1.3 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理

實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)處理的協(xié)同，必須科學(xué)地規(guī)范企業(yè)的管理工作、設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程、規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊、采購(gòu)管理、存貨管理、生產(chǎn)管理、成本管理、銷售管理共享的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

1.3.1 會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范化

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)邏輯嚴(yán)密的系統(tǒng)，系統(tǒng)中各模塊的數(shù)據(jù)傳遞嚴(yán)格遵循著設(shè)定的流程，邏輯處理清晰，處理過(guò)程不需要人工干預(yù)，這就要求會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作必須按規(guī)范化的程序進(jìn)行，只有這樣才能與軟件的系統(tǒng)要求相適應(yīng)。

1.3.2 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的規(guī)范化

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是會(huì)計(jì)信息的基礎(chǔ)和載體，因此必須從根本上保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、完整。下面以生產(chǎn)業(yè)務(wù)為例，說(shuō)明對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范整理是一項(xiàng)艱巨而細(xì)致的工作。它所涉及的面之廣、量之大，不是任何一個(gè)部門(mén)能夠獨(dú)立承擔(dān)的。它的完成需要多部門(mén)遵守共同的設(shè)計(jì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同工作。

1. BOM數(shù)據(jù)的規(guī)范整理

在工業(yè)制造業(yè)中，BOM（Bill of Material）是物料清單的英文縮寫(xiě)，描述了物料（包括成品、半成品）的組成情況，即該物料是由哪些原材料、半成品組成的，每一組成成分的用量是多少及成分之間的層次關(guān)系。在流程型行業(yè)中BOM被配方取代，它描述的是產(chǎn)品由哪些原料配合而成，并說(shuō)明各原料所占的比重。BOM是工業(yè)企業(yè)最基本的資料之一，應(yīng)用于企業(yè)銷售、計(jì)劃、生產(chǎn)、供應(yīng)、物料、成本、設(shè)計(jì)、工藝等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，充分體現(xiàn)了企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享和信息集成。BOM數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否，直接影響到其他系統(tǒng)。

2. 與BOM相關(guān)的數(shù)據(jù)

BOM數(shù)據(jù)項(xiàng)中的工序號(hào)是產(chǎn)品在某一工作中心加工的過(guò)程，而工藝路線是生產(chǎn)產(chǎn)品的一組工序的有機(jī)序列。所以直接與BOM相關(guān)的數(shù)據(jù)是劃定工作中心，建立相關(guān)的部門(mén)、工作中心與工序，建立工藝路線組，最后才能建立工藝路線清單。

工作中心主要應(yīng)用于工藝路線、能力需求計(jì)劃、工序計(jì)劃、工序排程與工序匯總以及成本歸集等。在編制工藝路線前，先要?jiǎng)澏üぷ髦行摹?/p>

工藝路線的每道工序要消耗資源，每個(gè)資源對(duì)應(yīng)一個(gè)工作中心，也可以幾道連續(xù)串行工序?qū)?yīng)一個(gè)工作中心。工件經(jīng)過(guò)每個(gè)工作中心要發(fā)生費(fèi)用，產(chǎn)生加工成本，在作業(yè)成本（Activity-based Cost）中可定義一個(gè)或幾個(gè)工作中心為一個(gè)成本中心。

對(duì)工藝路線實(shí)行分組管理。在建立工藝路線前，首先要建立工藝路線組。每一個(gè)工藝路線必須歸屬于某個(gè)工藝路線組。

1.3.3 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范化

財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也包括為財(cái)務(wù)系統(tǒng)提供信息的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，各種材料和產(chǎn)品信息、工藝配方、客戶和供應(yīng)商檔案、固定資產(chǎn)、人事信息等。這些數(shù)據(jù)是企業(yè)最重要的資源，是企業(yè)信息化建設(shè)的基石。通過(guò)系統(tǒng)實(shí)施，可以強(qiáng)行規(guī)范各種數(shù)據(jù)的建立。如在輸入銷售訂單時(shí)，一定要輸入客戶編碼信息、產(chǎn)品銷售的行業(yè)流向等。這些規(guī)范的數(shù)據(jù)和特征值為今后信息的查詢和決策分析提供了強(qiáng)有力的支持。

財(cái)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要有兩類。一類是進(jìn)行管理和會(huì)計(jì)監(jiān)督所必需的定額和費(fèi)用開(kāi)支的標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算（或計(jì)劃）；另一類是各種核算對(duì)象如原材料、零配件、包裝物、產(chǎn)成品、固定資產(chǎn)、低值易耗品等的名稱和編碼。對(duì)第一類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，要結(jié)合管理制度和具體的管理辦法制定出科學(xué)、合理、完整的標(biāo)準(zhǔn)，并規(guī)定相應(yīng)的審核、批準(zhǔn)權(quán)限。第二類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行的基礎(chǔ)，也是系統(tǒng)能夠按照設(shè)計(jì)要求運(yùn)行的基本保證，必須對(duì)這類數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的分類整理，為會(huì)計(jì)軟件的順利實(shí)施打好基礎(chǔ)。

1. 完善各項(xiàng)定額

定額是會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)測(cè)、計(jì)劃、核算、分析的依據(jù)，是評(píng)價(jià)經(jīng)濟(jì)效益的標(biāo)準(zhǔn)。定額包括原料及主要材料、輔助材料、燃料及動(dòng)力、修理用備件等消耗定額、各部門(mén)管理費(fèi)用定額、工程項(xiàng)目預(yù)算定額等。這些定額是事中控制的主要依據(jù)之一。

2. 制定企業(yè)內(nèi)部?jī)r(jià)格

企業(yè)內(nèi)部?jī)r(jià)格是內(nèi)部核算的必要條件之一，也是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與責(zé)任會(huì)計(jì)有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)。在制定企業(yè)內(nèi)部?jī)r(jià)格時(shí)，要結(jié)合企業(yè)的內(nèi)部核算制度以及責(zé)任單位的成本水平，確定合理的互供材料、燃料、動(dòng)力、半成品、勞務(wù)等內(nèi)部?jī)r(jià)格。這是計(jì)算成本及內(nèi)部利潤(rùn)的依據(jù)。

3. 完善會(huì)計(jì)科目編碼體系

會(huì)計(jì)科目編碼體系是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心，它的二級(jí)科目或明細(xì)科目必然會(huì)與其他系統(tǒng)產(chǎn)生聯(lián)系，這是以賬務(wù)系統(tǒng)為核心，實(shí)現(xiàn)與專業(yè)核算系統(tǒng)集成的關(guān)鍵。因此，要明確每一會(huì)計(jì)科目的經(jīng)濟(jì)意義、核算范圍、與其他科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系以及與其他系統(tǒng)的關(guān)系?？傊?，應(yīng)從本單位具體情況出發(fā)，遵照國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)定，并充分考慮到單位的變化和發(fā)展，建立規(guī)范完整的會(huì)計(jì)科目體系。

4. 完善與會(huì)計(jì)科目體系相關(guān)的各項(xiàng)輔助編碼

（1）單位往來(lái)核算科目。具體而言，應(yīng)收賬款下設(shè)客戶輔助核算，必須對(duì)每一個(gè)客戶編一個(gè)碼?？蛻艟幋a必須在賬務(wù)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、應(yīng)收款管理系統(tǒng)保持一致，實(shí)現(xiàn)三者共享客戶資料，保證基礎(chǔ)資料的統(tǒng)一。應(yīng)付賬款下設(shè)供應(yīng)商輔助核算，必須對(duì)每一個(gè)供應(yīng)商編一個(gè)碼。供應(yīng)商編碼必須在賬務(wù)系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、應(yīng)付款管理系統(tǒng)保持一致，實(shí)現(xiàn)三者共享供應(yīng)商資料，保證基礎(chǔ)資料的統(tǒng)一。

（2）部門(mén)核算科目。部門(mén)核算主要涉及的是費(fèi)用科目，如管理費(fèi)用。設(shè)置部門(mén)核算的主要目的是控制各部門(mén)的費(fèi)用，此處的部門(mén)編碼必須與存貨系統(tǒng)、制造與成本系統(tǒng)所使用的部門(mén)編碼一致。

（3）個(gè)人核算科目。個(gè)人往來(lái)核算科目涉及其他應(yīng)收款，需要對(duì)每一個(gè)職工進(jìn)行編號(hào)，該編號(hào)應(yīng)與人事、勞資系統(tǒng)的職工編號(hào)一致，成為系統(tǒng)的共享資料。

5. 建立各系統(tǒng)主要管理對(duì)象的編碼

物料編碼是貫穿采購(gòu)管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)、制造與成本管理系統(tǒng)以及賬務(wù)系統(tǒng)的項(xiàng)目核算管理，物料包括原材料、半成品、產(chǎn)成品。

（1）原材料編碼。原材料編碼包括原料及主要材料、輔助材料、外購(gòu)半成品（外購(gòu)件）、修理用備件（備品備件）、包裝材料、燃料等。要按照系統(tǒng)的編碼規(guī)則，為企業(yè)所使用的每種原材料進(jìn)行逐一編碼。

（2）產(chǎn)品編碼。產(chǎn)品是銷售管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)、制造與成本管理系統(tǒng)的主要管理與核算對(duì)象，并且是賬務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目核算管理的對(duì)象之一。產(chǎn)品編碼指本企業(yè)所生產(chǎn)的所有產(chǎn)品，包括生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的副產(chǎn)品。

（3）半成品編碼。半成品是生產(chǎn)與制造管理系統(tǒng)和存貨系統(tǒng)的主要管理對(duì)象之一，其管理是非常復(fù)雜的。因?yàn)榘氤善肪幋a，不僅僅考慮它的唯一性，而且必須考慮它與產(chǎn)成品的聯(lián)系，還要考慮它與生產(chǎn)工藝的聯(lián)系。即要知道它是處于哪道工序，構(gòu)成哪種產(chǎn)成品。

（4）固定資產(chǎn)編碼。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的系統(tǒng)，但它必須考慮與賬務(wù)系統(tǒng)會(huì)計(jì)科目的銜接，以便計(jì)提的折舊可直接生成轉(zhuǎn)賬憑證；同時(shí)要考慮與備品備件聯(lián)系，要保證備品備件的管理符合設(shè)備維修的需要。由于固定資產(chǎn)包括的類別較多，存放地點(diǎn)遍及企業(yè)各個(gè)角落，進(jìn)行規(guī)范整理是一項(xiàng)繁重的工作。在啟用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)前，必須要先進(jìn)行資產(chǎn)的清查，然后再進(jìn)行逐一編碼。

1.3.4 歷史數(shù)據(jù)規(guī)范化

為了保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)初始化工作順利進(jìn)行，還需要對(duì)有關(guān)的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的規(guī)范整理。

1. 規(guī)范會(huì)計(jì)科目體系，整理期初數(shù)據(jù)

按照所選軟件的要求，設(shè)計(jì)企業(yè)的會(huì)計(jì)科目體系。然后對(duì)已使用的科目按照新的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整，使之與新系統(tǒng)對(duì)接，并按新科目準(zhǔn)備期初數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包括以下幾個(gè)方面。

（1）各科目（包括明細(xì)科目）的年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生數(shù)、期末數(shù)。

（2）輔助核算項(xiàng)目的期初余額。例如，在建工程項(xiàng)目的明細(xì)科目期初余額。

（3）待清理的往來(lái)款項(xiàng)、數(shù)量金額賬的數(shù)量和單價(jià)，外幣金額賬的外幣和匯率等。

初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備完畢之后，應(yīng)進(jìn)行正確性校驗(yàn)，包括明細(xì)科目與一級(jí)科目的平衡、輔助核算項(xiàng)目與一級(jí)科目的平衡，以保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)有一個(gè)良好的運(yùn)行基礎(chǔ)。

2. 往來(lái)賬戶的清理

對(duì)于歷史遺留下的無(wú)望收回的呆賬、亂賬和難賬，應(yīng)組織整理和處理，不宜進(jìn)入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的往來(lái)賬戶。不同的用戶對(duì)往來(lái)賬的管理不同，可將往來(lái)賬分設(shè)為客戶往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)、個(gè)人往來(lái)輔助賬，系統(tǒng)在登記往來(lái)賬戶明細(xì)賬、總賬的同時(shí)，還應(yīng)按單位名稱或個(gè)人姓名在輔助賬數(shù)據(jù)文件中進(jìn)行匯總登記和明細(xì)登記；為了加強(qiáng)往來(lái)賬管理，單獨(dú)設(shè)置為應(yīng)收、應(yīng)付款管理。不論采用哪一種方式，都有必要清理手工方式下的往來(lái)賬戶，做到名稱使用規(guī)范，相關(guān)資料齊全。

3. 存貨的清理

存貨的清理就是將各倉(cāng)庫(kù)中的物料、半成品、產(chǎn)成品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理，然后按照軟件的設(shè)計(jì)要求進(jìn)行整理。如物料編碼、物料名稱、型號(hào)規(guī)格、計(jì)量單位、計(jì)劃價(jià)格、實(shí)際價(jià)格、庫(kù)存量等。

4. 固定資產(chǎn)的清理

固定資產(chǎn)的清理首先要對(duì)所有在冊(cè)固定資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)，對(duì)于盤(pán)虧、毀壞的資產(chǎn)進(jìn)行清理處理，然后按照軟件的設(shè)計(jì)要求對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行分類整理。具體工作包括整理卡片資料，確定每一資產(chǎn)的編號(hào)、原始價(jià)值、累計(jì)折舊、維修資料等變動(dòng)項(xiàng)資料。

歷史數(shù)據(jù)的正確與否，是決定系統(tǒng)運(yùn)行結(jié)果是否準(zhǔn)確可靠的前提條件，因?yàn)橄到y(tǒng)中大多數(shù)數(shù)據(jù)的處理，都是以期初數(shù)作為處理和結(jié)轉(zhuǎn)的依據(jù)。