從顯示的趨勢線列表中選擇“線性預測”，就會出現如圖1-35所示的虛線。

從圖表中的趨勢線可看出，電視機的銷量處于平穩增長的態勢，并可據此預估未來一個月的銷售額。

除了線性預測線，在“趨勢線”列表中還可以采用指數趨勢線、線性趨勢線、移動平均趨勢線等。如果選擇“無”則刪除選定的趨勢線或所有的趨勢線。如果選擇“其他趨勢線選項”，則在窗口的右側顯示“設置趨勢線格式”對話框，如圖1-36所示。

在此對話框中，可以選擇趨勢預測/回歸分析的類型：指數、線性、對數、多項式、冪和移動平均，可以指定趨勢線的名稱，可以選擇趨勢預測的向前和向后的周期，還可以“設置截距”“顯示公式”或“顯示R平方值”。

1.4.4　打印圖表

圖表繪制完成后，把分析數據表、文字、圖表有機地結合起來，就可以編制出一份圖文并茂、形象易懂的報告了。一般情況下，可以通過網絡把它們傳遞給相關的部門、人員，并通過屏幕顯示查看這些報告，但有時也需要把它打印到紙上供領導者、投資人或部門主管等查看和使用，因此打印圖表也是圖表分析的重要一環。

有時需要打印整個工作表，有時只需要打印工作表的一部分，如只打印圖表，則需要先設定打印區域。具體操作步驟如下。

(1)準備好打印機，使其和電腦處于聯機就緒狀態。

(2)打開一個工作表，單擊“文件”選項卡，再單擊“打印”選項，出現如圖1-37所示的“打印”對話框。

(3)選定待打印的工作表區域。如果打印當前工作表，則從“設置”下面的打印范圍中選擇“打印活動工作表”；如果要打印整個工作簿中的所有工作表，則選擇“打印整個工作簿”；如果只打印某個區域，如只打印圖表，而且在打開工作表后已經選定了該區域，則選擇“打印選定區域”。

(4)選定頁碼范圍、單雙面打印選項、調整選項，以及其他頁面設置選項。設置各打印選項后，在窗口右側會顯示預覽的打印效果。如果對預覽的打印效果不滿意，可以繼續修改打印設置，也可返回去修改工作表。

(5)如果確認是自己想要的內容和效果，則直接單擊窗口上部的“打印”按鈕即可打印。