2.2　工作簿的基本操作

工作簿的基本操作是Excel表格制作的基礎，其中包括創建空白工作簿、打開和關閉工作簿，以及工作簿保存和保護等，對于初學者來說，掌握好這些操作十分重要。

2.2.1　創建空白工作簿

啟動Excel 2016后，程序會進入一個歡迎界面，在其中選擇“空白工作簿”選項可新建一個空白工作簿，并將其命名為“工作簿1”，如圖2-3（左）所示。用戶也可以根據需要創建其他的空白工作簿。其操作方法為：在打開的一個工作簿中單擊“文件”選項卡，然后單擊“新建”選項卡，選擇“空白工作簿”選項，如圖2-3（右）所示。

2.2.2　創建有樣式的工作簿

在Excel 2016中，系統提供了大量帶預設樣式的模板供用戶選擇創建新工作簿，用戶只需在其中填入內容即可制作出需要的并具有專業水準的表格，極大地提高了工作效率。

創建有樣式的工作簿的具體操作方法為：在“文件”選項卡中單擊“新建”選項卡，在其中列舉了一些模板選項，選擇需要的模板選項，程序自動下載并新建模板文件，如圖2-4所示。

提示：使用聯機模板

如果用戶的計算機接入了Internet網絡，還可以使用系統提供的聯機模板，該模板種類更多，其操作方法是：在“文件”選項卡中單擊“新建”選項卡，在“搜索聯機模板”文本框中輸入搜索關鍵字，按【Enter】鍵后系統自動進行搜索，在搜索到的模板中雙擊需要的模板選項即可，如圖2-5所示。

2.2.3　打開和關閉工作簿

在對一個工作簿進行操作時，打開是第一步，而在查看或編輯完工作簿后，就需要進行最后的關閉操作。

1.打開工作簿

打開工作簿的方法有3種，分別是通過“打開”對話框、通過Excel 2016文件和在“最近所用文件”選項卡打開。

◆　通過“打開”對話框打開：在Excel 2016工作界面的“文件”選項卡中單擊“打開”選項卡或在工作界面中按【Ctrl+O】組合鍵切換到“打開”選項卡，在其中單擊“瀏覽”按鈕，打開“打開”對話框，在“查找范圍”下拉列表框中選擇文件的保存位置，在中間的列表框中選擇需要打開的文件，單擊“打開”按鈕打開工作簿，如圖2-6所示。

◆　通過Excel 2016文件打開：在Excel 2016文件上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“打開”命令或雙擊文件，打開工作簿。

◆　通過“最近使用的工作簿”選項打開：單擊“文件”選項卡中的“打開”選項卡，在“最近”列表框中單擊對應的工作簿的名稱可快速打開工作簿，如圖2-7所示。

2.關閉文件

在Excel 2016中，常用的關閉工作簿的方法有4種，其具體的操作方法如下。

◆　在“文件”選項卡中關閉：單擊“文件”選項卡，單擊“關閉”按鈕，如圖2-8所示。

◆　通過單擊按鈕關閉：通過單擊按鈕關閉工作簿的操作有兩種情況，分別是單擊標題欄右側的“關閉”按鈕和單擊功能區右側的“關閉窗口”按鈕，如圖2-9所示。

◆　通過快捷菜單關閉：在需要關閉的工作簿的標題欄任意位置右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“關閉”命令關閉該工作簿，如圖2-10所示。

◆　通過雙擊快速訪問工具欄關閉：通過雙擊快速訪問工具欄是指雙擊快速訪問工具欄中“保存”按鈕左側的空白位置，也可以關閉工作簿，如圖2-11所示。

2.2.4　保存工作簿

保存工作簿是在對工作簿中的內容進行修改和編輯后進行的操作，在編輯的過程中，為了防止出現意外情況，如斷電、計算機故障等情況，也應隨時進行保存操作，避免數據的丟失。

1.通過快捷鍵保存工作簿

如果是對工作簿的首次保存，按【F12】鍵，打開“另存為”對話框，為工作表選擇保存位置，并輸入與表格相同或相關的文件名，然后單擊“保存”按鈕保存工作簿，如圖2-12所示。

提示：第一次保存后再進行的保存操作

對于保存過一次的工作簿，在修改后再次對其進行保存，系統默認按相同名稱保存在相同的路徑下，即覆蓋前一次保存的文件。另外，按【Ctrl+S】組合鍵也可以對工作簿進行保存操作。

2.將工作簿保存在其他位置

對打開的工作簿進行編輯并通過上面的方法保存后，還可以在Backstage界面中的“另存為”界面中雙擊相應的選項，打開對應的“另存為”對話框，進行相應的設置并進行保存，圖2-13所示是雙擊“OneDrive”選項圖標按鈕打開的“另存為”對話框。

3.將工作簿保存為其他格式

工作簿默認的保存格式為.xlsx，如果需要將其保存為其他格式，可以在“另存為”對話框的“保存類型”下拉列表框中選擇需要保存的格式，如圖2-14所示。

4.設置工作簿的自動保存

在Excel 2016中，對工作簿設置自動保存后，系統會根據設置的時間間隔自動對工作簿進行保存，而且如果Excel發生錯誤關閉或崩潰，系統還將保存一個副本，幫助用戶恢復之前的工作。

在“文件”選項卡中單擊“選項”按鈕，打開“Excel選項”對話框，單擊左側的“保存”選項卡，在其界面的“保存自動恢復信息時間間隔”復選框后的數值框中設置保存間隔的時間，如設置間隔時間為12分鐘，單擊“確定”按鈕，則進行一次編輯12分鐘后自動保存這次編輯，如圖2-15所示。

2.2.5　保護工作簿文件窗口

對工作簿窗口設置保護措施實質就是對工作簿結構進行鎖定，防止他人隨意移動、刪除或添加工作表，以及改變窗口的大小等。

在“審閱”選項卡的“更改”組中單擊“保護工作簿”按鈕，打開“保護結構和窗口”對話框，選中“結構”或“窗口”復選框，如果有需要還可在“密碼”文本框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕后，在打開的“確認密碼”對話框中再次輸入設置的密碼，如圖2-16所示。

保護窗口和保護結構的具體含義如下。

◆　保護結構：選中“結構”復選框設置保護后，不能對工作簿進行移動、刪除和添加工作表的操作。

◆　保護窗口：選中“窗口”復選框設置保護后，每次打開該工作簿的大小和位置都相同，且不可隨意更改。

提示：撤銷工作簿保護

如果在保護時沒有設置密碼，在“審閱”選項卡的“更改”組中單擊“保護工作簿”按鈕可直接撤銷保護；若設置了密碼，單擊“保護工作簿”按鈕后，會打開圖2-17所示的“撤銷工作簿保護”對話框，在其中輸入設置保護的密碼，單擊“確定”按鈕即完成撤銷。

2.2.6　為工作簿設置密碼保護

為了防止其他用戶意外或者惡意修改、刪除保存了重要數據的工作簿中的工作表，用戶可以對工作簿設置打開密碼進行保護，其操作主要有以下幾個步驟。

Step 01　【選擇命令】在“文件”選項卡中單擊“信息”選項卡，單擊“保護工作簿”下拉按鈕，選擇“用密碼進行加密”命令，如圖2-18所示。

Step 02　【設置密碼】打開“加密文檔”對話框，在“密碼”文本框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕，在打開的“確認密碼”對話框中重新輸入密碼，如圖2-19所示。單擊“確定”按鈕即完成設置。

拓展學習　Excel 2003中加密工作簿的方法

在Excel 2003中，對工作簿進行加密操作需要打開“選項”對話框，然后在“安全性”選項卡中設置密碼，如圖2-20所示。

此外，還可以在“此工作簿的文件共享設置”欄中設置文件共享時的修改密碼；選中“建議只讀”復選框可將文件設置為只讀模式。