2.了解項目需求

弄清了項目任務，你的腦海中會很自然地想好每件事的展開方式，而不是深究項目背后的真實需求有哪些。然后項目執行了，發現領導或客戶的期望與項目結果不一樣。這個時候，你可以選擇繼續按照原計劃推進項目工作，也可以根據新的事實對項目計劃進行調整，前者會付出更多沒有價值的努力，后者有可能實現領導或客戶期望的項目結果，但也因此做了很多無用功。

下面這段故事是一個項目主管的親身經歷：

A負責一個開發項目，項目被分成了多個子系統，每個子系統會有一個小組分頭整理項目需求。最后，由A負責統一整理。客戶要求統一各個業務子系統的代碼表。例如，憑證種類中“01代表戶口本，02代表身份證”，操作過程中只要直接輸入數據就夠了，比輸入文字的工作效率要高得多。

讓技術人員感到頭疼的是，原來的各個子系統是由不同的廠商開發出來的，編碼不同。雖然客戶希望能夠改變現狀，但是項目組的技術人員對這種工作并不重視，他們覺得如果真的要統一編碼，不光要花大量的時間去梳理，還要多出很多額外的工作。比如說，維護各個子系統的對應關系就足以讓技術人員大費腦筋了。所以，他們對客戶的這個要求沒有引起重視。

客戶的業務主管聽不進技術人員的解釋，認為都是在找“借口”。B知道以后，立即找這個業務主管進行協商。客戶主管終于等到有人關注這個問題，于是就打開了話匣子，向B說明了這個需求的背景。

原來，這家公司準備推出“綜合服務窗口”。因為以前的客戶在辦理業務需求時需要到相關的窗口排隊等待，這就讓一些窗口的隊伍排得很長，而有的窗口很閑，工作的效率就非常低，客戶也會經常抱怨。而推出“綜合服務窗口”以后，客戶可以到任何一個窗口辦理業務，這樣就可以提高工作效率，也可以提高客戶滿意度。

B經常在項目組聽到“綜合服務窗口”這個詞，不過聽這位業務主管這么一說，才鬧明白是怎么一回事。為了獲得更多的信息，他忙問業務主管到哪里可以看到這些需求的詳細說明，為什么之前就沒有看到。業務主管很詫異：“這是給你們公司項目立項時就提出的業務流程改進方案，你可以去看看招標書，你們已經承諾了，難不成現在不認賬？”

B恍然大悟，意識到自己和項目團隊成員只看了合同，并沒有看過標書，也難怪大家對客戶的真實需求沒有引起重視。等他找來了這些資料后才發現，不僅有“綜合服務窗口”的詳細描述，還有很多其他方面的業務需求，這些需求也是自己和項目團隊沒有意識到的。

分析這個案例，我們可以發現：因為項目團隊成員和客戶考慮問題的出發點不同，造成對項目需求的理解不一致。客戶關注的是系統如何支持業務流程，讓工作效率更高；而項目團隊成員關注合理的技術方案，他們重視“工作量”“開發難度”和“系統穩定性”等。這種對項目需求的誤解會導致項目目標的偏差，從而也會影響項目結果。

有經驗的項目管理者應該從客戶的角度出發，深究項目背后所隱藏的需求是什么。因為他們發現只有找到項目背后的真實需求，才能避免很多無用功，也才能更快、更有效、更經濟地解決問題。如果能夠一次性就完成項目工作，領導不是更開心嗎，客戶對公司的印象不是更好嗎？

所以，項目經理要有這樣的意識：在項目執行之前，了解項目背后的真實需求。如果你在無法確定真實需求的情況下就采取行動，工作效率肯定會受到影響。