1.3 基于Web 2.0的變革回首：前人走過的路途

1.3.1 文獻調研的策略

由于Web 2.0涉及社交網絡、大數據、云計算等多方面的內容，與數字文件、個人檔案等研究有交叉，且選題基于互聯網的背景，因而采用了如表1-1所示的檢索關鍵詞。為了盡量完善檢索結果，本書采用了四種檢索途徑結合的檢索策略：第一，文獻數據庫關鍵詞檢索。第二，對處于前沿和有影響力的英文檔案學類期刊 Archival Science, Archivaria, The American Archivist, Journal of the Society of Archivist, Archivesand Manuscripts, Records Management Journal, The Information Management Journal 2005—2015年的文章進行摘要閱讀，選擇相關的文章。第三，谷歌關鍵詞檢索。除去與以上兩種策略獲得的檢索結果重復的文獻，還檢索得到政策、會議成果等20篇文獻。第四，通過閱讀文獻的引文，結合圖書館的資源，獲得相關專著4本。具體結果如表1-1與表1-2所示。

1.3.2 文獻調研的發現

如表1-3所示，圍繞第一代網絡的檔案學研究有部分成果，未指明Web 2.0，實質上卻是基于Web 2.0的檔案學研究先鋒。隨著Web 2.0應用的普及，檔案學也更加關注它帶來的影響，在不同主題的研究中或多或少地提及Web 2.0帶來的影響。在研究不斷拓展與深入的過程中，將主題置于Web 2.0環境中的檔案學研究不斷增多，針對性的研究漸成規模。同時，與檔案學研究有著密切聯系的博物館學、圖書館學、情報學等研究在實踐中有較多交集，它們也有部分研究成果涵蓋檔案學研究范疇。從研究趨向來看，它們逐漸將Web 2.0環境中文檔管理構想為參與式管理，并通過實踐案例加以佐證。

1.3.2.1 Web 1.0階段的鋪墊性研究

在Web 1.0階段，檔案或相近學科的相關研究中圍繞網絡對文件、檔案或圖書資料管理的影響，包括網絡信息資源的歸檔、保存、利用等管理環節的研究。

一方面，由于Web 2.0與Web 1.0有一定的區別，關于后者的研究無法完全適用于前者，但在兩代網絡交替時期的研究為前者的研究奠定了基礎，在研究問題與方向上也有一定共性。研究成果圍繞不同主題，聚焦于網絡信息資源管理，為進入Web 2.0環境中的信息檔案化管理提供借鑒。

綜合性的研究如《政府網絡信息資源歸檔與保存》將圖書館與檔案館、形成者(政府機構)認定為歸檔保存的責任主體，從采集方針、類型、頻率，以及深度與廣度設定策略，為我國的政府網絡信息資源歸檔提供了制度和體系方面的建議。更具針對性的研究則主要鎖定網絡信息的歸檔、保存、鑒定等環節，例如致力于從責任主體的角度完善網絡信息的管理，將形成者、出版者、檔案館與圖書館等網絡信息保存的責任主體區分為短期與長期的責任者，依據不同的責任構建責任體系模型和執行機制。極為核心又面臨諸多困難的網絡信息價值判斷的研究則主要表現為價值的劃分與價值判定標準的建立，或從網絡信息相關利益者如網絡信息生產者、網絡信息服務商、網絡信息用戶的角度解析出不同的意義，建立起判斷網絡信息價值的真實性標準、滿意度標準、內容標準、組織標準、效益標準。這些研究在一定程度上可供借鑒，尤其是強調信息管理中不同主體的參與和協作。

另一方面，Web 2.0在2004年左右提出，因而，部分關于網絡和文檔管理的研究盡管未提及Web 2.0，但在本質上卻是密切相關的。《網絡對檔案館的影響》就是此類文章，它闡述了兩個問題，這兩個問題也是Web 2.0環境中文檔管理的重點研究問題：“誰是檔案全宗的新形成者；在信息網絡中，是否存在像是檔案全宗的東西，被認為是個人或集體在活動中形成或接收到的文件集合？”這篇文章的觀點則是，“網絡興趣社區作為新的歷史主體出現，需要檔案新的思考，社會記憶的反思，個人及其社會力量的介入。檔案工作者需說明檔案工作中的分析框架，在網絡上形成新的檔案概念，從而重構實踐，這特別體現在記錄的選擇以及著錄的實踐中。因而，網絡會成為一個人找到集體記憶的地方，檔案工作者會在其中成為網絡進化的中介和調節者，所有的個人都能看到和探究媒體而成為相關利益者”。這類研究也再一次強調了多主體對檔案管理的參與，尤其是個人。

1.3.2.2 Web 2.0階段的提及性研究

Web 2.0在2004年提出之后，以社交媒體、協作平臺等方式流行，最初是在某些主題的研究中提及Web 2.0、社交媒體或社交網絡，以此作為研究展望的背景。這些研究涵蓋了檔案理論與實踐中的多方面，主要為兩大類。

(1)檔案館或圖書館等記憶機構的數字檔案管理，研究重點在于如何吸引用戶參與，通過與用戶的互動和協作來優化檔案資源的開發、利用。隨著網絡的普及，更多的公眾希望可以看到和用到在線的檔案，但是面對日益增長的信息難以做到。Web 2.0則提供了一種方法：協作生產，即各檔案機構、文化機構合作，并將感興趣的個人納入，共同生產，對外開放。志愿者選擇參與項目的能力和決定花多少時間的能力是在網絡環境中進行協作時區別于其他志愿者工作的地方，Web 2.0工具的開發和對社交媒體如Flicker的聯合使用證明了這點。正在不斷出現的大眾分類和社會標簽法證明了感興趣的個人會投入時間及精力到網絡中，檔案工作者的工作就是確保這種標簽法支持檔案利用系統，通過這樣的方法，公眾的檔案變成公眾制作的檔案，為公眾所用。2005年啟動的“下一代檢索工具”的研究項目，是利用網絡技術為名為“北極熊探險”(The Polar Bear Expedition)的數字匯集提供新的在線檢索工具。他們利用Web 2.0的理念、技術以及平臺形成了互動的虛擬檔案館。用戶評論著錄，采用加標簽等方法將用戶的輸入作為檢索過程中的過濾和推薦工具，為用戶在尋找和服務檔案的過程中提供社會導航的功能，實現檢索工具和服務網站的升級，提升檔案資源的可獲取性，為用戶提供更加準確和豐富的資源。

(2)從記憶、身份認同、人權、正義等人文社會角度展開的研究。

一方面，研究著眼于Web 2.0可以通過吸引不同主體的參與促進檔案實現各自的記憶建構、身份認同、正義、人權等。安德魯·弗林在社區檔案的研究中認為：Web 2.0的技術和基礎設施可以推進社區檔案館的建立，以保障邊緣群體和普通社區的權利。通過Web 2.0提供的虛擬環境，有著共同興趣的社區在形成中不再需要物理意義上會面的地方，分散區域的人得以聚在一起。這樣的變化甚至讓人將網絡平臺視作收集、儲存和分享社區記憶和檔案，尤其是照片、掃描文件及口述資料的地方。在關于身份認同與檔案的研究中，英國國家檔案館利用Web 2.0開展一系列措施，例如在Flicker上建立相冊，整理個人檔案，保存博客，貢獻內容到維基與YouTube上或是建立社區作為“你的檔案”(用戶的檔案)的一部分。這些英國國家檔案館利用Web 2.0做的努力，都對形成個人與集體的身份認同有積極作用。

另一方面，Web 2.0所形成的信息通過記憶、身份認同、正義、人權等對文件、檔案的理論與實踐產生影響，各主體尤其是個人參與是關鍵。檔案同個人、集體記憶與身份認同有著密切關系，身份認同根植在記憶之中，記憶則需要檔案和社會空間的支持，這些檔案和空間隨著Web 2.0的普及正在越來越多地轉移向網絡，這都在推進著檔案范式的轉變。在關于檔案館作為記憶場所的研究中，倫敦檔案館使用Web 2.0來共享信息，Web 2.0使用戶成為內容生產者，從而將形成新一代的檔案館，讓人們上傳文檔給檔案機構，述說自己的故事，檔案館成為構建個人和集體記憶的社會空間。

其他研究比較分散，例如，在個人數字信息歸檔和保存的研究中，提及通過Web 2.0的應用如社交網站解決保存問題；數字時代的機構電子文件管理，在對電子文件管理中使用Web 2.0的技術和應用來優化管理環節，如在電子文件的分類中采用分面分類法，使用了一種Web 2.0類型的集成語義信息服務軟件優化用戶體驗；從語言學角度考察歸檔Web 2.0環境中的信息，研究發現Web 2.0網站如MySpace和博客呈現的文本主要功能是用于交流感情和聊天，通常表現出來的都是實時的沒有修飾的表達。

1.3.2.3 Web 2.0階段的專指性研究

Web 2.0的影響不僅在于技術層面為文檔管理提供延展的平臺，而且給文件、檔案職業帶來的是在技術、信息和文化領域的持續挑戰。在這樣的一個世界里，技術擴大了人類創造和社會互動的范圍，參與式文化成為全球性的，互聯網已經從根本上改變了對社區構成的理解。因而，研究不僅限于以Web 2.0和社交媒體的工具性應用促進檔案管理服務，而且是關于其技術、文化、信息、社會等影響給文檔管理理論與實踐帶來的變化，這是更加重要的方面。有文章指出需要重新考慮信息生命周期、文件、檔案的概念乃至來源的定義，獲取和保管這些類型信息的相關挑戰也出現了。

關于文檔管理的目的是否合適的問題已經開始提出：文檔管理是否會因為只關注官方文件、檔案而在大環境關注社會與個人的趨勢中面臨過時的風險。更多研究者認為文件、檔案會繼續在Web 2.0環境中存在，其作為固化信息與普通信息有著根本區別，代表更加有價值的信息。無限的容量和檢索技術并不能取代文件與管理的功能，同時文檔管理的功能也需要在新的網絡環境進行調整，以更好地發揮效用。

因此，文檔管理的理論與實踐需要進行反思和重構是必然趨勢，這在當前的研究成果中表現為：如表1-4所示，從2005年開始，研究隨著Web 2.0的普遍使用更加有針對性，雖然來自不同的立場和角度，但絕大多數的研究都指向參與式的文檔管理。

(1)Web 2.0環境中檔案的界定

信息形成和管理正在進行著技術上的轉變，最根本的在于各類主體如個人、網絡平臺參與信息的形成，多主體協作形成的信息成為檔案的條件難以確定，意味著檔案的概念需要重新界定。

檔案的概念與Web 2.0環境中生成的信息有矛盾之處。在Web 2.0環境中，檔案定義中固化的內容、背景以及結構與網絡信息的流動性和多變性形成沖突，尤其是網絡環境中新媒介和主體的參與，在定義和呈現上都對檔案提出挑戰。網絡檔案的定義似乎更近匯集(collection)，這是由于德里達的理論等導致更多人關注到檔案以及新媒介，例如網絡導致人們對檔案有不同的新理解，這并不意味著之前的檔案定義需要被替代，只是要關注到新定義的不同。在科學數據的案例研究中，檔案的形成者和保管者對“文件、檔案”的認識有著根本不同，例如科學家把所有的數據、數據庫或相關信息當作文件、檔案，而檔案工作者則更為嚴格，這種不同隨著網絡空間中的分散互動信息的出現而更加復雜，在Web 2.0環境中，活動的、社會的以及個性化的信息數量不斷增長，如果這個問題不解決，這些信息就無法成為檔案。

InterPARES提供了基于文件身份鑒定學和檔案學的電子文檔要素分析模板，對Web 2.0環境中的文件、檔案界定有著一定的借鑒價值，例如以形式、背景、內容、載體、活動、媒體等要素解析政務微博信息，得出政務微博信息有著成為檔案的本質性要素，即可固化的原始記錄，但這也面臨著Web 2.0環境中的信息特性如依托第三方平臺以及互動性的挑戰，需要做出新的調整。

(2)Web 2.0環境對文檔管理的影響

在目前Web 2.0環境的檔案實踐中，檔案工作者遇到了未能用當前方法解決的問題，例如多主體參與造成的所有權、隱私、安全、利用問題，以及海量信息的捕獲與歸檔的困難，存放于第三方平臺的缺陷等。例如，在倫敦奧運檔案的項目中，很多有著文化遺產價值的網絡信息來自全球網絡，需要網絡歸檔來捕獲它們，面臨的困難在于捕獲社交網絡和公民媒體中的信息，主要表現為如何完善捕獲過程中無法確認的來自動態交流平臺的信息的技術需求以及如何選擇需要長久保存的信息。因而，管理層面的研究更加繁雜，涉及此前的管理方法是否有效，是否需要調整，Web 2.0環境中新的管理如何，哪些主體的記錄需要被歸檔，怎么保管和利用等。

Web 2.0的影響提及很多的是信息的多主體和多來源。在Web 2.0環境中，隨著利用者對其信息管理自主權和所有權的意識的提升，共同形成者(co-creator)的概念不斷提起，用戶同時成了生產者，這也使文件、檔案理論、方法論以及實踐面臨范式轉變。維基、博客、YouTube等Web 2.0應用正改變著文件、檔案形成和保管的方式，如果主體輸入內容，產生資料，他們就對文件、檔案有了所有權，也有更多控制未來使用的權利。一旦多主體被賦予參與權利，檔案職業需要面臨不同形成主體間的沖突、混亂不受控制的用戶行為與文檔管理理論論述的復雜性以及同每個主體的矛盾，這些都將影響并幫助理清和闡明文檔管理及其管理者在正在改變的時代中的角色。例如，政府2.0意味著文件、檔案在政府機構和公民的互動中形成，公民成為業務職能的一部分，成為共同的形成者。在互動與超鏈接的數字世界中，文本變為超文本，在閱讀中重構，用戶成為作者。這并不是說他們一定被賦予了所有權，但是也需要對管理、獲取和利用的權利進行拓展。

文檔管理的轉變還涉及檔案職業的重新定位。這包括檔案工作者怎么看待他們的職業角色，例如身份認同，有什么新的能力需要，檔案工作者怎么界定他們的技巧和工作表現。面對網絡環境，他們面臨著資源、能力還有定位上的問題，面對電子環境，他們需要知道應固化什么資源，扮演什么角色，具備哪些能力。檔案工作者個人要考慮如何開展業務；檔案職業群體要思考如何在新環境中幫助管理文件、檔案，防止社交網絡對文件、檔案保密性與資產價值的傷害以及明晰法律、數字發現對文檔管理的影響。

在這樣的背景下，一方面，學者意識到Web 2.0環境中的信息有納入文檔管理的必要，尤其是第三方的社交媒體在政府機構、企業、其他社會組織中普遍運用，形成的信息價值在記憶、研究、業務、法律等層面均得到認可。

另一方面，學者認識到Web 2.0對業務機構提出新的管理需求。因而，他們紛紛梳理Web 2.0在業務機構中的應用情況、所形成信息的新特點、對文檔管理的影響，以及提出對應的解決思路或方案。從信息本身來看，Web 2.0的社會數據有多元背景與動態化的特點，文檔管理的需求是保持歸檔數據的不變性和對數據的有效處置，由于管理主體的不同，要依賴使用平臺的管理、采用第三方的工具和解決方案等。Web 2.0在業務機構中的使用給文件、檔案以及信息部門的挑戰不止如此，微觀層面涉及分配管理和保管信息的責任；海量半結構化、非結構化和動態變化的信息的形成、收集、存儲和傳播；信息的控制利用；信息的安全與完整性；提供利用的工具；對分散在不同系統和數據庫中的信息的法律后果評估；決定多少信息可以成為公共的；管理工具和技術使用等。宏觀層面的挑戰則包括：管理層面的權力與責任的分散和低效；政策層面源于文件、檔案本質的變化要求管理的調整，主要在于定義、價值的判定、利用、處置、保存方面缺乏標準和原則以及評價；技術層面涉及捕獲、管理和保存上的困難；能力層面表現為資金與培訓的不足。

(3)從不同參與主體角度探討參與式的文檔管理

下面以Web 2.0環境中形成的信息為對象，以多主體參與作為文檔管理重構的方向，從不同參與主體的角度來探討獨立的或是協作的參與式的文檔管理。

學者圍繞在Web 2.0環境中呈現的契機和挑戰，從不同角度形成研究成果。這些研究從文檔管理的角度審視不同的參與主體在Web 2.0環境中的信息管理，具體地描述不同的主體如何管理在Web 2.0環境中形成的信息，以文檔管理的方式管理這些信息存在的困難，依此提供可供參考的構想、政策、指南、工具、案例等。

①從檔案機構或其他記憶機構即文件、檔案的永久保存者出發。這類應用性研究對Web 2.0的關注是在技術層面，通過Web 2.0的技術、工具和平臺來提升檔案管理水平，利用Web 2.0開展檔案工作，開通用戶參與的渠道與功能，分享檔案資源，與用戶開展良好互動。

Archivemetica的博客上在2005年就發布了一篇文章探討Web 2.0與利用數字檔案的關系，文章談及Web 2.0已經迅速成為有巨大市場的應用，將使網絡信息管理呈現去中心化，更能實現終端用戶的信任，因而需要探討數字檔案的所有者和管理者應如何利用Web 2.0的技術和實踐來脫離傳統、單向的檢索與瀏覽功能，從而使利用系統的質量和可用性得到提升。

隨著實踐和研究深入，archives 2.0作為新一代檔案館的提法也逐漸出現，并且有相對成熟的論述。archives 2.0不是archives和Web 2.0的簡單相加，而是要在檔案的實踐中融合開放性和靈活性，是將Web 2.0作為其中重要的一方面把長久以來的設想變成更廣泛的現實，建設開放、以用戶為中心、具備透明服務的智能型的檔案館。

同時，有學者提出“參與式檔案館”，區別于社區的參與式檔案管理，它是使用Web 2.0構建用戶參與的檔案館，主要表現為：第一，分散保存。保存功能由檔案工作者(或信息管理者)及參與者共同承擔，他們作為集體對檔案、背景以及利用有著深刻認識。第二，以用戶為中心。在參與式檔案館中，資源的可用性和可獲取性是第一重點，這將指導檔案的鑒定與保存，在檔案流程中要有更深層次的參與，需以用戶為中心。第三，更廣的背景化(contexualize)，這包括文件、檔案和整個管理流程。來源原則和背景原則是重點，除了關注傳統的文件、檔案的背景，它們的形成者、保管者和使用者亦是十分重要的背景。參與式檔案館的功能包括：協調和接收適合的信息；獲得一定的長期保管信息的權利；獨立或協作來構建社區；確保提供的信息能夠被獨立理解(提供相關背景)；遵循政策和程序，使得信息能夠依據所有規則保存，作為真實復件傳播；確保信息可用。凱特·天瑪認為參與式檔案館要更加廣義，她提出了archives 3.0，即要更加以“人”為本，除了專業人員以外的主體也參與檔案知識和資源的貢獻。

與參與式檔案管理不同，社區的參與式檔案管理雖然也強調參與，卻在Web 2.0產生前就已經存在，主要是指由社區的組成人員來參與構建所屬社區的檔案館，無論是線上還是線下的形式。但是，Web 2.0可以為社區的參與式檔案館構建提供更加便利和智能的平臺、技術和工具，無論是在研究還是實踐中都開始注重兩者的融合。

②從形成機構出發。黃新榮、吳建華對政務微博檔案化保存進行初步探討，在從業務價值、證據價值、信息價值肯定政務微博檔案化保存的必要性的同時，列舉出檔案化保存面臨信息量大、互動性、超媒體、即時性造成的檔案化保存困難，缺乏和平臺運營商的合作以及無存檔機制等不利影響因素，針對這些問題簡略提出重視微博檔案的管理、緊密地和平臺服務商合作、建立政務微博檔案保存機制的策略。

部分研究針對形成機構提出RM 2.0。史蒂夫·貝利2008年出版的專著《管理眾多：Web 2.0世界文檔管理的再思考》(Managing the Crowd:Rethinking Records Management for the Web 2.0 World)探討了Web 2.0技術對文檔管理的影響以及未來的管理方向。他明確對于那些使用Web 2.0技術而形成的文件、檔案的管理鴻溝，界定了Web 2.0技術在工作中的應用，并且審查了為何當前的文檔管理理論需要調整來適應社交軟件以及網絡技術。他提出一些前瞻性的方法來應對Web 2.0技術在當前和未來對現代文檔管理環境的影響。他質疑當前的鑒定和分類方案在社交網絡和數字環境中的有效性，關注文件形成者如何構造辦公室環境，要求推進一種新方法，而非要求形成者適應過時的實踐。

加拿大圖書和檔案館推出的系列研究性質的文章認為Web 2.0環境中信息是流動的，且處于復雜的網絡與系統中。信息是虛擬、不固定和持續變化的，其價值是多元的。如果要獲取、保存和提供信息資產，理論就需要被重新審視。例如，證據功能雖然不會消失，但是在轉移至Web 2.0環境中時會呈現不同特點。Web 2.0環境中的文檔管理需遵循三大原則：從模擬世界中走出，進入數字世界，重新考慮對象與實踐；深思熟慮，完整思考出全面的覆蓋技術、內容、社會文化的方案；立足于動態的環境中，構建出不同于以往的線性模型的授權模型。

英國同美國由于法律的規定，即在規定范圍內的政府機構、企業等需要依據法律的要求捕獲、歸檔與保存Web 2.0應用所形成的信息，因而形成主體與檔案機構具備一定的研究與實踐經驗。例如英國要求遵循 The Legal Deposit Regulations 2013，通過在法律規定范圍內的社交媒體等發布的信息都需收集備份。英國國家檔案館網站的社交媒體檔案庫就是其歸檔保存的體現。當前他們已有一定的途徑、工具與方法對這些信息實現檔案化管理如捕獲、歸檔等。主要方法為：檔案機構等記憶機構與發布平臺合作；使用和升級已有的網絡歸檔工具獲取信息；借用發布平臺的API。但這些方法都在保護原始性與真實性，在抓取背景信息數量及利用等方面存在不足。實踐也說明，面對海量的多主體來源的信息，社會歸檔可能是一種途徑，即單獨的記憶機構難以做到對這些信息的完全收集與保存，而是需要社會從個人到組織的共同合作。

而美國的法律環境也要求管理這些信息以保證其真實性與可靠性，保護其作為證據的價值，以便在法律事務中可以被承認、認證與發現。因而，需做到：理解社交媒體所形成的信息類型并決定哪些信息需要監控與收集；確認在必要的時候應從哪里獲取相關信息；確認相關社交媒體的安全程度；基于投資回報的理念選擇合適的收集或監控工具。

美國聯邦政府及各州政府的Web 2.0環境中信息的檔案化管理在很大程度上都有政策的支持與實踐上的進展。NARA、亞利桑那州圖書館、檔案館與公共文件部門等對業務機構如何歸檔和管理Web 2.0的應用如社交媒體、社交網絡形成的信息發布了相應政策。政策界定了Web 2.0，總結使用現狀，從合規性的角度以聯邦文件檔案法或是各州相關法案規范records的定義與管理需求，闡明了Web 2.0環境中信息歸檔的必要性。隨后，梳理了管理中將遇到的挑戰，以及相應的解決方法。比較有代表性的是NARA的《社交媒體文檔管理指南》，以及總結了各類捕獲工具及經驗的《社交媒體捕獲最佳實踐白皮書》，亞利桑那州發布的《公共機構電子通信、社交網絡與網絡文件通用保管期限表》。

③從個人(公眾)的角度出發。隨著技術的發展，數字生活也在發展，移動設備、在線社交網絡、Web 2.0，以及博客等無處不在，Facebook、Flicker還有移動電話里都保存著文件、檔案，捕獲和管理這些數字證據也面臨著更多的挑戰和機遇，文檔管理可以為個人信息管理提供方案。個人文件、檔案的管理亦可以借鑒此前機構電子文件管理的成果，如ICA《電子辦公室環境中的原則和功能要求》。

首先，研究著手建立個人網絡信息檔案化管理的概念與理論基礎，確認數字世界中的文件、檔案是什么，建立檔案理論與管理方法論。澳大利亞學者蘇·邁克米希從證據性角度對文件、檔案和記錄的信息進行區分，在文件連續體思想、后現代以及后殖民理論框架下利用新的社會技術和原住民的認知方式重構了檔案定義，涵蓋了更多形式的平行來源。她建議從個人和機構的二分法中脫離出來，將“我的證據”與“我們的證據”結合，關注數字世界中的文檔管理對形成集體和個人記憶的作用，個人文件、檔案的形式，以及個人和公共文檔管理的相互關系，與其他記錄的信息的關系。她認為，數字技術不僅改變了文檔管理的流程，還改變了什么是可歸檔的。隨著Web 2.0的廣泛應用，社會的互動與活動能夠在相互關聯的社交網絡中得以記錄，虛擬的個人和社區檔案館得以形成和再形成，也實現了新的網絡化和互動化的文檔管理活動，個人與公共的文檔管理通過共同的形成者融合起來。個人與機構處于監控之下，長期的所有權、保存和利用更加依賴于提供服務的平臺，很多問題在現有框架下無法解決，提供檔案服務和與用戶互動的方式也受到改變。檔案空間處于單個檔案機構的控制之下，但是檔案空間允許分享，多元的角度也可以得到呈現，只有檔案機構、組織、社區、個人、制定標準的主體和商業公司實現協作，云計算和網絡服務等才能得到有效運用。

其次，有研究針對某些種類的文件、檔案或是特定的個人文檔管理環節展開。例如對社交網絡形成的信息鑒定進行探討，認為通過帶有互動化特征的Web 2.0技術，個人越來越多地在網絡上留下蹤跡，但是鑒定面臨著許多困難：其分散性、鏈接的單向性和追蹤技術的限制使信息難以識別和收集，在不同的平臺也有不同的特點；社交網絡的本質是公共的網絡空間，這些信息的公共與私人界限日趨模糊，受到的注意力和互動程度并不均衡，這些都增加了價值判斷的復雜性；第三方平臺也有較多風險。針對這些困難，解決的思路重點是：理清收集的原因和對象；使用超鏈接作為收集標準的一種方法；做好網絡的人口統計，明晰這些收藏反映的是誰；將鑒定標準轉為收集策略。其中應考慮網絡人格的多面性，信息的多平臺；收集的邏輯性，收集的來源、頻率、參數，投入的分配；明確是要以深度為先還是廣度為先；注意對集體智慧的依賴而帶來的風險，且要融入專業檔案工作者的意見。其中，合作與利用自動化平臺是良好的管理實踐的重要因素。

最后，以案例分析的方法考察Web 2.0環境中個人文檔管理的現狀。有學者通過對Facebook的用戶進行網絡調查的500多份有效數據進行了分析：用戶如何使用Facebook來呈現自我和記錄每天的生活故事；他們是如何看待這種記錄的活動；通用的影響因素有哪些。研究發現，用戶通過Facebook與朋友、家人等交流和分享生活，盡管確實記錄了用戶的生活，但是用戶并不是為了記錄而記錄，也未意識到這些記錄的價值。如果要對有價值的記錄進行歸檔，面臨的困難包括多平臺的分散性、平臺不能滿足檔案管理的需求，多數用戶尚未意識到這些信息的價值等。在可信性研究中也有相似的發現，用戶的首要目的是分享，不太關注可信性的問題，可信性遇到的一些問題表現為：用戶不夠專業、信息遇到的技術刪除與篡改問題，缺乏規則來識別和公證。

④從網絡服務提供商的角度出發。以圖片類社交網絡進行的實證調查認為，這些圖片的記憶功能轉向交流功能，該特點與之相應提出的挑戰表現為：媒體集聚性，即通過相機、移動電話、電腦等移動設備與網絡的支持，圖片得以流動，在存儲、利用和分享過程中要考慮服務提供商作為第三方的權利問題，建立這些數字圖片的背景，長期保存和利用；連接性，是指數字圖片的利用者可以對數字照片貢獻內容，在互動中不斷變化，不同的系統和平臺也可能會造成數字照片的變化，因而數字圖片一直處于變化中，挑戰主要在于界定作者和數字構件方面；短暫性是指數字照片是為了虛擬交流而形成，并不是為了永久保存，挑戰主要在于遺忘價值的探討、保管期限、個人信息的利用和隱私保護的平衡、數字化和在線利用。

通過對Facebook功能的考察和用戶訪談來討論社交媒體賬戶在用戶去世后面臨的管理及利用障礙發現，Facebook現在的方法主要是在用戶去世后關閉用戶賬戶的瀏覽渠道，這在一定程度上破壞了作為信息重要背景的用戶之間形成的關系網。因而有這樣的提議：社交媒體的普遍應用形成了有價值的文獻遺產，它的保存需要相關利益者的共同努力，其中確定要解決的是這些信息的長期保存問題，從文件、檔案的角度確認文件、檔案是什么，有什么屬性，才能考慮怎樣從檔案的角度保存，這種需求應該在Web 2.0平臺與應用建設起就要考慮。

亦有從記憶機構的角度研究Web 2.0環境中的個人文檔管理，其中提到對這些信息的檔案化保管并不意味著需要進入傳統的檔案庫，而是鼓勵社交網絡的服務提供商制訂和實行長期保管的計劃，促進各主體相互協作。

⑤從綜合角度出發。以特里·庫克為代表的學者在很大程度上跨越公私邊界、虛擬與現實邊界以及檔案專業與業務邊界，提出了全景式的預測。這種預測中，Web 2.0既要作為工具來推動參與式檔案管理，也作為信息的形成與管理環境來實現從理論、方法論與實踐都實現重構的參與式的文檔管理。他們認為Web 2.0模糊了私人和公共的邊界，是對米歇爾·福柯提到的保管新時代的反映。其中，合作構建記憶與事件的集成循環是對文件、檔案生命周期階段劃分的進一步挑戰，令我們思考檔案工作者的角色是什么，如何處理在Web 2.0中生成的“流浪在外”的“野”文件、檔案的噪聲以及元數據缺失問題。重新考慮哪些現代檔案需要被管理與哪些不需要被管理，新媒體也為復活和保護被遺忘或銷毀的文件、檔案提供了機會。對于這樣一個邊界不斷擴張，在時間維度上不斷拓展的文檔管理的現象，庫克認為是繼證據、記憶、身份認同之后將要到來的第四范式的反映——參與式檔案管理：積極的檔案工作者導師、聯合的證據與記憶制作。他認為這樣的范式還在行進中，未真正到來。社區是第四范式的關鍵概念，是檔案的民主化，是對社會的回應，是受數字時代的交流形式和社區所要求。

蘇·邁克米希融合了她關于個人檔案管理的研究成果并提出了相似的看法，她基于澳大利亞的文件連續體、后保管理論、原住民的認知等，研究個人和集體在合作形成的數字時代如何呈現出多元的檔案宇宙。文件連續體和相關的理論方法為探索個人文檔管理形式、行為以及文化在復雜的“我的證據”與“我們的證據”的相互聯系的背景中討論多元性提供了概念框架。同時，Web 2.0等數字技術為個人和集體的文件、檔案形成與管理的行為提供了可能，并使集體和社會的互動在巨大的關聯的社交網絡中記錄下來成為可能，政府機構、私人公司、社區地址和個人數據成為相連的檔案集合。由此，澳大利亞學者弗蘭克·阿普沃德與蘇·邁克米希等學者提出文件管理信息學——連續體理論在網絡環境中的新體現。文件管理信息學，簡言之是網絡環境中檔案多元論框架下的文件連續體管理。英文的表達是recordkeeping informatics, recordkeeping是指檔案從形成(文件)、捕獲、組織到形成整體的過程，informatics是指信息學，即信息科學，它研究的是信息在自然和人工系統中的呈現、加工和交流。因而，一方面，文件管理信息學使用信息學來強調，歸檔的信息對象不能忽略，但首先關注的是不斷形成的流程。另一方面，對文檔管理的關注，是為了應對數字化信息聚合這樣一種生態所帶來的挑戰而提出的。在信息集聚、噪聲以及復雜性不斷增長的環境中，需要重塑思想、系統、流程以及實踐的途徑，形成的信息才能成為活動的證據。

它將文件連續體理論和元數據管理作為兩大基石，以多元化的視角和框架，立足于多主體參與信息形成、管理與利用的環境，從文檔管理的視角研究在集聚的信息環境中如何形成、捕獲、組織和多元化活動的應歸檔信息。元數據是從應用層面幫助在有噪聲的信息環境中形成對信息的歸檔管理，它關注的是信息在形成過程中的時間維度上的各個時刻，來源的結構化數據、流轉以及關系網。這可以幫助解決數字與網絡環境給文檔管理帶來的時間上的問題。

基于這兩大基石，文檔整理還需結合組織文化、業務流程以及文檔存取這三方面進行分析。組織文化關注的是機構與文檔管理相關的能力及環境要求的意識。業務流程是指要關注形成活動記錄的目的、職能、業務和工作流，在數字環境中，業務流程的分析不僅要關注自上而下對信息的使用和控制，也要考慮隨著網絡支持的信息和通信設施的使用而形成的自下而上的業務流程。文檔存取在數字環境中是要建立文件、檔案與信息的共享系統，而不是分散于不同的利用框架內。在政府的框架之外，社交媒體技術和終端使得文檔管理對數據的所有權和責任屬于用戶，個人正在積極使用智能網絡，而組織卻沒有將它們與組織系統鏈接。個人與組織的界限被挑戰著，組織沒有利用文件、檔案的方法來進行信息管理，文檔管理的社會維度被忽略，從而使文檔管理漏洞百出。在組織中，對文件、檔案和具有證據性的信息系統的數據信息分開管理使得利用的環境無序、腐敗和犯罪滋生，這些問題都對利用提出挑戰。

例如，形成于網絡環境中的數字個人與公共文件、檔案的特征被認定為個人與組織間新的合作形成者的社會和文化現象。在線業務活動例如網絡銀行、機票和住宿預訂、賬戶關系等直接把個人納入網絡交易共享的文件、檔案的共同形成中。雖然這在紙質世界中也存在，但是數字技術和社交媒體使得在共享和網絡的空間中不同方面可以同時存在，準備好了對所有利益相關者參與的支持，包括捕獲內容與背景元數據，協調相互權利和協議以鑒定、利用和注釋文件、檔案及貢獻新的視角。數字技術能把不同背景中口述的描述和記憶同書寫的文件、檔案連接起來，保存在不同的機構庫中。他們可以從不同的視角提供與這些連接的文件、檔案相關的觀點。例如，擴展的個人檔案在范圍上包括由他自己的個人文件、檔案，其他人和組織保管或是存儲在共享的數字空間業務以及社會互動的文件、檔案。數字網絡和文件、檔案系統可以通過組織、社區、個人、家庭、政府以及社區檔案館、圖書館、博物館、藝術廊連接許多不同的檔案館、組織和個人。他們可共同控制并且對文件、檔案執行協商一致的權利，可以容納不同類型、形式及媒體的文件、檔案。澳大利亞的文件、檔案系統和相關的元數據基模可以呈現不同的來源，提供個人、社區、集體和社會視角。社交媒體和其他數字技術已經可以支持個人和集體文檔管理新的結合以及在保管之外的檔案管理行為。這些技術支持個人以不同形式在共享的空間里互動地記錄他們的生活，并與政府、企業、社區檔案館、圖書館以及其他文化機構的文件、檔案互動。

1.3.2.4 反面性研究

當然，有研究指出，Web 2.0的影響被擴大化了。

(1)文檔管理理論在Web 2.0環境中的進化不僅是對技術變化的回應，也是學科和實踐基礎的表達，因而不用夸大Web 2.0的影響。例如技術變化確實提升了對社區的關注，但這并不是新議題，在此前的文檔管理中就有。Web 2.0的出現在技術上促使原有的思考更加深入，有了實證和印證的平臺，但不過是對此前理論的發展與實證。如第三方平臺的保管也是驗證后可能適用于那些保存在第三方系統的信息和文件、檔案。

(2)Web 2.0在當前的接受程度和體現出的民主化現象被夸大。業余者在寫作、新聞報道、出版、音樂等領域的參與甚至降低了智能和文化論述的質量，給現代社會帶來了更多的噪聲。這并非要求文檔管理忽略Web 2.0，而是要承認其不足之處及帶來的不良影響。

(3)夸大Web 2.0對文件、檔案定義的影響。盡管Web 2.0廣泛應用，但是紙質范式依然存在，且有很大影響。網絡信息更多是體現在人與人的交流方面，在行政管理使用的計算機中的影響有限。

1.3.2.5 相近學科的研究

與檔案學相近的學科如圖書館學等同樣也有諸多研究認為參與將成為記憶機構當前與未來的走向，因而提出參與式的博物館與圖書館2.0。

(1)Web 2.0環境中的參與式博物館

隨著數字與網絡技術的發展，文化權力中心也從年老和具有經驗的實踐者轉向更加年輕和敏捷的專家與非專家，他們以“光速”進行交流及分享收藏。Web 2.0和社交媒體對博物館提出了這樣的問題：這樣的轉變有多重要，能持續多久？每個人都能成為講故事的人嗎，是歷史的闡釋者、保管者和講解員嗎？新的虛擬世界中真實的物體還重要嗎，真實的專家呢？真實和虛擬的世界能夠相互學習嗎，是否在動態的對話當中？

參與式的博物館在Web 2.0環境中逐漸成形與壯大，得到研究者和實踐者的推崇。英國Worcester市藝術畫廊和博物館的Top 40項目、Lodz Ghetto兒童項目、Lore城市記憶動態故事地圖項目等都使用Web 2.0來建立參與式的博物館。在參與式的博物館中，更多的用戶同博物館對話，參觀者形成的東西可以在博物館展覽；參觀者的評論會形成最受歡迎或刺激的展覽品的地圖，可以幫助參觀者找到有同樣興趣的人，參與特殊內容的活動或討論；為用戶和博物館員工相互提問提供論壇。這樣的想法或者實踐在Web 2.0出現前就已經產生了，但由于Web 2.0能夠支持用戶通過信息進行網絡行為，同時能夠對用戶的這些參與性行為形成反饋，為實現參與式的博物館帶來了前所未有的機會。

參與式的博物館能夠讓用戶將自己的故事、圖片、視頻等上傳，將自己放置于歷史的地圖上，這是前所未有的項目。用戶能夠通過Web 2.0提供的點贊、做標簽、評論、博客、書簽等簡易的方式獲得對話的渠道。一方面，用戶可以通過網絡的協作式的知識共享方式從博物館獲得學習和研究的資源。另一方面，用戶被賦予一定的權利以發聲，讓人們聽到他的聲音。由此，歷史能夠從不同的角度得到說明，多元的觀點和聲音能夠通過整體博物館呈現，不同的主體參與集體記憶的構建。

(2)Web 2.0推動的圖書館服務新模式：圖書館2.0

圖書館更早關注到Web 2.0的影響，無論是專業期刊還是網上論壇，都更多的是探討Web 2.0對圖書館的影響，提出構建圖書館2.0。圖書館2.0是圖書館新的服務模式。圖書館2.0的核心是以用戶為中心，邀請用戶參與實體及虛擬服務。最早引入圖書館2.0概念的是邁克爾，隨著更多的研究者和圖書館員參與到圖書館2.0的討論中，各自不同的看法形成了，它是一種思考方式，一種運作方式，不僅關于利用，還關注分享。

對圖書館2.0較為一致的界定包括：

①這樣的圖書館是無所不在的。圖書館2.0可以在需要的時候通過各種設備或是通過圖書館以外的服務例如門戶、虛擬學習環境和電子商務應用等提供服務。圖書館2.0能夠實現“無墻”訪問，無論何時何地用戶都能在需要的時候在網絡上獲取服務。

②圖書館無障礙。圖書館2.0的方法能夠保證圖書館管理的信息資源是時刻準備好的，障礙是最小化的。在圖書館2.0的模型中，資源的利用和再利用是允許且是受鼓勵的。由于許多政府采用了信息自由政策，用戶對圖書館所管理的信息的利用期望有了很大提升。圖書館2.0需與用戶以及其他圖書館相關利益者合作以提高信息的可用性，現代圖書館員必須持續致力于減少使用服務和圖書館的障礙。

③圖書館邀請參與。圖書館2.0邀請和促進參與性的文化，吸收志愿者員工，這種概念在當前Web 2.0環境中的維基、博客、社交書簽系統、RSS中更加明顯。

④圖書館2.0使用靈活性最好的breed系統。這種模式要求圖書館和各類合作伙伴形成新的關系，在這種關系中，所有主體都盡量排除核心服務在運行中面臨的限制。圖書館2.0挑戰了傳統的繁雜的提供服務和產品的程序，各種構建創新性地融合。圖書館員依賴于用戶和管理者的專業知識與期望，從而識別獲取及使用合適的系統來高效地提供服務。

1.3.3 有待拓展的空間

總的來說，目前的研究多是方向性上的，未能具體映射出Web 2.0對社會、文化、技術等方面的影響在檔案世界的表現，這使得研究在宏觀層面未搭建起成熟的理論與方法論框架，在中觀層面沒有梳理出理論與方法論構件，而在微觀層面也沒有說明具體的管理環節如何落實等。具體表現為以下幾個方面：

(1)現狀調查與研究不足

Web 2.0環境中的信息主體多元，有著共同參與形成信息的現象，形成的信息源自方方面面的活動。這些信息是文件、檔案的重要來源，只有了解它們的基本狀況，才能了解管理需要。而目前對Web 2.0環境中的信息乃至文件、檔案形成的研究都比較分散，有針對政府機構、企業乃至個人的，卻沒有深入分析形成的信息以及這些信息管理層面上的現狀，例如這些信息源于哪些主體和活動，其形式、內容、結構、特點、價值如何，當前由誰來管理，如何管理等諸多涉及檔案化管理的問題并未得到完備解答。

現狀調查的不足同樣表現在Web 2.0同檔案化管理的雙向分析不足上：一方面，檔案化管理深入參與Web 2.0環境中的必要性分析還不足。信息形成主體、信息技術部門、圖書館、博物館、信息管理部門、信息形成平臺等都在踐行著對Web 2.0環境中所形成信息的管理。當前的研究未能說明在競爭者與合作者諸多的Web 2.0環境中，檔案化管理對這些信息的必要性，尤其是對當前產生海量信息的個人主體而言，這方面的研究更加有限。

另一方面，Web 2.0環境中檔案化管理升級的必要性研究不足。這表現為Web 2.0對檔案化管理的影響研究不夠充分。受限于現狀調查與研究不足，檔案領域還未能明晰Web 2.0環境中對檔案化管理從概念基礎到管理本身有何機遇與挑戰，是否需要檔案化管理有一定的調整，如需調整，調整程度如何，調整方向是什么。

(2)對Web 2.0環境中檔案化管理對象的界定不足

隨著社會、文化與技術等環境的變化，文件、檔案以及信息概念的內涵與外延會有所變化，也需要有所堅守。在多主體參與的信息世界中，需要理解不同主體對文件、檔案的認知是什么，而檔案理論與實踐中已有的界定是什么，如何在Web 2.0環境中獲得相對統一的界定。而在目前的研究中，尚無明確定論。

(3)參與的界定與闡釋不足

盡管在Web 2.0出現以前，參與式的檔案管理就以形成機構、檔案機構以及公眾或社區等主體的相互協作的方式存在，但在Web 2.0環境中，無論是在研究還是實踐層面，參與式的檔案管理在對象、形式、方法、主體和目的上都有一定的變化。在目前的研究中，參與只是在宏觀層面作為一種構想的方向，在部分案例中予以某一方面的呈現，無論是庫克的社會/社區范式還是弗蘭克的文件管理信息學，都只是給予了初步的設想，參與在其中如何呈現，有哪些要素，最后的輸出結果是什么，如何實現，都還缺乏具體的界定與闡釋。

(4)多數研究有待深入

一方面，表現在理論與管理方法論的構建上。目前的研究主要是尋找理論與管理方法論基礎，但都還未能厘清具體內容。RM 2.0主要是從方法論層面尋找管理上需要變化的方向，但未闡明在這樣的方向下，各個檔案化管理的環節是怎樣的。再以庫克所描述的社會/社區范式為例，在本質上是對參與式檔案化管理的未來形態的預測，與Web 2.0的發展趨勢一致，但是這種預測并沒有更多的理論與實踐支撐，盡管已有一定參與式的檔案化管理實踐與理論，但與Web 2.0環境結合得甚少。總的來說，鑒于研究時間所限，以及這些信息進行檔案化管理的復雜性，研究在一定程度上仍處于框架層面。

另一方面在于具體的管理環節上。當前的研究并未對所有環節都有涉及。如果以政策為文獻源，政策最為豐富的美國則主要是聚焦于捕獲和保存的環節。理論研究側重于利用環節，對形成、收集、整理、鑒定等環節的研究十分有限。而即使各個環節或不同方面問題的研究存在，也是零散且深度不足的，除了利用環節有相對較多的研究成果，其他環節或方面的研究成為規模的不多。即便是作為核心環節的歸檔、鑒定等，基于Web 2.0環境的研究也很少。在個人信息的檔案化管理中歸檔與鑒定有所研究，但也不多。

由此，研究不足可簡要表現為：未能深入調查與理解Web 2.0環境中構建的信息環境，理論層面未闡明概念基礎，方法論方面未指明參與走向是怎樣的，管理環節上既無全盤的貫通，各個環節也缺少深入的探討。這在一定程度上是受實踐的不足與復雜性的影響，但是Web 2.0環境中不同主體形成信息的數量是幾何級的，若是沒有相對應的指導，在多變的Web 2.0環境中，應當納入檔案化管理的信息存在失去管理的風險，納入檔案化管理的信息也會存在管理不善的風險。