3.2 過程組

3.2.1 過程組與戴明環(huán)

《PMBOK?指南》把49個(gè)項(xiàng)目管理過程歸納為五大過程組，即啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。其中，啟動(dòng)過程組有2個(gè)過程，規(guī)劃過程組有24個(gè)過程，執(zhí)行過程組有10個(gè)過程，監(jiān)控過程組有12個(gè)過程，收尾過程組有1個(gè)過程。雖然只有1個(gè)收尾過程，但是項(xiàng)目經(jīng)理可根據(jù)實(shí)際需要添加其他收尾過程；所以，仍然叫“收尾過程組”。

這五大過程組的理論基礎(chǔ)是著名的“計(jì)劃—實(shí)施—檢查—行動(dòng)”循環(huán)（PDCA循環(huán)）。這個(gè)循環(huán)又經(jīng)常被簡單地稱為“戴明環(huán)”，因?yàn)樗墙?jīng)美國質(zhì)量管理大師威廉·愛德華茲·戴明（William Edwards Deming）改進(jìn)之后才廣為流傳的。“規(guī)劃過程組”相當(dāng)于戴明環(huán)中的“計(jì)劃”，“執(zhí)行過程組”相當(dāng)于戴明環(huán)中的“實(shí)施”，“監(jiān)控過程組”相當(dāng)于戴明環(huán)中的“檢查”與“行動(dòng)”。因?yàn)轫?xiàng)目有明確的開始與結(jié)束時(shí)間，所以項(xiàng)目管理過程組是兩頭開口的循環(huán)，比戴明環(huán)多了一個(gè)入口和一個(gè)出口，即啟動(dòng)過程組與收尾過程組。

例題3-1 下列哪個(gè)是《PMBOK?指南》中的項(xiàng)目管理過程組？

A.啟動(dòng)

B.可行性研究

C.概念設(shè)計(jì)

D.商業(yè)分析

解釋：如果你記住了《PMBOK?指南》中的五大項(xiàng)目管理過程組，即啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾，就很容易答對這個(gè)題目。正確答案是A。可行性研究、概念設(shè)計(jì)和商業(yè)分析都是在項(xiàng)目正式進(jìn)入啟動(dòng)過程組之前需要做的前期準(zhǔn)備工作，不屬于項(xiàng)目管理過程組。

3.2.2 過程組之間的關(guān)系

項(xiàng)目管理各過程之間的交疊和循環(huán)關(guān)系，當(dāng)然就造成了項(xiàng)目管理五大過程組之間的交疊和循環(huán)關(guān)系。盡管五大過程組之間有一定的先后順序關(guān)系，但是絕對不能以簡單的直線型思維去理解這五大過程組之間的關(guān)系。它們之間存在相當(dāng)程度的交疊和循環(huán)關(guān)系。這種交疊和循環(huán)關(guān)系無法以書面方式詳細(xì)描述。特別是，監(jiān)控過程組與其他四大過程組都是交疊的，因?yàn)槿魏喂ぷ鞫夹枰O(jiān)控。

《PMBOK?指南》特別強(qiáng)調(diào)“項(xiàng)目階段不同于項(xiàng)目管理過程組”。項(xiàng)目階段關(guān)注的是項(xiàng)目的技術(shù)工作，即每個(gè)階段開展不同的技術(shù)工作。項(xiàng)目管理過程組關(guān)注的是項(xiàng)目的管理工作，即各過程組開展不同的管理工作。例如，嚴(yán)格地講，規(guī)劃過程組不等同于規(guī)劃階段。規(guī)劃過程組的過程，不僅可以在規(guī)劃階段開展，而且可以在執(zhí)行階段開展。之所以把某個(gè)過程歸入規(guī)劃過程組，是因?yàn)槠渲饕窃谝?guī)劃階段開展的。

實(shí)際上，任何一個(gè)項(xiàng)目管理過程都可以在任何一個(gè)項(xiàng)目階段開展。甚至在項(xiàng)目的起始階段也可以開展結(jié)束項(xiàng)目或階段過程，考慮將來的項(xiàng)目收尾該怎么做。

例題3-2 一個(gè)大型軟件開發(fā)項(xiàng)目的實(shí)施已經(jīng)接近尾聲。項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)出通知，召集全體團(tuán)隊(duì)成員開一次項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別會(huì)議。一位成員找到項(xiàng)目經(jīng)理說，根據(jù)《PMBOK?指南》的規(guī)定，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)是規(guī)劃過程組的過程，所以現(xiàn)在無須再開展此過程。對此，項(xiàng)目經(jīng)理最好怎么回答這位成員？

A.識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)雖然是規(guī)劃過程組的過程，但是在每個(gè)項(xiàng)目階段都需要開展

B.項(xiàng)目越接近尾聲，面臨的風(fēng)險(xiǎn)就越多

C.以前的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別太片面，故現(xiàn)在需要繼續(xù)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)

D.你的說法是正確的，我們無須再識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)

解釋：答案是A。識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)主要是在規(guī)劃階段開展，在其他階段也要根據(jù)需要開展。B恰好說反了，應(yīng)該是項(xiàng)目后期的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)更少。C有這種可能，但題干并未提示以前的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別太片面。D則是完全錯(cuò)誤的說法。

如果不考慮五大過程組之間的交疊和循環(huán)關(guān)系，它們之間的主要關(guān)系可以概括為如圖3-2所示。

3.2.3 啟動(dòng)和收尾過程組的主要工作

項(xiàng)目管理強(qiáng)調(diào)按正確的程序做事。雖然在具體項(xiàng)目上，由項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)自行決定具體的做事程序，但是項(xiàng)目管理業(yè)界還是已經(jīng)形成一些基本的程序。考試中可能有這樣的題目：給出一個(gè)情景，要你選擇下一步該做什么。所以，考生需要弄清楚項(xiàng)目管理工作的基本程序。

啟動(dòng)過程組旨在制定項(xiàng)目的總體目標(biāo)，并宣布項(xiàng)目正式立項(xiàng)。啟動(dòng)過程組其實(shí)是辦理項(xiàng)目的立項(xiàng)手續(xù)。在正式進(jìn)入啟動(dòng)過程組之前，項(xiàng)目發(fā)起人需要組織專家完成項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備工作，編寫出相應(yīng)的商業(yè)文件（如商業(yè)論證報(bào)告），簽妥發(fā)起項(xiàng)目的合作協(xié)議。在啟動(dòng)過程組，用項(xiàng)目章程宣布項(xiàng)目正式立項(xiàng)。為了盡早與項(xiàng)目相關(guān)方打交道，還應(yīng)該在啟動(dòng)過程組編制相關(guān)方登記冊。相關(guān)方登記冊將不斷調(diào)整和完善。

通常，項(xiàng)目經(jīng)理參與但并不領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目啟動(dòng)工作。啟動(dòng)工作由項(xiàng)目發(fā)起人或高級(jí)管理層領(lǐng)導(dǎo)。

收尾過程組旨在正式關(guān)閉項(xiàng)目，并更新組織過程資產(chǎn)。《PMBOK?指南》對收尾過程組寫得比較簡單，因?yàn)檫@個(gè)過程組不是用來解決問題的，而只是用來收集資料、開展項(xiàng)目后評(píng)價(jià)（總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)）和更新組織過程資產(chǎn)的。這些工作都屬于行政收尾工作。對收尾過程組，需要注意：

·如果項(xiàng)目是通過合同來做的，對每個(gè)合同都要進(jìn)行合同收尾。每個(gè)合同的收尾，是控制采購過程（監(jiān)控過程組）的一件工作。在結(jié)束項(xiàng)目或階段過程中，要全面審閱與采購有關(guān)的資料（可能涉及不止一個(gè)合同），全面總結(jié)采購管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

·項(xiàng)目的產(chǎn)品范圍或技術(shù)工作全部完成了，并不代表項(xiàng)目結(jié)束。項(xiàng)目必須經(jīng)過正式的結(jié)束項(xiàng)目或階段過程，完成行政收尾工作，才可以正式關(guān)閉。

·收尾工作不僅針對整個(gè)項(xiàng)目，也要在每個(gè)階段結(jié)束時(shí)進(jìn)行。

·做好向后續(xù)階段或成果運(yùn)營的知識(shí)轉(zhuǎn)移，以支持后續(xù)階段或成果運(yùn)營的開展。

收尾過程組并非用來解決項(xiàng)目中存在的問題，所有問題都必須通過監(jiān)控過程組和其他三大過程組加以解決。

3.2.4 規(guī)劃過程組的工作流程

規(guī)劃過程組旨在細(xì)化項(xiàng)目目標(biāo)，并為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)編制項(xiàng)目計(jì)劃（包括項(xiàng)目管理計(jì)劃和各種項(xiàng)目文件）。規(guī)劃過程組的總體思路是：首先編制各分項(xiàng)管理計(jì)劃（程序性計(jì)劃，或程序性和實(shí)體性計(jì)劃的綜合），然后根據(jù)各分項(xiàng)管理計(jì)劃編制項(xiàng)目范圍計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃、成本計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃（實(shí)體性計(jì)劃），最后把所有分項(xiàng)管理計(jì)劃以及高層次的范圍計(jì)劃（范圍基準(zhǔn)）、進(jìn)度計(jì)劃（進(jìn)度基準(zhǔn)）和成本計(jì)劃（成本基準(zhǔn)）匯編成項(xiàng)目管理計(jì)劃。其他低層次實(shí)體性計(jì)劃則作為項(xiàng)目文件或采購文檔而存在。

在項(xiàng)目范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理和采購管理這六大知識(shí)領(lǐng)域，程序性計(jì)劃和實(shí)體性計(jì)劃是分開的。例如，項(xiàng)目范圍管理知識(shí)領(lǐng)域中的程序性計(jì)劃是需求管理計(jì)劃和范圍管理計(jì)劃，而實(shí)體性計(jì)劃則是項(xiàng)目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)和工作分解結(jié)構(gòu)詞典。在項(xiàng)目資源管理、溝通管理和相關(guān)方管理這三大知識(shí)領(lǐng)域，程序性計(jì)劃和實(shí)體性計(jì)劃合二為一。例如，溝通管理計(jì)劃，同時(shí)也就是溝通計(jì)劃。在項(xiàng)目整合管理知識(shí)領(lǐng)域，項(xiàng)目管理計(jì)劃中既有程序性計(jì)劃（各種分項(xiàng)管理計(jì)劃），又有實(shí)體性計(jì)劃（項(xiàng)目基準(zhǔn)）。

規(guī)劃過程組的內(nèi)容比較多，總共有24個(gè)項(xiàng)目管理過程。為便于掌握，應(yīng)該對項(xiàng)目計(jì)劃（包括項(xiàng)目管理計(jì)劃和各種項(xiàng)目文件）編制的步驟進(jìn)行總結(jié)，如表3-4所示。

規(guī)劃過程組的總體工作流程如圖3-3所示。

3.2.5 執(zhí)行過程組的工作流程

執(zhí)行過程組旨在獲取資源，開展項(xiàng)目計(jì)劃中的項(xiàng)目工作，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。因?yàn)椤禤MBOK?指南》是關(guān)于項(xiàng)目“管理”工作的指南，所以只列出了10個(gè)與管理工作密切相關(guān)的執(zhí)行過程，而沒有列出開展純技術(shù)執(zhí)行工作的過程，如沒有列出“執(zhí)行進(jìn)度計(jì)劃過程”。執(zhí)行過程組內(nèi)部的工作流程，可以概括為如下10個(gè)步驟：

第1步：獲取項(xiàng)目資源，包括人力和實(shí)物資源（獲取資源過程）。

第2步：開展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)（建設(shè)團(tuán)隊(duì)過程）。

第3步：管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（管理團(tuán)隊(duì)過程）。

第4步：管理相關(guān)方參與（管理相關(guān)方參與過程）。

第5步：對外購部分進(jìn)行采購，選擇賣方，簽訂采購合同（實(shí)施采購過程）。

第6步：按項(xiàng)目計(jì)劃開展項(xiàng)目實(shí)施（指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作過程）。

第7步：管理項(xiàng)目知識(shí)（管理項(xiàng)目知識(shí)過程）。

第8步：開展質(zhì)量管理，包括質(zhì)量保證（管理質(zhì)量過程）。

第9步：實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略和措施（實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對過程）。

第10步：發(fā)布項(xiàng)目信息（管理溝通過程）。

上述步驟的順序只是為了方便理解，在實(shí)際工作中這些步驟往往是糾纏在一起的，沒有明顯的先后順序。例如，指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作過程，其實(shí)無法與其他9個(gè)執(zhí)行過程截然分開。

執(zhí)行過程組的主要成果是工作績效數(shù)據(jù)和可交付成果。

3.2.6 監(jiān)控過程組內(nèi)的工作流程

監(jiān)控過程組旨在監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)并分析實(shí)際與計(jì)劃的偏差，提出并審批變更請求，以保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。每個(gè)知識(shí)領(lǐng)域都有監(jiān)控過程（共12個(gè)）。監(jiān)控過程組的總體工作流程如下。

第1步：開展基層局部監(jiān)控。即開展控制范圍、確認(rèn)范圍、控制進(jìn)度、控制成本、控制質(zhì)量、控制資源、監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)、控制采購、監(jiān)督溝通和監(jiān)督相關(guān)方參與過程，得到工作績效信息，提出必要的變更請求。

第2步：開展高層全局監(jiān)控，監(jiān)控整個(gè)項(xiàng)目的績效。即開展監(jiān)控項(xiàng)目工作過程，得到工作績效報(bào)告，提出必要的變更請求。

第3步：審批變更請求。即開展實(shí)施整體變更控制過程，得到變更日志、批準(zhǔn)的變更請求。變更日志在《PMBOK?指南》未單獨(dú)列出，而是含在“批準(zhǔn)的變更請求”中。

無論是哪個(gè)過程提出的變更請求，都必須提交實(shí)施整體變更控制過程審批。

監(jiān)控過程組的總體工作流程如圖3-4所示。

例題3-3 一個(gè)大型復(fù)雜的項(xiàng)目，剛剛發(fā)布了項(xiàng)目章程。項(xiàng)目的一個(gè)重要相關(guān)方要求立即看到詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和詳細(xì)的項(xiàng)目預(yù)算。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該如何回應(yīng)該相關(guān)方的這個(gè)要求？

A.立即根據(jù)項(xiàng)目章程編制詳細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算

B.告訴他只有編制出工作分解結(jié)構(gòu)之后，才能編制詳細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算

C.拒絕他的這個(gè)不合理要求

D.請他向項(xiàng)目發(fā)起人索要詳細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算

解釋：B是正確答案。A：項(xiàng)目章程不應(yīng)該是編制詳細(xì)進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算的直接依據(jù)。C：簡單地拒絕，不是一種良好做法。D：編制詳細(xì)進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算不應(yīng)該是項(xiàng)目發(fā)起人的事情。