1.4 Access 2013工作界面

啟動Access 2013后，就會出現Access 2013的工作首界面。它提供了創建數據庫的導航，當選擇了新建空白數據庫或預定義的模板數據庫后，就正式進入工作界面，如圖1-15所示。

Access 2013的界面與2010版本非常相似，界面頂部主要由標題欄、快速訪問工具欄、功能區和各標簽組成，中間由導航窗格和數據庫對象工作區組成，底部紅色區域則為狀態欄。與2010版本最大的不同就是在右上角增加了用戶信息部分。

1. 標題欄

標題欄位于界面的最上方，用于顯示當前打開的數據庫文件名。在標題欄右側有4個按鈕，依次為【幫助】、【最小化】、【最大化】和【關閉】按鈕。這是標準的Windows應用程序的組成部分。

2. 快速訪問工具欄

快速訪問工具欄是一個可自定義的工具欄，位于標簽欄上方，如圖1-16所示。它提供了對最常用的命令，例如保存、撤銷等命令的即時、單擊訪問。

單擊快速訪問工具欄右側的向下三角箭頭，彈出【自定義快速訪問工具欄】列表，用戶可以在該列表中設置要在工具欄中顯示的命令。若某命令在工具欄中顯示，其前面會呈現已選中狀態，如圖1-17所示。

3. 功能區

Access 2013的功能區以標簽的形式，將通常需要使用的菜單欄、工具欄、任務窗格和其他組件分類組合在一起。通過該功能區，用戶只要根據需要在特定的位置查找命令選項，就可以方便快捷地查找到相關命令。

功能區中主要包含有4個標簽，分別為【開始】、【創建】、【外部數據】和【數據庫工具】標簽，分別對應不同的選項卡。對于Access不同的對象，除了這4個基本標簽外，還會出現其他相關的標簽，如圖1-15所示，打開“表1”時，新增了以黃色顯示的【字段】標簽和【表】標簽，對于這類標簽所對應的標簽，又稱為上下文命令標簽，將在后面章節中介紹。

在功能區的標簽下，某些組中的選項圖標顯示是灰色的，表示當前狀態下禁用。并且有些組的右下角有下拉箭頭按鈕，單擊該按鈕可以彈出對話框，設置數據庫對象。

1）【開始】選項卡

【開始】選項卡包括【視圖】、【剪貼板】等6個工具組，如圖1-18所示。

通過該選項卡，用戶可以完成以下功能。

●在【視圖】組中可切換不同的視圖。

●在【剪貼板】組中進行剪切、復制和粘貼操作。

●在【排序和篩選】組中對記錄進行排序和篩選操作。

●在【記錄】組中對記錄進行新建、刷新、刪除或拼寫檢查等操作。

●在【查找】組中進行查找和替換操作。

●在【文本格式】組中可設置當前記錄的字體、字號、背景色、對齊方式等。

2）【創建】選項卡

【創建】選項卡包括【模板】、【表格】等6個工具組，如圖1-19所示。利用該選項卡下的后面5個組，用戶可創建不同的數據庫對象。并且在每個組中，還可通過不同的方式來創建對象。例如，在【查詢】組中，用戶可通過【查詢向導】和【查詢設計】兩種方式創建一個查詢。

在【模板】組中，單擊【應用程序部件】右側的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中可以看到，通過【模板】組，用戶可創建已經初步布局的空白窗體和各種常用的模板，如圖1-20所示。

3）【外部數據】選項卡

【外部數據】選項卡包括【導入并鏈接】、【導出】2個工具組，如圖1-21所示。

通過該選項卡，用戶可以完成以下功能。

●在【導入并鏈接】組中可將其他格式的外部數據，例如Excel電子表格、txt文本文件或XML文件等格式的數據導入到Access數據庫，或創建鏈接，從而鏈接到這些外部數據。

●在【導出】組中可將Access數據庫對象導出為各種格式的數據。

4）【數據庫工具】選項卡

【數據庫工具】選項卡包括【工具】、【宏】等6個工具組，如圖1-22所示。

通過該選項卡，用戶可以完成以下功能。

●在【工具】組中可壓縮和修復數據庫。

●在【宏】組中可啟動Visual Basic編輯器或運行宏。

●在【關系】組中可查看和創建表關系，還可查看數據庫中對象的相關性。

●在【分析】組中可分析表或整個數據庫的性能。

●在【移動數據】組中可拆分數據庫或將表導出到SharePoint網站。

●在【加載項】組中可查看、添加或卸載可用的加載項。

4. 【文件】選項卡

在功能區左側，還有【文件】選項卡。這是一個特殊的選項卡，它的結構、布局與其他選項卡完全不同。選擇該選項卡，進入文件操作界面。可以看到界面分為左、右兩個部分，左側由【信息】、【新建】等一組命令組成，右側則顯示選擇不同命令后的界面，如圖1-23所示。

●選擇【信息】命令，可壓縮和修復數據庫、設置密碼或查看數據庫屬性。

●選擇【新建】命令，進入【新建】界面，用戶既可以新建一個空白數據庫，又可以通過Access 2013提供的模板，新建一個模板數據庫。

●選擇【打開】命令，用戶可選擇打開數據庫的目錄及方式。其中“OneDrive-個人”是Access 2013新增的內容，為云端存儲位置，如圖1-24所示。

●選擇【保存】命令，可保存當前數據庫。

●選擇【另存為】命令，可在計算機其他位置保存數據庫或將數據庫打包并簽署。

●選擇【打印】命令，可快速打印當前對象、設置打印選項或查看打印預覽。

●選擇【關閉】命令，可關閉當前數據庫。

●選擇【賬戶】命令，可登錄到Office。

●選擇【選項】命令，將打開【Access選項】對話框，通過各選項界面，用戶可對數據庫進行設置，如圖1-25所示。

5. 導航窗格

導航窗格位于窗口左側，用于組織和管理當前數據庫中各數據庫對象，如圖1-26所示。單擊導航窗格右上角的【展開/折疊】按鈕或，可以展開或折疊導航窗格。

在導航窗格中，既可以設置要顯示的對象，還可以設置分組方式。單擊導航窗格右側的下拉按鈕，彈出下拉列表，如圖1-27所示。在【瀏覽類別】列表項中用戶可以選擇分組的方式，在【按組篩選】列表項中用戶可選擇顯示哪些對象。例如，選擇按“表和相關視圖”方式來分組，如圖1-28所示。

在導航窗格中選擇任一對象，雙擊即可打開該對象。或右擊，在彈出的快捷菜單中選擇某個菜單命令，以執行相應的操作，如圖1-29所示。

在導航窗格空白處右擊，彈出快捷菜單，如圖1-30所示。在【類別】級聯菜單中同樣可以設置分組方式，在【排序依據】級聯菜單中可以設置當前對象的排序依據等。

6. 數據庫對象工作區

在左側導航窗格中選擇某數據庫對象，在右側即可對其進行查看、修改、設計等操作。簡而言之，對Access所有對象進行的所有操作都是在此工作區中進行的。

當打開多個對象時，系統默認將其顯示為選項卡式文檔，方便用戶與數據庫的交互，如圖1-31所示。

7. 狀態欄

狀態欄位于窗口底部，用于顯示狀態信息、屬性提示、操作提示等。單擊狀態欄右側的各按鈕，還可切換視圖。圖1-32為一個窗體的【窗體視圖】中的狀態欄。

8. 使用快捷鍵

在工作界面中，快捷鍵默認是不顯示的。若想顯示快捷鍵，則按一下Alt鍵，可以看到每個可用功能的上方都有快捷鍵顯示。例如，選擇【文件】選項卡功能的快捷鍵為F，【保存】功能的快捷鍵為1等，如圖1-33所示。

在當前狀態下，按下相應的快捷鍵，即可執行相應的功能。例如，按下C鍵，就會打開【創建】選項卡，并顯示出該選項卡中各功能的快捷鍵，如圖1-34所示。