2.3 管理文件及文件夾

日常辦公工作中有許多來(lái)往的公文——我們稱(chēng)之為“文件”，通常為了管理方便，會(huì)將相關(guān)的文件歸類(lèi)存放在一起或裝訂成冊(cè)——稱(chēng)之為“文件夾”。同樣的道理，計(jì)算機(jī)中存放的信息是以文件的形式展現(xiàn)在我們面前的，也需要將相關(guān)的文件整理后存放在文件夾中，以便于管理。那么如何在計(jì)算機(jī)中命名文件和文件夾，如何管理計(jì)算機(jī)中的文件和文件夾，并能快速查找到需要的信息等，這就是本任務(wù)所要完成的目標(biāo)。

任務(wù)描述

在本任務(wù)中，使用上節(jié)所創(chuàng)建的用戶(hù)賬戶(hù)登錄計(jì)算機(jī)，對(duì)計(jì)算機(jī)中的信息資源進(jìn)行整合，將工作所需文件放入“Work”文件夾中，將個(gè)人的部分文件搜索出來(lái)分為兩類(lèi)分別存放在“Music”文件夾、“Picture”文件夾中，再將這兩個(gè)文件夾放入“Personal”文件夾中，同時(shí)更改文件或文件夾的屬性實(shí)現(xiàn)隱藏等功能。

任務(wù)分析

為了順利地完成本任務(wù)，首先從識(shí)別計(jì)算機(jī)中存放的文件類(lèi)型和方式入手，在創(chuàng)建文件及文件夾之前熟悉其命名規(guī)則，并能夠利用Windows 7搜索功能快速找到所需的文件或文件夾。

任務(wù)分解

本任務(wù)可以分解為以下4個(gè)子任務(wù)。

子任務(wù)1：認(rèn)識(shí)文件及文件夾。

子任務(wù)2：創(chuàng)建文件及文件夾。

子任務(wù)3：設(shè)置文件及文件夾屬性。

子任務(wù)4：搜索文件及文件夾。

任務(wù)實(shí)施

2.3.1 認(rèn)識(shí)文件及文件夾

1．文件及文件夾

（1）文件名的組成。文件是計(jì)算機(jī)中信息的集合，需要以文件名來(lái)標(biāo)識(shí)。文件名可以由字母、數(shù)字、字符組成，其格式為“文件名．?dāng)U展名”，文件名與擴(kuò)展名之間以“.”隔開(kāi)。

（2）文件名的命名規(guī)則。

① 文件名可以包含空格，但不能含有以下字符：\ / : * ? “ < > |。

② 文件名不區(qū)分大小寫(xiě)，如aaa.txt與AAA.TXT表示同一個(gè)文件。

（3）文件夾。文件夾是文件的集合，其命名規(guī)則與文件基本相同，只是文件夾沒(méi)有擴(kuò)展名。操作系統(tǒng)安裝完成后，默認(rèn)情況下系統(tǒng)會(huì)將部分文件存放在指定的文件夾中，如圖2.58所示。

① 系統(tǒng)文件夾（Windows）：用于存放系統(tǒng)配置、計(jì)算機(jī)設(shè)備驅(qū)動(dòng)程序、系統(tǒng)自帶應(yīng)用程序等文件。

② 個(gè)人用戶(hù)配置文件夾（用戶(hù)）：用于存放個(gè)性化設(shè)置相關(guān)的個(gè)人用戶(hù)配置文件等。

③ 應(yīng)用程序文件夾（Program Files）：默認(rèn)情況下系統(tǒng)會(huì)將用戶(hù)安裝的應(yīng)用程序存放在此文件夾中，當(dāng)然用戶(hù)可以根據(jù)自己的需要，將應(yīng)用程序存放到其他位置。

技巧與提示

（4）常見(jiàn)的文件類(lèi)型。

① 擴(kuò)展名為“.exe”的文件，是可執(zhí)行的應(yīng)用程序文件，可以直接運(yùn)行。

② 擴(kuò)展名為“.sys”的文件，是系統(tǒng)文件。

③ 擴(kuò)展名為“.ini”的文件，是配置文件。

④ 擴(kuò)展名為“.jpg”、“.bmp”、“.gif”等文件是圖形圖像文件。

2．查看文件及文件夾的方式

查看文件及文件夾的方式有很多種，具體操作過(guò)程如下。

步驟1 打開(kāi)文件或文件夾所在窗口。

步驟2 空白處右鍵單擊窗口的“查看”菜單，選擇“大圖標(biāo)”查看方式，如圖2.59所示，則文件與文件夾會(huì)以大圖標(biāo)的形式顯示，而不顯示其他信息。

技巧與提示

查看方式一共有8種，不同的查看方式顯示出文件和文件夾不同的信息，可以根據(jù)需要選擇，如選擇“查看”方式為“詳細(xì)信息”，如圖2.60所示，將會(huì)顯示文件的大小、類(lèi)型、創(chuàng)建或修改的日期等詳細(xì)信息。

可以單擊文件列表上方的“名稱(chēng)”、“大小”、“類(lèi)型”、“修改日期”等項(xiàng)目，就可以分別按“名稱(chēng)”、“大小”、“類(lèi)型”、“修改日期”遞增或遞減的順序排列。

3．顯示或隱藏文件的擴(kuò)展名

系統(tǒng)中文件的擴(kuò)展名是可以隱藏起來(lái)的，方法如下。

步驟1 打開(kāi)“計(jì)算機(jī)”，選擇菜單中的“工具”→“文件夾選項(xiàng)”命令，如圖2.61和圖2.62所示。

步驟2 在彈出的“文件夾選項(xiàng)”對(duì)話框中，選擇“查看”選項(xiàng)卡，如圖2.63所示。

步驟3 在“高級(jí)設(shè)置”列表中，如果需要“隱藏已知文件類(lèi)型的擴(kuò)展名”，請(qǐng)選擇“√”；如果不需要“隱藏已知文件類(lèi)型的擴(kuò)展名”，請(qǐng)去掉“√”。

2.3.2 創(chuàng)建文件及文件夾

使用上一節(jié)所創(chuàng)建的用戶(hù)名登錄計(jì)算機(jī)，開(kāi)始整理計(jì)算機(jī)中的文件及文件夾，在此需要?jiǎng)?chuàng)建4個(gè)文件夾，分別是“Work”、“Personal”、“Music”、“Picture”，具體過(guò)程如下。

1．創(chuàng)建文件夾

在D盤(pán)中創(chuàng)建一個(gè)名為“Work”的文件夾，操作步驟如下。

步驟1 打開(kāi)“計(jì)算機(jī)”，雙擊D盤(pán)。

步驟2 使用下面方法之一，可以創(chuàng)建文件夾。

方法1 在工具欄上選擇“新建文件夾”命令，即創(chuàng)建了一個(gè)名為“新建文件夾”的文件夾，如圖2.64所示。

方法2 在D盤(pán)的任意空白處右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“新建”→“文件夾”命令，即創(chuàng)建了一個(gè)名為“新建文件夾”的文件夾，如圖2.65所示。

步驟3 選中“新建文件夾”圖標(biāo)右擊，在彈出的快捷菜單中，選擇“重命名”命令，將文件夾名稱(chēng)更名為“Work”，如圖2.66所示。

步驟4 以同樣的方式創(chuàng)建“Personal”、“Music”、“Picture”文件夾。

2．創(chuàng)建常見(jiàn)文件

創(chuàng)建文件的方式很多，可以在運(yùn)行的應(yīng)用程序中，利用“文件”→“新建”命令來(lái)創(chuàng)建文件，例如，利用Microsoft Word可以創(chuàng)建Word文檔，利用Microsoft Excel可以創(chuàng)建Excel文檔等，這是本書(shū)后面章節(jié)所要講述的內(nèi)容。在此只介紹在Windows操作系統(tǒng)中創(chuàng)建一些常見(jiàn)文件的方法，例如在前面建立的“Work”文件夾中創(chuàng)建一個(gè)命名為“mytxt.txt”的文本文檔。

步驟1 打開(kāi)“Work”文件夾。

步驟2 空白處右鍵單擊，選擇“新建”→“文本文檔”命令，即創(chuàng)建了一個(gè)名為“新建文本文檔”的文件，如圖2.67所示。

步驟3 更改“新建 文本文檔”名為“mytxt.txt”，如圖2.68所示。

技巧與提示

3．創(chuàng)建文件的快捷方式

在系統(tǒng)中，可以為某一個(gè)文件在不同目錄中創(chuàng)建快捷方式，使其目標(biāo)均指向同一個(gè)文件。在此創(chuàng)建“mytxt.txt”快捷方式，操作過(guò)程如下。

步驟1 選中文件“mytxt.txt”。

步驟2 選擇“文件”菜單或“右鍵快捷菜單”中的“創(chuàng)建快捷方式”命令，完成文件的快捷方式創(chuàng)建，如圖2.69所示。

技巧與提示

在同一文件夾中創(chuàng)建快捷方式時(shí)，選中源文件，按住鼠標(biāo)左鍵的同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)離開(kāi)源文件，即可完成操作。

2.3.3 設(shè)置文件及文件夾屬性

1．設(shè)置文件及文件夾為只讀方式

為了保護(hù)文件或文件夾不被其他用戶(hù)修改，但允許其他用戶(hù)閱讀，可以在系統(tǒng)中設(shè)置文件或文件夾為“只讀”方式。在此將“Personal”文件夾中的“Picture”文件夾設(shè)置為只讀方式。

步驟1 選中文件夾“Picture”，右擊，選擇快捷菜單中的“屬性”命令。

步驟2 在彈出的“屬性”對(duì)話框中，選中“只讀”復(fù)選項(xiàng)，如圖2.70所示。

步驟3 單擊“確定”或者“應(yīng)用”按鈕，完成設(shè)置。

技巧與提示

使用同樣的方法可以將文件設(shè)置為“只讀”方式。

2．隱藏文件及文件夾

在系統(tǒng)中，有時(shí)為了保護(hù)一些文件或文件夾不被其他用戶(hù)閱讀，可以在系統(tǒng)中將文件或文件夾暫時(shí)隱藏起來(lái)。在此將“Work”文件夾設(shè)置為隱藏，方法如下。

步驟1 選中文件夾“Work”，右擊，選擇快捷菜單中的“屬性”命令。

步驟2 在彈出的“屬性”對(duì)話框中，設(shè)置“隱藏”或“只讀”屬性，如圖2.70所示。

步驟3 在文件夾窗口菜單中選項(xiàng)“組織”→“文件夾和搜索選項(xiàng)”命令，如圖2.61和圖2.62所示。

步驟4 在“文件夾選項(xiàng)”對(duì)話框中的“查看”選項(xiàng)卡中，選中“隱藏文件和文件夾”下的“不顯示隱藏的文件和文件夾”單選項(xiàng)，如圖2.63所示。

一般情況下計(jì)算機(jī)中有許多文件及文件夾，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)想查找某個(gè)文件，但記不清存放在哪個(gè)磁盤(pán)或文件夾中，或者記不清它的全名等情況，這些都可以利用Windows 7提供的“搜索”功能來(lái)解決。

根據(jù)本次工作任務(wù)整理計(jì)算機(jī)資源的要求，將工作所需文件放入“Work”文件夾中，將個(gè)人的部分文件整理分類(lèi)存放于“Music”和“Picture”文件夾中，具體實(shí)現(xiàn)過(guò)程如下。

1．查找文件

查找D盤(pán)中的“病毒特征．doc”文件并將其存放在“Work”文件夾中。

步驟1 打開(kāi)“計(jì)算機(jī)”，雙擊D盤(pán)圖標(biāo)打開(kāi)D盤(pán)，如圖2.71所示。

步驟2 在搜索區(qū)輸入“病毒特征．doc”，按<Enter>鍵，得到搜索結(jié)果如圖2.72所示。

步驟3 選中文件，復(fù)制“病毒特征．doc”文件到“Work”文件中。

2．使用通配符搜索文件

如果只知道所要查找的文件的部分文件名，可以在部分文件名前、后加上通配符“*”，以方便快速搜索。在這里是要查找D盤(pán)中的所有mp3文件，將其存放在“Music”文件夾中，知道擴(kuò)展名為“.mp3”，只需在文件名處輸入通配符“*”，具體操作過(guò)程如下。

步驟1 在搜索區(qū)輸入部分文件名“*.mp3”，在“在這里尋找”處選擇D盤(pán)。

步驟2 按<Enter>鍵或單擊“搜索”按鈕，即完成操作，將在窗口的右邊欄目中可以看到搜索結(jié)果，如圖2.73所示。

步驟3 將窗口右邊欄目中的所有mp3文件全部復(fù)制到E盤(pán)的文件夾“Personal”→“Music”中。

技巧與提示

還可以輸入部分文件名加上通配符“*”等以縮小搜索范圍，如“s*.mp3”可以搜索出文件名以“s”開(kāi)頭的mp3文件。

合理設(shè)置個(gè)人文件夾，就能管理好個(gè)人資源，并方便查找和工作。

舉一反三

任務(wù) 管理你的個(gè)人資源。

任務(wù)描述

（1）在工作盤(pán)（在此假設(shè)為D盤(pán)），創(chuàng)建以你的名字命名的個(gè)人文件夾“×× Personal”。

（2）在“×× Personal”中建立一個(gè)名為NO.1的文件夾（用于存放Word文檔）和一個(gè)名為NO.2的文件夾（用于存放Excel工作簿）。

（3）將NO.1文件夾更名為“Wdoc”, NO.2改名為“Edoc”。

（4）搜索計(jì)算機(jī)中的所有Word文檔，復(fù)制到“Wdoc”中；搜索計(jì)算機(jī)中的所有Excel工作簿，復(fù)制到“Edoc”中。

能力拓展

任務(wù) 設(shè)計(jì)個(gè)人計(jì)算機(jī)文件和文件夾的管理方案。

任務(wù)描述 為了管理好工作和個(gè)人的資源，在此設(shè)計(jì)一個(gè)文件和文件夾的管理方案，根據(jù)方案完成對(duì)系統(tǒng)中的文件和文件夾的管理。

任務(wù)分析 要完成某項(xiàng)任務(wù)，為此項(xiàng)任務(wù)設(shè)計(jì)一個(gè)方案，是工作過(guò)程中經(jīng)常遇到的。在設(shè)計(jì)本方案時(shí)要考慮到系統(tǒng)的易還原性，減小災(zāi)難性破壞后的損失，同一操作系統(tǒng)下多用戶(hù)的文件安全性管理等方面的需要。基于以上分析，通常可以將磁盤(pán)分成3個(gè)或3個(gè)以上分區(qū)，如分為C盤(pán)、D盤(pán)、E盤(pán)等，將操作系統(tǒng)與不需要安裝的應(yīng)用程序以及個(gè)人文檔等安裝在不同的分區(qū)內(nèi)，以便操作系統(tǒng)損壞時(shí)，可以只重新安裝操作系統(tǒng)和需要安裝的應(yīng)用程序，而不影響其他分區(qū)中的數(shù)據(jù)信息。

建議方案

（1）將操作系統(tǒng)和需要安裝的應(yīng)用程序安裝在一個(gè)分區(qū)，如C盤(pán)。

（2）將不需要安裝的應(yīng)用程序（目前常提到的綠色軟件）存放在與操作系統(tǒng)不同的分區(qū)，如D盤(pán)。

（3）將個(gè)人文檔和備份文檔存放另外的分區(qū)，如E盤(pán)，并根據(jù)其用處分門(mén)別類(lèi)地存放在不同文件夾中。

（4）建議在多用戶(hù)使用的計(jì)算機(jī)中，將個(gè)人重要數(shù)據(jù)設(shè)置為只讀方式。

（5）將個(gè)人文件夾（如在E盤(pán)中的需要保密的個(gè)人文件及文件夾）設(shè)置為隱藏，并加密保護(hù)。

（6）建議在操作文件及文件夾時(shí)盡量使用“資源管理器”工具。