5.2 使用查詢向導創建查詢

使用查詢向導可以創建4種類型的查詢，由于交叉表是較為高級的查詢，將在5.5.2節詳細介紹。本節主要介紹使用查詢向導創建其他三種查詢的方法。

5.2.1 簡單查詢

利用簡單查詢可以從一個或多個數據表中檢索出數據，也可以對檢索出的數據進行總計、計數以及求平均值等運算。下面以在“人事管理”數據庫中創建“請假匯總”查詢為例進行介紹。具體的操作步驟如下。

步驟1打開隨書光盤中的“素材\Ch05\人事管理.accdb”文件，單擊【創建】選項卡下【查詢】組中的【查詢向導】按鈕，如圖5-5所示。

步驟2彈出【新建查詢】對話框，在其中選擇【簡單查詢向導】選項，單擊【確定】按鈕，如圖5-6所示。

步驟3彈出【簡單查詢向導】對話框，在【表/查詢】的下拉列表中選擇【表：員工信息表】選項，在【可用字段】列表框中選擇“員工ID”字段，單擊【添加】按鈕，將其添加到【選定字段】列表框中。使用同樣的方法，再次添加“員工姓名”和“員工職位”字段，如圖5-7所示。

步驟4在【表/查詢】的下拉列表中選擇【表：員工請假表】選項，并將“請假天數”字段添加到【選定字段】列表框中，然后單擊【下一步】按鈕，如圖5-8所示。

步驟5在對話框中用戶需要確定創建的查詢是采用明細查詢還是匯總查詢，這里選中【匯總】單選按鈕，并單擊【匯總選項】按鈕，如圖5-9所示。

步驟6彈出【匯總選項】對話框，在其中選中【匯總】復選框，并單擊【確定】按鈕，如圖5-10所示。

步驟7返回至【簡單查詢向導】對話框，在其中單擊【下一步】按鈕，在對話框中需要為查詢指定標題，這里在【請為查詢指定標題】文本框中輸入“請假匯總 查詢”，然后單擊【完成】按鈕，如圖5-11所示。

步驟8此時將創建一個查詢對象，并自動在數據表視圖中顯示出員工請假匯總的結果。至此，即完成使用查詢向導創建簡單查詢的操作，如圖5-12所示。

5.2.2 查找重復項查詢

查找重復項查詢可以幫助用戶在數據表中查找具有相同內容的記錄，還可以用來確認數據表中是否存在重復的記錄。下面在“人事管理”數據庫中，查找“員工信息表”中部門相同的員工。具體的操作步驟如下。

步驟1打開隨書光盤中的“素材\Ch05\人事管理.accdb”文件，單擊【創建】選項卡下【查詢】組中的【查詢向導】按鈕，如圖5-13所示。

步驟2彈出【新建查詢】對話框，在其中選擇【查找重復項查詢向導】選項，單擊【確定】按鈕，如圖5-14所示。

步驟3彈出【查找重復項查詢向導】對話框，在列表框中選擇【表：員工信息表】選項，單擊【下一步】按鈕，如圖5-15所示。

步驟4在對話框中需要確定包含重復信息的字段，這里在【可用字段】列表框中選擇“部門ID”字段，單擊【添加】按鈕，將其添加到【重復值字段】列表框中，然后單擊【下一步】按鈕，如圖5-16所示。

步驟5在對話框中需要確定在結果中想要顯示的其他字段。這里將“員工姓名”和“員工職位”字段添加到【另外的查詢字段】列表框中，然后單擊【下一步】按鈕，如圖5-17所示。

步驟6在對話框中需要為查詢指定標題，這里在【請指定查詢的名稱】文本框中輸入“查找部門相同的員工”，然后單擊【完成】按鈕，如圖5-18所示。

步驟7此時將創建一個查詢對象，并自動在數據表視圖中顯示出部門相同的員工信息。至此，即完成使用查詢向導創建查找重復項查詢的操作，如圖5-19所示。

5.2.3 查找不匹配項查詢

查找不匹配項查詢可以從指定的表中查找在另一個表中沒有相關記錄的數據。下面在“工資明細表”中查找與“員工信息表”不匹配的記錄，具體的操作步驟如下。

步驟1打開隨書光盤中的“素材\Ch05\人事管理.accdb”文件，備份“工資明細表”，建立該表的副本，然后刪除該表中“員工ID”為“2017000”的所有記錄。操作完成后，單擊【創建】選項卡下【查詢】組中的【查詢向導】按鈕，如圖5-20所示。

步驟2彈出【新建查詢】對話框，在其中選擇【查找不匹配項查詢向導】選項，單擊【確定】按鈕，如圖5-21所示。

步驟3彈出【查找不匹配項查詢向導】對話框，在列表框中選擇【表：員工信息表】選項，即查詢在“員工信息表”中存在，而在下一步所選的“工資明細表”中不存在的記錄。選中后，單擊【下一步】按鈕，如圖5-22所示。

步驟4 在對話框中選擇【表：工資明細表】選項，單擊【下一步】按鈕，如圖5-23所示。

步驟5在對話框中選擇匹配字段，這里分別選擇兩側的“員工ID”字段，單擊【對比】按鈕，使兩個字段匹配，然后單擊【下一步】按鈕，如圖5-24所示。

步驟6在對話框中需要選擇在結果中顯示的字段，這里將“員工ID”“員工姓名”“員工電話”和“員工職位”字段添加到【選定字段】列表框中，單擊【下一步】按鈕，如圖5-25所示。

步驟7在對話框中需要為查詢指定標題，這里保持默認設置不變，單擊【完成】按鈕，如圖5-26所示。

步驟8此時將創建一個查詢對象，并自動在數據表視圖中顯示出兩個表中不匹配的記錄。至此，即完成使用查詢向導創建查找不匹配項查詢的操作，如圖5-27所示。