第7章　管理信息

7.1　課后習題詳解

一、案例：上海港龍吳港務公司信息化管理

思考題：

1．信息在企業中起著什么樣的作用?

答：管理的本質工作——決策，以及管理的各項職能——計劃、組織、領導、控制和創新，都需要一定數量和質量的管理信息作為依據和前提。管理信息的獲取、處理、維持及分配是管理的一項基礎性工作。

信息在企業中的作用體現在：

（1）信息能提高企業經營管理信息的準確性和及時性，有助于企業決策的進一步科學化。

（2）信息化能促使企業業務辦事程序和管理程序更加合理，從而有助于增強企業的快速反應能力。

（3）信息能進一步促進企業資源的合理組合及利用，使其在現有資源條件下達到最佳利用效果，從而大大提高企業的生產經營效率和管理效率。

（4）信息能給企業提供一個的強大、快捷的信息交流平臺，有助于我們緊緊跟蹤一些先進經驗和成果，從而有助企業的發展，提高員工的創新能力。

2．龍吳港務公司在信息方面存在著哪些不足?有何改進意見?

答：（1）龍吳港務公司在信息方面不足

①信息調研不充分。由于信息調研不充分從而導致決策失誤，影響企業效益。

②認識不夠。有調查顯示，公司很少有人能夠認識到信息是一種商品和重要的戰略資源，是企業賴以生存和發展的支柱。

③渠道狹窄。該公司信息獲取的渠道過于狹窄，2/3以上的信息來自于政策文件和內部文件，而來自于專業技術企業、技術市場、各類信息網絡的信息只占很小的比例。

④地位低。公司的信息中心地位低，只負責編程、硬件維護、軟件安裝等基礎工作，公司甚至有1/3的職工不知道設有信息中心這一機構。

⑤資金投入少。龍吳公司僅經理辦公室與市場經營部有?？钣糜谛畔⒐ぷ?，其余部門的信息費用一再被壓縮。

⑥缺少人才。龍吳公司沒有一名專業的信息人員，從事信息工作的人員文化低。缺少既懂現代信息技術又懂經營管理的復合型專業人員。

（2）龍吳公司需要從以下方面著力，改進信息管理方面的不足：

①加強教育，強化員工認識，讓公司員工認識到信息的重要性和信息化管理的重要性，態度的改變和認識的深化是實施變革的起點。

②投入資金，改善硬件條件。硬件條件的改善是信息化管理的基礎，公司應該投入資金，更換舊的設備。

③提高信息管理部門的地位。信息部門地位的提高，有利于其開展工作。

④引進專業人才。人才是信息化管理的關鍵，公司需要引進具有豐富經營的專業化人才。

二、復習思考題

1．信息和數據之間有何區別和聯系？

答：信息和數據是兩個既有密切聯系又有重要區別的概念。具體表現為：

（1）數據是記錄客觀事物的性質、形態和數量特征的抽象符號，如文字、數字、圖形和曲線等；信息由數據生成，是數據經過加工處理后得到的，如報表、賬冊和圖紙等。從數據轉化為信息的過程如圖7-1所示。

圖7-1  從數據轉化為信息的過程

（2）數據不能直接為管理者所用，因為其確切含義往往不明顯；信息被用來反映客觀事物的規律，從而為管理工作提供依據。

（3）信息和數據的區別不是絕對的。有時，同樣的東西對一個人來說是信息，而對另一個人來說則是數據。比如，某零售企業在某地區開設了若干家連鎖店，當顧客在連鎖店購貨時連鎖店的存貨就要發生變化。由顧客購貨產生的交易數據對連鎖店負責人至關重要，它對連鎖店負責人而言是信息，但在地區負責人那里只是數據。

2．組織中的管理人員怎樣去評估信息？

答：管理者在決定獲取信息前，要對所要獲取的信息進行評估，以判斷獲取這樣的信息是否值得。信息評估的關鍵在于對信息的收益和獲取成本進行預先估計，即進行成本—收益分析。

（1）成本分析。在進行成本—收益分析時，可將與數據收集和信息產生有關的成本劃分為兩部分：

①有形成本，有形成本是指可被精確量化的成本。如一個數據收集系統的硬件和軟件的成本。

②無形成本，無形成本是指很難或不能被量化的成本，這是因為很難或不能準確預期結果。如因組織業績下降而使信譽受損、員工士氣不振以及因工作程序變動而造成的工作癱瘓等。

（2）收益分析。收益包括有形收益和無形收益兩部分。

①有形收益包括銷售額的上升、存貨成本的下降以及可量度的勞動生產率的提高等；

②無形收益可能包括信息獲取能力的提高、士氣大振以及更好的顧客服務等。

當管理者認為所獲得的信息的收益大于獲取該信息所花費的成本時，則該信息是有價值的。

3．對管理人員有用的信息具有哪些特征？

答：對管理者有用的信息具備如下特征：

（1）高質量

質量是信息的最重要特征。我們很難設想質量不高的信息會有多大用處。質量方面的要求又可細分為幾方面的要求。

①高質量的信息必須是精確的。如果信息未能精確反映現狀，則利用這種信息進行決策或控制，肯定收不到良好的效果。清楚是高質量的信息的另一要求，信息的含義和內容對管理者來說必須是清楚的。

②高質量的信息是排列有序的，而不是雜亂無章的。

③信息傳遞的媒介對質量有重要影響。例如，交給管理者一大摞書面材料而不是幾頁總結性報告，是一種不恰當的傳遞方式。

（2）及時

多數管理工作需要及時的信息。許多日常工作是時間敏感性的，如有關組織如何應對環境的決策必須迅速做出。

①什么時候需要信息能即時提供，使管理者獲得所需要的信息從而有助于工作的順利完成。例如，管理者可以要求下屬呈交例外報告，這種報告是在事情超出常規時產生的。這

樣，如果生產線上的生產因某種原因(如發生故障)而低于一定水平，例外報告就會產生出來并通知那些需要了解情況的人，以便讓他們能采取恰當的行動，如進行維修和調整，從而排除故障。

②信息要反映當前情況。提供給管理者的信息應該是當前的，而不是過去某個時候的。及時的信息要求是信息要頻繁地提供給管理者。例如，應該建立一個定期報告制度，每日、每周、每月或每季產生并提交報告。

（3）完全

如果信息有助于管理工作的有效完成，那么它必須是完全的。

①信息的范圍必須足夠廣泛，從而可以使管理者較全面地了解現狀，并采取切實有效的措施。在條件許可的情況下，管理者不僅要獲取當前的信息，還要了解組織過去的歷史和未來的計劃。簡潔和詳細是完全性的另外兩個要求。這似乎有點矛盾，因為簡潔和詳細是相互對立的。但仔細分析起來，卻不是這樣，可以在簡潔和詳細之間找到一種平衡。

②信息應該以盡可能簡潔的方式呈送給管理者，同時也應該盡可能詳細，使管理者對現狀有一定深度和廣度的了解。但過于詳細又會分散管理者的注意力，對重要信息重視不夠。最后，只有那些與手頭上的管理工作有關的信息才需要提供，信息提供過多反而不好。

4．信息系統的構成要素有哪些？信息系統的開發步驟包括哪幾個階段？以計算機為基礎的信息系統在組織中得到了什么樣的應用？

答：（1）信息系統的要素

一般信息系統包括五個基本要素：輸入、處理、輸出、反饋和控制。其中：①輸入是系統所要處理的原始數據（或提供原始數據的設備）；②處理是把原始數據加工或轉換成有意義和有用的信息的過程；③輸出是系統處理后的結果，即有意義和有用的信息；④反饋是指當管理者對輸出的結果不太滿意或希望得到更好的結果時，對輸入進行調整；⑤控制是對輸入、處理、輸出和反饋等過程進行監視，使這些過程保持正常。

（2）信息系統的開發步驟

①系統調查。這是信息系統開發的第一步。在這一步驟，組織確定是否存在一個能被信息系統處理的問題或機會。另外，也要進行可行性研究，以確定是否能在組織內建立一個新信息系統，爭取獲得管理當局的批準。

②系統分析。一旦計劃制訂出來并得到了管理當局的批準，就可以開始第二步——系統分析。這一步驟的目的是確定信息系統的功能要求，即主要考察為了提供所要的信息，需要做些什么。

③系統設計。它考察系統的技術能力的開始。設計人員確定所需要的硬件、軟件、人員和數據來源，并對將要生產出來的、用來滿足前一步中所確定的功能要求的信息產品進行描述。

④系統實施。系統分析和設計完成之后，就進入了系統實施步驟。這一步驟的結果是產生一個運行系統。在這一步驟，要添置或開發硬件和軟件，以組成新信息系統。在系統組成之后，就要進行全方位的調試，以保證系統能滿足上面提到的所有要求。

⑤系統維護。信息系統開發的最后一步是系統維護。像汽車、房屋或機器一樣，信息系統也要加以維護，以使它保持良好的狀態并保證它不會遇到本來可以預防的問題。

以上五個步驟（或過程或階段）形成系統開發生命周期。這些步驟是高度相關的和相互依賴的。

（3）以計算機為基礎的信息系統在組織中的應用

信息系統的傳統作用是處理數據，為控制提供便利。這種作用今天依然存在，但今天信息系統的應用更加廣泛了。

①電子數據處理和業務控制

由于組織的業務部門經常要進行數據處理，所以這些部門最早使用計算機。被處理和處理出來的數據對組織很重要，因為它們詳細反映了組織內發生的活動。這些詳細的數據是信息生成的基礎。過程控制也在業務控制之列。在一些行業，如制造業和加工業，信息技術可被用來對業務進行監督和報告。

②管理信息系統和功能控制

管理信息系統定期(每日、每周、每月或每季)提供的例行報告在某種程度上滿足了組織的信息要求。管理信息系統不僅為日常決策提供服務，還提供有關組織外部環境(如行業前景、宏觀經濟形勢和競爭對手的基本情況等)的信息。

③決策支持系統和戰略計劃

決策支持系統是一種重要的以計算機為基礎的信息系統，它在組織決策中的作用與日俱增。決策支持系統有助于決策者對特定的、半結構化的問題——其處理程序事先只能部分確定——作出高質量的決策。

5．除了信息系統之外，組織通常還可以利用哪些信息技術？

答：除了信息系統，組織還可以利用其他一些信息技術。這些信息技術中的多數被組織的各個層次用于溝通、信息傳送和決策，從而提高管理上作的效率。有效的管理者必須緊密追蹤信息技術的最新發展，并在條件許可的情況下，及時將新信息技術引入到組織中。

（1）電信和網絡

對任何形式的信息來說，只要是以光或電的方式從一個地方傳送到另一個地方，它所利用的傳送技術就稱作“電信”。這一定義適用于任何類型的電信，包括普通的電話。但一般來說，這一術語表示，計算機系統以及使用這些系統的人幾乎在任何地方都可以進行溝通。

網絡是電信的高級形態，它把不同的計算機系統和用戶連接在一起。每天我們中越來越多的人進入萬維網(world wide web，www)——廣域網中覆蓋范圍最廣泛的網絡。微軟公司已經開發了通過臺式計算機來利用萬維網的多媒體技術的軟件。一方面，這種軟件使信息的尋找變得更容易了，不管信息是在計算機硬盤上，還是在因特網上；另一方面，通過這種軟件，可以很容易地在個人計算機所產生的各種資料(如用電子郵件傳送的信息、寫給老板的便箋或其他任何類型的文件)上增加圖片、聲音和影視圖像。

（2）人工智能

人工智能的目的是開發出智能計算機和計算機系統。這一領域的研究是多學科的，包括計算機科學、心理學、語言學、數學和工程學。人工智能最廣為人知的應用例子可能是下棋的計算機程序，如IBM公司研制出來的“深藍”下棋水平相當高，連世界頂尖級高手都不是它的對手。但是，人工智能的應用不止于此。近年來取得一些成就的兩個主要研究領域是專家系統和機器人。

①專家系統

專家系統是以知識為基礎的信息系統。換言之，它是以計算機為基礎的系統，包括并且可以使用有關特定的、相對狹窄的和復雜的應用領域的知識。專家系統所包括的知識以及所設計的它使用這種知識的方式，將允許它像一位專家那樣對最終用戶行事。

②機器人

機器人是機器，但它具有像人類一樣的特征，如靈巧、能動、能看和有力量等。機器人包括了計算機智能并且利用了人工智能、工程學和生理學的研究知識。機器人通常被喻作“鋼領”工人，因為它們被用來制造工作，而這些制造工作過去是由藍領工人干的。

（3）辦公自動化

信息技術具有重要影響的最后一個領域是辦公自動化。辦公自動化系統通常是以計算機為基礎的信息系統，它們被用來輔助組織在不同的個人、工作小組和組織之間進行電子文件和信息的收集、儲存、處理和傳送。