2.1 圖表基礎知識

插入一個圖表

要在Excel中創建一個圖表，先選中用來作圖的數據區域，然后單擊常用工具欄上的按鈕（或選擇菜單“插入→圖表”），就會打開圖表向導對話框，按提示操作即可生成圖表。

掌握圖表元素

Excel圖表提供了眾多的圖表元素，也就是圖表中可設置的最小部件，為我們作圖提供了相當的靈活性。圖2-1中顯示了常見的圖表元素。

常見的圖表元素

圖2-1中沒有出現的其他常見圖表元素還有：

除以上常見的圖表元素外，Excel還提供了一些分析類的圖表元素。

● 趨勢線：對于時間序列的圖表，選中數據系列后，右鍵菜單中會有一個“添加趨勢線”的選項，可以根據源數據按回歸分析方法繪制一條預測線。若不是對統計知識比較有把握，如能正確理解和判斷r系數、R2系數、p值等，建議不要輕易使用趨勢線，以免誤用而造成錯誤或笑話；

● 誤差線：根據指定的誤差量顯示誤差范圍，商業環境中以質量管理領域應用較多。本書中有利用此特征繪制Bullet圖、模擬網格線的例子；

● 垂直線：在曲線圖和面積圖中，可繪制從數據點到X軸的垂直線，實際運用也較少；

● 漲跌柱線/高低點連線：在有兩個以上系列的曲線圖中會有此選項，它在第一個系列和最后一個系列之間繪制柱形或線條，分為漲柱和跌柱，多用于股票圖表。本書有利用此特征繪制瀑布圖的例子；

● 系列線：在堆積柱形圖或條形圖中有此選項，它將各柱形圖連接起來幫助比較。麥肯錫的圖表較多使用此選項。

如果你使用3D類的圖表類型，還會有背景墻、側面墻、底座等圖表元素。由于本書完全不建議使用3D類圖表，因此對此類圖表元素也就不做介紹。

盡管Excel提供了眾多的圖表元素，但在絕大多數場景下，我們并不需要使用到所有的元素。我們可以根據應用場合和個人喜好來選擇如何運用圖表元素。

圖2-2中的例子，前者傳統經典、中規中矩，使用了較多的圖表元素，圖表區、繪圖區、網格線、坐標軸、刻度線……一個都不少；而后者簡潔到極致，只剩下數據系列的圖形和數據標簽，你甚至沒覺得這是個圖表，但它卻同樣有效地表達了它的目的。它們都是成功的商業圖表，只是因為不同的制圖策略形成了不同的圖表風格。

隨心所欲格式化圖表元素

快速進入格式對話框

要開始格式化某個圖表元素，有3種操作方法：

● 用鼠標雙擊該對象即可喚出對應的格式對話框。此操作最為快捷，推薦使用。在Excel 2007中已不支持此操作，不過Excel 2010中仍然恢復了這一操作方法；

● 選中該對象后，按Ctrl+1快捷鍵也可喚出對應的格式對話框；

● 選中該對象后，右鍵菜單中會出現相應的格式子菜單，選擇即進入格式對話框。

不過，當選中圖表或某些圖表元素時，常用工具欄中的某些按鈕可以直接用來對該圖表元素進行格式化，故而不必進入到具體的格式對話框，如各圖表元素的字體、顏色、填充色等。

下面以Excel 2003為例，介紹各個圖表元素格式對話框的設置選項。Excel 2007中的界面略有差異，操作也有些許不同，可花點時間練習找到對應的地方。

圖表區格式

圖表區格式對話框中，有圖案、字體、屬性3個選項卡，如圖2-3所示。

各選項卡中的內容說明如下：

● 圖案。我們最常用的就是在圖案選項卡中設置圖表區的邊框和填充色，不過通過常用工具欄中的按鈕設置填充色更方便；

● 字體。一般不在這里設置，因為我們可以直接使用常用工具欄中的按鈕，下同；

● 屬性。可以設定圖表的大小、位置與單元格變化的關系。本章后面介紹的錨定操作會利用到這個屬性設置。

繪圖區格式

繪圖區格式對話框中，只有一個圖案選項卡。其操作與圖表區完全類似，我們可以在這里設置繪圖區的邊框和填充色。

一個比較常見的誤區是，初學者為追求所謂的漂亮，往往喜歡在圖表區或者繪圖區里設置漸變的填充色效果或者其他圖片，殊不知這會影響圖表中重點信息的傳遞。我們建議保持空白，如果實在要填色的話，可使用輕淡、柔和的顏色。

數據系列格式

數據系列格式對話框中，有圖案、坐標軸、誤差線、數據標志、系列次序和選項共6個選項卡，如圖2-4所示。

各選項卡中的內容說明如下：

● 圖案。若是柱形圖等填充型的圖表類型，則可以設置邊框線和填充色；若是曲線圖類型，則可以設置曲線的線型和數據標記；

● 坐標軸。用于將選定數據系列設置到主坐標軸或是次坐標軸。這個選項只有在圖表中有多個數據系列時才可使用；

● 誤差線。根據不同的圖表類型會表現為誤差線X、Y或XY，可設置誤差線的顯示方式和誤差量。誤差量有多種指定方式，其中自定義方式可以引用單元格中的數據區域；

● 數據標志。設置數據系列的數據標簽顯示。根據不同的圖表類型，可以勾選系列名稱、類別名稱、值（或x值、y值）、百分比、氣泡尺寸等；

● 系列次序。在堆積柱形圖或條形圖中此選項才有意義，它可以調整數據系列的堆積順序；

● 選項。一些其他雜項設置，如：

- 若是柱形圖或條形圖，可以在這里設置重疊比例和分類間距，這個比較常用。但這里的“依數據點分色”則不建議使用；

- 若是曲線圖，可以在這里設置垂直線、漲跌柱線；

- 若是餅圖，可以在這里設置第一扇區的起始位置。一般設置為0度，也就是12點鐘位置；

- 若是氣泡圖，可以在這里設置使用氣泡的面積還是寬度來代表數值大小。

坐標軸格式

坐標軸格式對話框中，包括圖案、刻度、字體、數字、對齊共5個選項卡，如圖2-5所示。

各選項卡中的內容說明如下：

● 圖案。在這里設置坐標軸的線型、主/次刻度線的交叉方式、刻度線標簽的位置；

● 刻度。對X軸，經常需要調整的是刻度線標簽之間的分類數，也就是每隔幾個數據點顯示一次標簽。對Y軸，經常需要調整的是最小值、最大值、主/次刻度單位；

● 字體。一般不在這里設置，而是直接使用常用工具欄設置；

● 數字。坐標軸的數字格式可以通過常用工具欄設置，但這里可以設置自定義的數字格式，某些圖表技巧會利用到這里的自定義數字格式；

● 對齊。在這里設置坐標軸文本的方向。某些時候Excel會將坐標軸標簽傾斜起來，導致閱讀困難，可以在這里調整為水平方向。

圖例格式

圖例的格式對話框與圖表區的很相似，有圖案、字體和屬性3個選項卡。其中屬性選項卡用來設置圖例的位置，但事實上，我們直接使用鼠標拖放圖例的位置會來得更加方便。所以整個圖例的格式化一般使用常用工具欄即可。

圖例的順序由前面介紹到的數據系列的次序決定，因此要調整圖例的順序，可以通過調整數據系列的次序來完成。

圖表選項

這是一個綜合性的圖表設置選項，通過選中圖表后的右鍵菜單可訪問。圖表選項對話框包括標題、坐標軸、網格線、圖例、數據標志、數據表共6個選項卡，如圖2-6所示。不同的圖表類型其選項卡會有所不同。

各選項卡中的內容說明如下：

● 標題。在這里設置圖表的標題、坐標軸的標題；

- 在創建一個包含多數據系列的圖表時，默認是沒有圖表標題元素的，可以在這里輸入內容后啟用圖表標題元素；

- 但是，圖表標題元素的格式化受到很大限制，特別是我們無法控制其不自動換行。因此當標題較長時，一般建議不啟用標題元素本身，而是使用單元格或文本框來代替，以獲得更大的靈活性；

- 而坐標軸標題，若非必要，一般不需使用。散點圖因為有兩個坐標軸，一般需要使用。

● 坐標軸。在這里設置分類軸的類型是“分類”的、還是“時間刻度”的，參見理解時間刻度一節的內容。當使用了次坐標時，可在這里設置如何啟用主/次坐標軸的X/Y坐標；

● 網格線。在這里設置是否顯示水平和垂直的網格線。一般建議使用水平的網格線，作為比較數值大小的參考；

● 圖例。設置是否顯示圖例。至于圖例的位置，手動拖動即可，一般不在這里設置；

● 數據標志。設置是否顯示以及如何顯示數據標簽；

● 數據表。可以勾選是否在圖表的X軸下方顯示一個數據表。由于數據表會占用過多的圖表空間，因此一般不建議使用。

除了這些基本的格式對話框，當我們啟用了某個圖表元素（如數據標簽），這些圖表元素也會有相應的格式對話框，操作方法完全類似，這里不再一一細述。

事實上，我們并不需要完全記住這些格式對話框及其選項。在實際設置時，用鼠標雙擊圖表元素（或按Ctrl+1鍵）, Excel自然會帶你找到它們。一旦熟練后，這些都是無意識的操作而已。

制作一個商業周刊風格的圖表

在這一節里，我們將通過模仿制作一個《商業周刊》新風格的圖表，熟悉各個圖表元素的格式化方法，并實際演練第1章介紹的圖表方法。范例

在Excel中插入一個柱形圖，如果不做特別的設置，一般將如左圖的默認樣式。這是最常見的圖表面孔，相信大家非常熟悉，它給人的印象就是再普通不過，甚至是很粗糙。

左圖是《商業周刊》上的圖表，顯然比我們普通的圖表要專業得多。在圖1-19中我們已經分析了其做法，現在我們實際演練一次，看如何將一個Excel的默認圖表變成雜志般效果的專業圖表。

第一步 在作圖數據準備上，對于年份字段不要輸入為：“2003、2004……”，而是輸入為：“''03、''04……”, Excel會將其顯示為“:'03、'04……”，顯得更加簡潔。這里的第一個撇號是通知Excel把其后面的輸入都按照文本處理，如圖。

第二步 以B2:C8為數據源做柱形圖，得到默認樣式的圖表，進行一些簡單的格式化：刪除圖例，刪除圖表標題，刪除繪圖區的灰色填充色，等等。此時圖表應如圖，還是很普通。

第三步 繼續進行格式化：

- 選擇圖表區，通過常用工具欄設置所有字體為Arial、8磅；

- 選擇繪圖區，按Delete鍵刪除繪圖區的格式，繪圖區的邊框消失；

- 在Y坐標軸格式→圖案選項卡下，設置坐標軸“無”, Y軸的豎線消失；

- 在X坐標軸格式→圖案選項卡下，設置主要刻度線類型為“無”, X軸上的小刻度線消失；

- 在X坐標軸格式→對齊中，將偏移量設置為0，可使刻度標簽離X軸更近。

現在圖表如圖，與普通樣式略有不同。

第四步 設置數據系列格式：

- 運用第1章介紹的顏色拾取方法，拾取雜志例圖中顏色的RGB值為0,174,247，將其配置到顏色模板中；

- 在數據系列格式→圖案中，設置柱形圖的填充色為剛才配置的顏色，無邊框線；

- 在數據系列格式→選項中，設置柱形圖的分類間距為40%，使柱形變粗，彼此靠近。

現在圖表如圖，初步呈現雜志圖表的風格。

現在我們完成了一個圖表的核心部分。若是為了以后方便，可以將其保存為自定義圖表類型，參見第2.2節的相關內容，這是后話。下面我們將以它為基礎，以雜志例圖樣式為參考，繼續作圖。

第五步 利用其他元素完成圖表，如圖2-7所示：

- 將B列寬度調整至約35個單位（1個單位為2.54毫米），在B2單元格輸入圖表標題，大小為20磅。字體可選擇為Arial，若是中文可使用黑體，下同；

- 在單元格B3～B5中輸入副標題，大小為10磅。調整行高至約10（單位為磅），使文字間距合適；

- 將之前做好的圖表對齊到單元格B7:B16（參見第2.2節中的“錨定”操作介紹），設置圖表區無邊框線；

- 在圖表上合適的位置繪制兩個文本框，分別輸入指標單位和名稱，大小為8磅；

- 在單元格B17中輸入數據來源信息，大小為6磅；

- 選中單元格B2:B17，設置邊框線為黑色，使該區域形成一個“圖表區”。

至此，我們已經完成了一個《商業周刊》風格的圖表，與雜志效果相差無幾。制作過程也都是些最基礎的操作，并無難度。要把完成的圖表引用到PPT等其他文檔中去，可復制單元格區域B2:B17，選擇性粘貼到PPT中去，具體可參見第7.4節的內容。至于此例中網格線在柱形圖上面的效果，可參考第3.1節的內容。

從這個例子可以看到，只要一點點改變，我們就可以把Excel圖表做得如同雜志般專業。即使本書你只閱讀到這里，也已經可以制作簡單但卻專業的圖表了。不過，下面我們還會介紹更多高效、高級和專業的作圖方法。