第七節(jié)　管理公文常識

一、考點精講

（一）管理概述

1．管理的含義與性質(zhì)

（1）管理的含義

管理是指社會組織為了實現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)，在一定的環(huán)境中，通過計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等活動，協(xié)調(diào)組織的各種資源的過程。管理（manage）是以人為中心進(jìn)行的協(xié)調(diào)活動。

管理包括四層次含義：

①管理是為了實現(xiàn)組織未來目標(biāo)的活動；

②管理的工作本質(zhì)是協(xié)調(diào)；

③管理工作存在于組織中；

④管理工作的重點是對人進(jìn)行管理。

管理就是制定，執(zhí)行，檢查和改進(jìn)。制定就是制定計劃（或規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)等）。執(zhí)行就是按照計劃去做，即實施。檢查就是將執(zhí)行的過程或結(jié)果與計劃進(jìn)行對比，總結(jié)出經(jīng)驗，找出差距。改進(jìn)首先是推廣通過檢查總結(jié)出的經(jīng)驗，將經(jīng)驗轉(zhuǎn)變?yōu)殚L效機制或新的規(guī)定；其次是針對檢查發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行糾正，制定糾正、預(yù)防措施。

（2）管理的性質(zhì)

管理作為一種普遍的社會活動，起源于社會成員勞動的集體性，以及社會成員在勞動和社會生活過程中相互交往的必要性。作為一種特殊的實踐活動，管理具有自己獨特的性質(zhì)。

管理既是科學(xué)又是藝術(shù)。管理的科學(xué)性指它是由一系列相互關(guān)聯(lián)的概念和原理構(gòu)成的知識系統(tǒng)，具有普遍性和真理性。管理的藝術(shù)性則是指其富有創(chuàng)造性的運行方式和方法，即在具體的實踐過程當(dāng)中，創(chuàng)造性地靈活應(yīng)用科學(xué)知識，將知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的技巧。管理所面臨的問題和環(huán)境隨時都在變化，因此沒有可重復(fù)驗證的、一成不變的規(guī)律可循。

【例】管理的一般性是指（　　）。

A．管理普遍存在于一切社會協(xié)作和社會公共生活過程中

B．管理具有特定的社會歷史性質(zhì)

C．管理必須按照客觀規(guī)律，按照科學(xué)規(guī)范的要求，運用科學(xué)的方法來進(jìn)行

D．一切管理活動都應(yīng)該從實際出發(fā)，具體情況具體分析

【答案】A

【解析】管理的普遍性指管理是普遍存在于一切社會協(xié)作和社會公共生活過程中的活動。

①管理具有科學(xué)性

管理具有科學(xué)的特點，以反映客觀規(guī)律的管理理論和方法為指導(dǎo)，有一套分析問題、解決問題的科學(xué)的方法論。而且，作為總結(jié)管理規(guī)律的管理學(xué)所具有的特點也足以證明管理是一門科學(xué)。

②管理具有藝術(shù)性

管理是一種隨機的創(chuàng)造性工作，它不像有些科學(xué)那樣可以單純通過數(shù)學(xué)計算去求得最佳答案，也不可能為管理者提供解決問題的具體模式，它只能使人們按照客觀規(guī)律的要求，實踐創(chuàng)造性管理。從這個意義上講，我們說管理是一種藝術(shù)。

③科學(xué)性和藝術(shù)性的關(guān)系

管理具有科學(xué)性和藝術(shù)性的雙重特點，管理學(xué)的科學(xué)性和藝術(shù)性并不是互相排斥的，而是互相補充的。管理的科學(xué)性來自管理的實踐，管理的藝術(shù)性要結(jié)合具體情況并在管理實踐中體現(xiàn)出來，兩者是統(tǒng)一的。

2．管理學(xué)基本原理

（1）人本原理

①概念

行政管理是由內(nèi)外多種相關(guān)因素共同作用的活動過程。其中，人是最主要的因素和決定因素，行政管理主要就是管人管事，它要求人們在管理活動中堅持一切以人為核心，以人的權(quán)利為根本，強調(diào)人的主觀能動性，力求實現(xiàn)人的全面、自由發(fā)展。現(xiàn)代國家都十分重視人的因素在行政管理中的地位和作用，認(rèn)為人事問題“是行政的核心”，人事制度“是一切行政的基礎(chǔ)”。人本原理的實質(zhì)就是充分肯定人在管理活動中的主體地位和作用。西方一位管理大師指出：“管理功能的精髓則在于知人善任，激勵優(yōu)秀人才。”

②基本精神

a．人是行政管理活動的主體和核心；

b．搞好行政管理的關(guān)鍵是做好人的工作；

c．搞好行政管理要靠一批優(yōu)秀的行政管理人才；

d．社會主義國家的行政管理，理應(yīng)更能夠科學(xué)地掌握和貫徹人本原理。

（2）激勵原理

①核心

激勵原理是根據(jù)人的行為規(guī)律，通過強化人的動機，以調(diào)動人的積極性的一種理論。沒有動力，事物不會運動，組織不會向前發(fā)展。在組織中只有擁有強大的動力，才能使管理系統(tǒng)得以持續(xù)、有效地運行。激勵原理的核心是以人們各種需要為基本內(nèi)容的動力問題。

②動力的三種基本類型

動力的正確運用和需要滿足度的提高，能產(chǎn)生巨大的激勵力。根據(jù)人們需要的不同層次和內(nèi)容，激勵的動力分為三種基本類型：物質(zhì)動力、精神動力、信息動力。

（3）能級原理

①概念

能級原理是指管理的組織結(jié)構(gòu)與組織成員的能級結(jié)構(gòu)必須相互適應(yīng)和協(xié)調(diào)，這樣才能提高管理效率，實現(xiàn)組織目標(biāo)。能級原理中的“能級”，是指組織成員在一定條件下，能對實現(xiàn)組織目標(biāo)起作用的各種能力之和的差別。

②應(yīng)用原則

a．能級的劃分與組合應(yīng)保證行政組織結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性和有效性；

b．不同的能級應(yīng)具有不同的責(zé)任、權(quán)力和利益，實行責(zé)權(quán)利一致的原則；

c．各類能級必須動態(tài)對應(yīng)。

（4）系統(tǒng)原理

①概念

運用系統(tǒng)理論，對行政管理對象進(jìn)行系統(tǒng)分析，研究系統(tǒng)內(nèi)部以及系統(tǒng)與外部環(huán)境之間的有機聯(lián)系，著力于發(fā)揮系統(tǒng)的整體功能，以實現(xiàn)行政管理最優(yōu)化的原理，就是行政管理中的系統(tǒng)原理。

②系統(tǒng)的基本特性

系統(tǒng)，就是相互有機聯(lián)系、相互作用的諸元素的綜合體。系統(tǒng)具有以下基本特性：

a．整體性：通常理解為“整體大于部分之和”，即系統(tǒng)的功能不等于要素功能的簡單相加，而是往往要大于各個部分功能的總和；

b．內(nèi)部相關(guān)性：任何較為復(fù)雜的系統(tǒng)內(nèi)部都有一定的層次結(jié)構(gòu)，彼此相關(guān)，其中低一級的要素是它所屬的高一級系統(tǒng)的有機組成部分；

c．環(huán)境相關(guān)性：任何系統(tǒng)都存在于一定的環(huán)境之中，都要和環(huán)境有現(xiàn)實的聯(lián)系，系統(tǒng)有隨環(huán)境的改變而改變其結(jié)構(gòu)和功能的能力；

d．目的同一性：系統(tǒng)若干要素的集合，就是為了實現(xiàn)一定的目的。

結(jié)合行政管理實踐揭示這些特性，就是系統(tǒng)原理的基本內(nèi)容。

（5）權(quán)變原理

①定義

權(quán)變原理是指根據(jù)系統(tǒng)所處的內(nèi)外環(huán)境因素，因勢利導(dǎo)，隨機應(yīng)變，適時調(diào)整管理對策和管理方法的一種管理理論。

②基本精神及其運用

這一原理的基本精神及其運用可概述為三點：

a．管理要素，復(fù)雜多變；

b．審時度勢，相機權(quán)變；

c．追求實效，實現(xiàn)目標(biāo)。

（6）效益原理

①定義

效益原理是指在行政管理活動中，按照行政目標(biāo)的要求，力圖以盡可能少的行政總投入，獲得盡可能多的行政總產(chǎn)出。它揭示了行政管理的目的屬性，國家行政機關(guān)的一切職能、措施、手段和方法等，最終都是為了獲得更佳的行政效益。

②運用效益原理必須正確處理的關(guān)系

在行政管理中運用效益原理，必須正確處理好幾個方面的關(guān)系：

a．整體效益和局部效益的關(guān)系；

b．行政管理的直接效益與整個社會目標(biāo)的關(guān)系；

c．長遠(yuǎn)效益和當(dāng)前效益的關(guān)系。

3．管理的一般過程

（1）計劃

計劃是五種管理職能中最基本的一項職能，它涉及的問題是要在未來的各種行為過程中作出抉擇，其他四項管理職能都必須反映計劃職能的要求。

①計劃工作的分類

計劃的種類有很多，可以按不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，常見的分類標(biāo)準(zhǔn)有：按計劃的期限劃分，按計劃的明確度劃分，按計劃范圍的廣度劃分和按計劃的表現(xiàn)形式劃分。計劃按時間可以分為三種：短期計劃、中期計劃、長期計劃。

②計劃工作的主要內(nèi)容

a．做什么，就是要明確計劃的目標(biāo)任務(wù)和要求，明確每一個時期的中心任務(wù)和工作重點；

b．為什么做，就是要明確設(shè)立目標(biāo)任務(wù)的必要性，并論證實現(xiàn)目標(biāo)任務(wù)的可行性；

c．何時做，就是選定計劃實施的時機，以及規(guī)定計劃中各項工作的開始和完成的進(jìn)度，以便進(jìn)行有效地控制，

對能力資源進(jìn)行平衡；

d．何地做，就是規(guī)定計劃實施地點或場所，了解計劃實施的環(huán)境條件和限制，以便合理安排計劃實施的空間組織和布局；

e．誰去做，就是計劃不僅要明確規(guī)定目標(biāo)任務(wù)、地點和進(jìn)度，還應(yīng)規(guī)定由哪個主管部門負(fù)責(zé)；

f．怎樣去做，就是制定實施計劃的措施，以及相應(yīng)的政策和規(guī)則，對資源進(jìn)行合理分配和集中使用，對人力、

生產(chǎn)能力進(jìn)行平衡，對各種派生計劃綜合平衡等。

（2）組織

①定義

組織就是建立企業(yè)的物質(zhì)和社會的雙重結(jié)構(gòu)。它包含明確組織所承擔(dān)和需完成的任務(wù)，由誰去完成任務(wù)，組織機構(gòu)的設(shè)置，信息指令的傳遞渠道的建立，以及權(quán)力的劃分和組織任務(wù)的工作的協(xié)調(diào)。

②組織工作的主要內(nèi)容

a．組織總是具有目標(biāo)的，目標(biāo)決定著組織的活動范圍和性質(zhì)。因此，組織機構(gòu)的設(shè)置，人員的調(diào)配，職位、職責(zé)和職權(quán)的確定，都必須服從于組織的目標(biāo)；

b．為了履行職責(zé)和行使責(zé)權(quán)，實現(xiàn)組織目標(biāo)，需要進(jìn)行組織設(shè)計，按一定標(biāo)準(zhǔn)建立組織機構(gòu)，并明確各組織機構(gòu)的責(zé)權(quán)范圍和它們之間的關(guān)系；

c．為了完成組織任務(wù)，實現(xiàn)組織目標(biāo)，管理者的重要任務(wù)之一是行使組織職能，把人、財、物、信息等進(jìn)行合理有效地組合，以充分發(fā)揮其各自的效能。

（3）領(lǐng)導(dǎo)

①定義

領(lǐng)導(dǎo)就是為尋求從企業(yè)擁有的所有資源中獲得盡可能大的利益，引導(dǎo)組織達(dá)到它的目標(biāo)。它包含如何確定領(lǐng)導(dǎo)的模式；如何去激勵下屬，引導(dǎo)他們實現(xiàn)組織的目標(biāo)；如何選擇有效地溝通渠道，增強人們的相互理解，以及解決組織成員之間的沖突。

②有效的領(lǐng)導(dǎo)

任何領(lǐng)導(dǎo)者或潛在領(lǐng)導(dǎo)者的性格均充滿力量。嚴(yán)重的個性缺陷不能被忽視，它們將總是使領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)無法產(chǎn)生實效。有效的領(lǐng)導(dǎo)要求管理人員在合理的制度（領(lǐng)導(dǎo)體制）環(huán)境中，利用優(yōu)秀的素質(zhì)、采用適當(dāng)?shù)姆绞健⑨槍M織成員的需要及特點，采取一系列措施去提高和維持組織成員的工作積極性。

【例】下列不屬于領(lǐng)導(dǎo)者的三項基本職能的是（　　）。

A．觀念技能

B．人事技能

C．管理技能

D．技術(shù)技能

【答案】C

【解析】領(lǐng)導(dǎo)者的基本技能包括技術(shù)技能（Technical Skills）、人事技能（Human Skills）和觀念技能（Conceptual Skills），即THC技能。T技能即技術(shù)技能，是指正確地掌握了從事一項工作所需的技術(shù)和方法。H技能即人事技能，是指在工作中與人打交道的技能。C技能即觀念技能，包括對事物的洞察、判斷和概括技能。對各種不同類型組織的領(lǐng)導(dǎo)者來說，具備THC技能是一種普遍要求。

（4）控制

①定義

控制是根據(jù)組織的計劃和事先規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督檢查各項活動及其結(jié)果，并根據(jù)偏差或調(diào)整行動或調(diào)整計劃，使計劃和實際相吻合，保證目標(biāo)實現(xiàn)的行為。控制的實質(zhì)就是使組織進(jìn)行的各項工作盡可能的符合計劃和按照計劃運轉(zhuǎn)，并完成計劃中所指定的各項目標(biāo)。它包含控制標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置，現(xiàn)場的監(jiān)督與管理，收集工作進(jìn)行的信息，將信息與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)工作中的缺陷，及時地采取糾正措施，確保組織工作能沿著正確的軌道前進(jìn)。

②控制的過程

a．確定業(yè)績目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)或指標(biāo)；

b．考核實際業(yè)績；

c．比較實際業(yè)績與選擇標(biāo)準(zhǔn)；

d．評估結(jié)果，如果沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的話，采取糾正行動。