1.4 電算化會計信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

電算化會計信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)是指各部件的構(gòu)成框架，包括物理結(jié)構(gòu)和功能結(jié)構(gòu)。

1.4.1 電算化會計信息系統(tǒng)物理結(jié)構(gòu)

在組織內(nèi)部構(gòu)建會計信息系統(tǒng)，進行會計信息處理，才能實現(xiàn)會計信息系統(tǒng)的目標。會計信息系統(tǒng)是一個人機相結(jié)合的系統(tǒng)。從構(gòu)成系統(tǒng)的物質(zhì)要素的角度分析，會計信息系統(tǒng)的物理結(jié)構(gòu)是一個由計算機硬件、計算機系統(tǒng)軟件、會計應(yīng)用軟件、規(guī)程、人員組成的信息系統(tǒng)。

1. 計算機硬件

在電算化會計信息系統(tǒng)物理結(jié)構(gòu)最里層的是系統(tǒng)運行的硬件平臺，即計算機硬件要素。它是計算機會計信息系統(tǒng)能否有效運行的物質(zhì)保障條件。計算機硬件包括硬件的配置、硬件的結(jié)構(gòu)兩個方面。

（1）硬件配置。硬件的配置主要包括包括計算機、外部設(shè)備及UPS（Uniterruptible Power System），不間斷電源等。良好的硬件配置為計算機參與會計信息處理工作提供了最基本的物質(zhì)保證。

① 主機。主機決定了機器的性能，決定了機器的運行速度和處理能力。主機的工作速度主要由其主頻決定。主頻是指CPU的時鐘頻率。它的高低在一定程度上決定了計算機速度的高低。主頻以兆赫茲（MHz）為單位，一般說，主頻越高，速度越快。由于微處理器發(fā)展迅速，微機的主頻也在不斷提高。“奔騰”（Pentium）處理器的主頻目前已超過2GHz。

② 內(nèi)存。計算機中所有程序的運行都是在內(nèi)存中進行的，因此內(nèi)存的性能對計算機的影響非常大。存儲容量越大，運算速度越快，處理數(shù)據(jù)的范圍也越大。

? 現(xiàn)在計算機的運行內(nèi)存已經(jīng)突破64GB的限制，128GB運行內(nèi)存已經(jīng)成為可能。隨著DDR4的發(fā)展，最大單條運行內(nèi)存已經(jīng)達到16GB。

? 對于Windows版財務(wù)軟件，多數(shù)據(jù)的內(nèi)存配置因為工作站32MB以上，服務(wù)器64MB以上。而對于客戶機/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的財務(wù)軟件，服務(wù)器一般要求在128MB以上。

③ 硬盤。硬盤是計算機主要的存儲媒介之一，存儲容量的大小用字節(jié)表示。它提供大容量的存儲能力。選取硬盤容量的大小，應(yīng)根據(jù)本單位日常所存數(shù)據(jù)量的大小來決定。

④ 打印機。打印機是計算機的輸出設(shè)備之一。打印機的選取應(yīng)該考慮選擇打印速度快、打印寬度能滿足會計報表的要求、打印分辨率高的針式打印機。激光打印機雖然速度快，但是保存時間久了會掉色，不能滿足會計資料長期保存的要求。

⑤ UPS。會計工作具有連續(xù)性，計算機工作突然中斷會造成數(shù)據(jù)丟失等情況發(fā)生，因此電算化信息系統(tǒng)必須配備UPS，以保證數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和工作站有足夠的延時保護，保證在斷電的情況下計算機的安全運行。

（2）硬件的結(jié)構(gòu)。常見的信息系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)有以下三種。

① 單機結(jié)構(gòu)。單機結(jié)構(gòu)指每一時刻計算機只能接受一個人的指令，即只能供一個人使用，每次只能完成一項任務(wù)的結(jié)構(gòu)。單機結(jié)構(gòu)主要配備一臺主機、鍵盤、顯示器等外部設(shè)備。

優(yōu)點：單機式數(shù)據(jù)獨占，處理效率高，數(shù)據(jù)一致性好。

缺點：單機結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性差，一臺計算機出現(xiàn)故障，數(shù)據(jù)安全受到很大的威脅；同時，一臺計算機不利于資源共享，造成資源的浪費。

適用：在會計業(yè)務(wù)少，規(guī)模小的企事業(yè)單位。

② 多用戶結(jié)構(gòu)。多用戶結(jié)構(gòu)在一臺主機上通過特定硬件，連接若干臺終端設(shè)備，支持多個用戶同時使用的多用戶、多任務(wù)的結(jié)構(gòu)。

優(yōu)點：主機與終端機能很好地進行資源的共享。由多個終端輸入能夠提高數(shù)據(jù)輸入的速度，再由主機集中處理，這樣既提高了工作效率又具有良好的系統(tǒng)的安全性。

缺點：系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，系統(tǒng)維護要求高。

適用：適用會計業(yè)務(wù)量大的大、中型企事業(yè)單位。

③ 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)是按一定方式，通過通信設(shè)備和通信線路，將不同區(qū)域或同一區(qū)域的不同計算機連接起來的一種結(jié)構(gòu)。

優(yōu)點：這種結(jié)構(gòu)最顯著的特點是會計信息資料共享。即將一個計算機系統(tǒng)的信息通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)提供給同一網(wǎng)絡(luò)的不同計算機用戶，對共享數(shù)據(jù)進行集中處理，提高了系統(tǒng)的安全性、可靠性。它是會計電算化硬件系統(tǒng)的發(fā)展趨勢。

缺點：如果有致命的網(wǎng)絡(luò)病毒，就會對系統(tǒng)的安全性造成極大的威脅。

適用：企業(yè)集團和大型企事業(yè)單位。

2. 計算機系統(tǒng)軟件

僅僅具有硬件設(shè)備還不能進行數(shù)據(jù)處理與通信工作，還需要在硬件的平臺上安裝系統(tǒng)軟件。

（1）操作系統(tǒng)。系統(tǒng)軟件包括操作系統(tǒng)和支撐軟件。操作系統(tǒng)是管理計算機硬件與軟件資源的程序，同時也是計算機系統(tǒng)的內(nèi)核與基石。操作系統(tǒng)是控制其他程序運行，管理系統(tǒng)資源并為用戶提供操作界面的系統(tǒng)軟件的集合。操作系統(tǒng)負責管理與配置內(nèi)存、決定系統(tǒng)資源供需的優(yōu)先次序、控制輸入與輸出設(shè)備、操作網(wǎng)絡(luò)與管理文件系統(tǒng)等基本事務(wù)。

（2）支撐軟件。支撐軟件是支撐各種軟件的開發(fā)與維護的軟件，又稱為軟件開發(fā)環(huán)境。它主要包括環(huán)境數(shù)據(jù)庫、各種接口軟件和工具組。常用來支持系統(tǒng)設(shè)計的程序語言有C++、Visual Basic、PowerBuilder等面向?qū)ο蟮膽?yīng)用軟件開發(fā)工具。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)用于支持會計應(yīng)用軟件的會計數(shù)據(jù)管理、維護等工作。常見的小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件有Visual Foxpro、Access，大型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如SQLServer。計算機硬件設(shè)備要素與系統(tǒng)軟件要素構(gòu)成會計信息系統(tǒng)的運行平臺。

3. 會計應(yīng)用軟件

會計應(yīng)用軟件是以會計制度為依據(jù)，以計算機及應(yīng)用技術(shù)為基礎(chǔ)，以會計數(shù)據(jù)處理為對象，以為會計信息使用人提供有用的信息為目標，專門用于財務(wù)會計工作的計算機軟件。它是電算化信息系統(tǒng)的核心。財會人員借助會計軟件可完成會計核算與管理工作。功能完備、使用安全、操作簡便的會計軟件是企事業(yè)單位開展會計電算化工作不可缺少的工具之一。

會計軟件根據(jù)適用范圍可分為通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件。

（1）通用會計軟件是指在一定范圍內(nèi)使用的會計軟件，可分為全通用的會計軟件和行業(yè)通用的會計軟件。通用會計軟件廣泛應(yīng)用于不同的企業(yè)，能為企業(yè)節(jié)省大量的時間和精力。其中，商業(yè)化的會計軟件通用性高，它以《企業(yè)財務(wù)通則》《企業(yè)會計準則》為指引，生產(chǎn)通用的、能滿足更多企業(yè)需求的會計軟件。通用會計軟件進行批量生產(chǎn)會降低生產(chǎn)成本，用戶可以用較低的成本獲取會計軟件來建立企業(yè)的電算化會計信息系統(tǒng)。

（2）定點開發(fā)會計軟件稱為專用會計軟件，是僅能在個別企業(yè)使用的會計軟件。它是企業(yè)自行開發(fā)或者請人根據(jù)企業(yè)的特點開發(fā)的會計軟件，可分為本單位自行開發(fā)、委托其他單位開發(fā)和聯(lián)合開發(fā)三種形式。在會計電算化發(fā)展的早期，會計軟件大多是由本企業(yè)內(nèi)部的計算機專業(yè)人員自行開發(fā)的。對于無開發(fā)能力的企業(yè)，可以委托科研單位或者大專院校等外單位開發(fā)會計軟件。這樣開發(fā)費用高，且外部開發(fā)人員大多是專業(yè)的計算機人員，對會計核算原理不熟悉，開發(fā)時間長，實用性差。隨著會計電算化的發(fā)展，出現(xiàn)了會計人員和計算機專業(yè)人員聯(lián)合開發(fā)的形式。會計人員懂會計核算的原理，他們的參與有利于增強會計軟件針對性和實用性。

會計軟件的選擇要考慮軟件的合法性、通用性、操作方便性、安全可靠性和可擴展性。

4. 規(guī)程

規(guī)程是保證電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的各種制度，如《會計法》《企業(yè)財務(wù)會計報告條例》《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《會計準則》《企業(yè)會計制度》等。會計信息系統(tǒng)的設(shè)計與運行應(yīng)在規(guī)程的約束下進行。它既是會計信息系統(tǒng)設(shè)計的依據(jù)，也是會計信息系統(tǒng)運行必須遵循的基本原則。

另外，各個企業(yè)還應(yīng)該根據(jù)自身的特點及管理的要求細化規(guī)程。例如建立企業(yè)內(nèi)部控制制度、具體操作管理制度、會計檔案管理制度、業(yè)績評價與獎懲辦法等。

5. 人員

人員是會計信息系統(tǒng)中關(guān)鍵的要素。雖然計算機軟、硬件為信息加工處理提供技術(shù)支持，但負責設(shè)計和運行的是會計信息系統(tǒng)的各類人員。構(gòu)建一個會計信息系統(tǒng)，首先，需要一個對會計信息系統(tǒng)的運行環(huán)境、運行需求十分熟悉的分析與設(shè)計人員來設(shè)計；其次，軟件是由人來操作的，只有會計人員深刻理解信息系統(tǒng)的功能內(nèi)涵，才能使應(yīng)用軟件運行起來；最后，信息使用者能應(yīng)用計算機及時獲取到與決策相關(guān)的會計信息。

1.4.2 會計信息系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

會計信息系統(tǒng)由一個目標和實現(xiàn)目標的多種功能組成，各功能之間有各種聯(lián)系，構(gòu)成一個有機的整體。會計信息系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)是指會計信息系統(tǒng)由哪幾個子系統(tǒng)組成，每個子系統(tǒng)完成哪些功能，相互之間的關(guān)系又是怎樣的。

一般可以將電算化會計信息系統(tǒng)分為電算化核算子系統(tǒng)和財務(wù)管理子系統(tǒng)，如圖1-1所示。

1. 電算化核算子系統(tǒng)

電算化核算子系統(tǒng)的功能一般包括賬務(wù)處理、工資核算、存貨核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算、采購與應(yīng)付核算、銷售與應(yīng)收核算、報表編制等。

（1）賬務(wù)處理系統(tǒng)是電算化會計信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)。它的基本任務(wù)利用建立的會計科目體系，進行會計憑證的處理，完成記賬、算賬、結(jié)賬工作。

（2）工資核算系統(tǒng)完成工資的計算、匯總和分配等工作，生成工資結(jié)算單、工資結(jié)算匯總表、工資費用分配匯總表、職工福利費計提分配表等，并自動編制轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給總賬系統(tǒng)。

（3）存貨管理核算系統(tǒng)主要用來管理企業(yè)的存貨，即及時、準確地反映采購業(yè)務(wù)的發(fā)生、貨款的支付及存貨的入庫情況；正確反映存貨的收、發(fā)、結(jié)存數(shù)，及時反饋各種積壓和短缺存貨信息，生成存貨明細賬、存貨庫存信息表等；根據(jù)各部門、各產(chǎn)品領(lǐng)用材料（存貨）情況自動進行材料費用的分配，生成材料費用分配表；自動編制轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給總賬系統(tǒng)。

（4）固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)用來管理、核算企業(yè)的固定資產(chǎn)。它的基本任務(wù)是實現(xiàn)固定資產(chǎn)卡片管理、固定資產(chǎn)增減變動核算、折舊的計提與分配等，生成固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)增減變動表、固定資產(chǎn)折舊計提表等，并自動編制轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給總賬系統(tǒng)使用。

（5）成本核算系統(tǒng)主要用來核算企業(yè)的生產(chǎn)成本。它實現(xiàn)了各種費用的歸集和分配，能及時、準確地計算出產(chǎn)品的總成本和單位成本，并自動編制轉(zhuǎn)賬憑證供總賬系統(tǒng)使用。

（6）采購與應(yīng)付系統(tǒng)對采購活動和企業(yè)應(yīng)付款進行管理。采購管理系統(tǒng)提供了采購訂單管理、入庫單管理、采購發(fā)票管理、貨款的結(jié)算管理、生成費用明細表、結(jié)算統(tǒng)計表、結(jié)算明細表、存貨采購余額表、存貨采購明細表、增值稅發(fā)票抵扣明細表、采購綜合費用表等內(nèi)容。應(yīng)付系統(tǒng)完成各應(yīng)付賬款的登記、沖銷及應(yīng)付賬款的分析、預(yù)測工作，并可自動編制憑證供總賬系統(tǒng)使用。

（7）銷售與應(yīng)收系統(tǒng)用來進行銷售活動和企業(yè)應(yīng)收款進行管理。銷售系統(tǒng)實現(xiàn)對銷售收入、銷售費用、銷售稅金、銷售利潤的核算，生成銷售明細賬、發(fā)出商品明細賬、應(yīng)收賬款明細賬、銷售費用明細賬、銷售成本明細賬、銷售收入、稅金、利潤匯總表、銷售利潤明細表等。應(yīng)收系統(tǒng)完成各應(yīng)收賬款的登記、沖銷工作，反映各客戶信息和應(yīng)收賬款信息，并進行賬齡分析和壞賬估計，并可自動編制憑證供總賬系統(tǒng)使用。

（8）報表系統(tǒng)實現(xiàn)各種會計報表的定義和編制，并進行報表分析和報表匯總。該系統(tǒng)生成的會計報表包括對外會計報表（資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表）和對內(nèi)管理用會計報表。

2. 電算化財務(wù)管理子系統(tǒng)

電算化財務(wù)管理子系統(tǒng)包括資金管理模塊、成本管理模塊、銷售收入管理模塊、投資管理模塊，如圖1-2所示。

電算化財務(wù)管理子系統(tǒng)各模塊的功能如下。

（1）資金管理模塊。在資金管理模塊中進行企業(yè)資金需求預(yù)測、資金使用計劃的制訂、資金使用效率的分析、資金成本預(yù)測的管理，并自動生成計算利息的轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。

（2）成本管理模塊。在成本管理模塊中接收各系統(tǒng)傳來的成本數(shù)據(jù)，進行成本分析、制訂成本計劃、進行定額成本管理、價格管理、責任成本管理，在成本管理系統(tǒng)中自動計算產(chǎn)品成本，自動生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。

（3）銷售收入管理模塊。在銷售收入管理模塊中進行企業(yè)收入利潤的預(yù)測、收入利潤的分析、本量利法進行經(jīng)營決策和目標控制的管理，并自動生成相關(guān)的轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。

（4）投資管理模塊。在投資管理模塊中進行長、短期投資的管理，自動生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。