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第4章 辦公文件的高效管理

本章導讀

電腦中的文件資源是Windows 10操作系統資源的重要組成部分。只有管理好電腦中的文件資源,才能很好地運用操作系統完成工作和學習。本章主要講述Windows 10中文件資源的基本管理操作。

思維導圖

4.1 認識文件和文件夾

在Windows10操作系統中,文件是最小的數據組織單位,文件中可以存放文本、圖像和數值數據等信息。為了便于管理文件,還可以把文件組織到目錄和子目錄中去,這些目錄被認為是文件夾,而子目錄則被認為是文件夾的文件或子文件夾。

4.1.1 文件

文件是Windows存取磁盤信息的基本單位,一個文件是磁盤上存儲的信息的一個集合,可以是文字、圖片、影片和一個應用程序等。每個文件都有自己唯一的名稱,Windows 10正是通過文件的名字來對文件進行管理的。如下圖所示為一個圖片文件。

4.1.2 文件夾

文件夾是從Windows 95開始提出的一種名稱,其主要用來存放文件,是存放文件的容器。在操作系統中,文件和文件夾都有名字,系統都是根據它們的名字來存取的。一般情況下,文件和文件夾的命名規則有以下幾點。

文件和文件夾名稱長度最多可達256個字符,一個漢字相當于兩個字符。

文件、文件夾名中不能出現這些字符:斜線(\、/)、豎線(|)、小于號(<)、大于號(>)、冒號(:)、引號(“”)、問號(?)、星號(*)。

文件和文件夾不區分大小寫字母。如“abc”和“ABC”是同一個文件名。

通常,一個文件都有擴展名(通常為3個字符),用來表示文件的類型。文件夾通常沒有擴展名。

同一個文件夾中的文件、文件夾不能同名。

如下圖所示為Windows 10操作系統的【保存的圖片】文件夾,雙擊這個文件夾將其打開,可以看到文件夾中存放的文件。

4.1.3 文件和文件夾的存放位置

電腦中的文件或文件夾一般存放在本臺電腦中的磁盤或【Administrator】文件夾當中。

1.電腦磁盤

理論上來說,文件可以被存放在電腦磁盤的任意位置,但是為了便于管理,文件的存放通常有以下原則。

通常情況下,電腦的硬盤最少也需要劃分為3個分區:C、D和E盤。3個盤的功能分別如下。

C盤主要是用來存放系統文件。所謂系統文件,是指操作系統和應用軟件中的系統操作部分。一般系統默認情況下都會被安裝在C盤,包括常用的程序。

D盤主要用來存放應用軟件文件。例如Office、Photoshop和3ds Max等程序,常常被安裝在D盤。對于軟件的安裝,有以下常見的原則。

(1)一般小的軟件,如Rar壓縮軟件等可以安裝在C盤。

(2)對于大的軟件,如3ds Max等,需要安裝在D盤,這樣可以少占用C盤的空間,從而提高系統運行的速度。

(3)幾乎所有的軟件默認的安裝路徑都在C盤中,電腦用得越久,C盤被占用的空間越多。隨著時間的增加,系統反應會越來越慢。所以安裝軟件時,需要根據具體情況改變安裝路徑。

E盤用來存放用戶自己的文件。例如用戶自己的電影、圖片和Word資料文件等。如果硬盤還有多余的空間,可以添加更多的分區。

2.【Administrator】文件夾

【Administrator】文件夾是Windows 10中的一個系統文件夾。系統為每個用戶建立的文件夾,主要用于保存文檔、圖形,當然也可以保存其他任何文件。對于常用的文件,用戶可以將其放在在【Administrator】文件夾中,以便于及時調用。

默認情況下,在桌面上并不顯示【Administrator】文件夾,用戶可以選擇【更改桌面圖標】對話框中的【用戶的文件】復選框,將【Administrator】文件夾放置在桌面上,然后雙擊該圖標,打開【Administrator】文件夾。

4.1.4 文件和文件夾的路徑

文件和文件夾的路徑表示文件或文件夾所在的位置,路徑在表示的時候有兩種方法:絕對路徑和相對路徑。

絕對路徑是從根文件夾開始的表示方法,根通常用\來表示(有區別于網絡路徑),比如:C:\Windows\System32表示C盤下面Windows文件夾下面的System32文件夾,根據文件或文件夾提供的路徑,用戶可以在電腦上找到該文件或文件夾的存放位置,如下圖所示為C盤下面Windows文件夾下面的System32文件夾。

相對路徑是從當前文件夾開始的表示方法,比如當前文件夾為C:\Windows,如果要表示它下面的System32下面的ebd文件夾,則可以表示為System32\ebd,而用絕對路徑應寫為C:\Windows\System32\ebd。

4.2 實戰1:快速訪問:文件資源管理器

在Windows 10操作系統當中,用戶打開文件資源管理器默認顯示的是快速訪問界面;在快速訪問界面中用戶可以看到常用的文件夾、最近使用的文件等信息。

4.2.1 常用文件夾

文件資源管理器窗口中的常用文件夾默認顯示為8個,包括桌面、下載、文檔和圖片4個固定的文件夾,另外4個文件夾是用戶最近常用的文件夾。通過常用文件夾,用戶可以打開文件夾來查看其中的文件。

具體的操作步驟如下。

第1步單擊【開始】按鈕,在打開的【開始屏幕】中選擇【文件資源管理器】選項。

第2步打開【文件資源管理】窗口,在其中可以看到【常用文件夾】包含的文件夾列表。

第3步雙擊打開【圖片】文件夾,在其中可以看到該文件夾包含的圖片信息。

4.2.2 最近使用的文件

文件資源管理器提供有最近使用的文件列表,默認顯示為20個,用戶可以通過最近使用的文件列表來快速打開文件。

具體的操作步驟如下。

第1步打開【文件資源管理器】窗口,在其中可以看到【最近使用的文件】列表區域。

第2步雙擊需要打開的文件,即可打開該文件。如這里雙擊【通知】Word文檔文件,即可打開該文件的工作界面。

4.2.3 將文件夾固定在“快速訪問”

對于常用的文件夾,用戶可以將其固定在“快速訪問”列表當中,具體操作步驟如下。

第1步選中需要固定在“快速訪問”列表中的文件夾,并單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【固定到“快速訪問”】命令。

第2步返回到【文件資源管理器】窗口當中,可以看到選中的文件被固定到“快速訪問”列表當中,在其后面顯示一個固定圖標【】。

4.2.4 從“快速訪問”快速打開文件/文件夾

在“快速訪問”功能列表中可以快速打開文件或文件夾,而不需要通過電腦磁盤查找之后再進行打開。通過“快速訪問”快速打開文件或文件夾的操作步驟如下。

第1步打開【文件資源管理】窗口,在其中可以看到窗口左側顯示的“快速訪問”功能列表。

第2步選擇需要打開的文件夾。如這里選擇【文檔】文件夾,即可在右側的窗格中顯示【文檔】文件夾中的內容。

第3步雙擊文件夾中的文件。如這里選擇【ipmsg】記事本文件,即可打開該文件,在打開的界面中查看內容。

4.3 實戰2:文件和文件夾的基本操作

用戶要想管理電腦中的數據,首先要熟練掌握文件或文件夾的基本操作。文件或文件夾的基本操作包括創建文件或文件夾、打開和關閉文件或文件夾、復制和移動文件或文件夾、刪除文件或文件夾、重命名文件或文件夾等。

4.3.1 查看文件/文件夾(視圖)

系統當中的文件或文件夾可以通過【查看】快捷菜單和【查看】選項卡兩種方式進行查看。查看文件或文件夾的操作步驟如下。

第1步在文件夾窗口的空白處單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【查看】→【大圖標】命令。

第2步隨即文件夾中的文件和子文件夾都以大圖標的方式顯示。

第3步在文件夾窗口中選擇【查看】選項卡,進入【查看】功能區,在【布局】組中可以看到當前文件或文件夾的布局方式為【大圖標】。

第4步單擊【窗格】組中的【預覽窗格】按鈕,可以以預覽的方式查看文件或文件夾。

第5步單擊【窗格】組中的【詳細信息窗格】按鈕,即可以詳細信息的方式查看文件或文件夾。

設置文件排列方式、視圖查看操作如下。第1步選擇【布局】組中的【內容】選項,即可以內容布局方式顯示文件或文件夾。

第2步單擊【當前視圖】組中的【排序方式】按鈕,在彈出的下拉列表中可以選擇文件或文件夾的排序方式。

第3步如果想要恢復系統默認視圖方式,則可以單擊【查看】選項卡下的【選項】按鈕,打開【文件夾選項】對話框,選擇【查看】選項。

第4步單擊【重置文件夾】按鈕,打開【文件夾視圖】對話框,提示用戶是否將這個類型的所有文件夾都重置為默認視圖設置。

第5步單擊【是】按鈕,即可完成重置操作,返回到文件夾窗口當中,可以看到文件或文件夾都以默認的視圖方式顯示。

4.3.2 創建文件/文件夾

創建文件或文件夾是文本和文件夾最基本的操作。其中創建文件有兩種方法,分別是使用應用軟件自行創建和使用【新建】菜單進行創建;創建文件夾最常用的方法是使用【新建】菜單命令。

1.通過應用軟件創建文件

這里以創建一個Excel文件為例,來介紹使用應用軟件創建文件的方法。具體操作步驟如下。

第1步啟動Excel 2016后,在打開的界面單擊右側的【空白工作簿】選項。

第2步系統會自動創建一個名稱為“工作簿1”的工作簿。

第3步單擊【文件】按鈕,在彈出的類別中選擇【保存】命令,或按下【Ctrl+S】組合鍵,也可以單擊【快速訪問】工具欄中的【保存】按鈕。

第4步右側窗口彈出另存為顯示信息,單擊【瀏覽】按鈕。

第5步彈出【另存為】對話框,在【保存位置】下拉列表中選擇工作簿的保存位置,在【文件名】文本框中輸入工作簿的保存名稱,在【保存類型】下拉列表中選擇文件保存的類型。

第6步設置完畢后,單擊【保存】按鈕,即可完成Excel文件的創建操作。

|提示|

在Excel工作界面中按【Ctrl+N】組合鍵,即可快速創建一個名稱為“工作簿2”的空白工作簿。工作簿創建完畢之后,就要將其進行保存以備今后查看和使用,在初次保存工作簿時需要指定工作簿的保存路徑和保存名稱。

2.通過【新建】菜單命令創建文件

通過【新建】菜單命令創建文件的操作步驟如下。

第1步在文件夾窗口的空白處單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【新建】→【Microsoft Excel工作表】命令。

第2步即可在文件夾窗口中新建一個Excel工作表。

第3步給新建的Excel文件重命名為“資產負債表”。

第4步雙擊新建的文件,即可打開該文件。

3.創建文件夾

創建文件夾的操作步驟如下。

第1步在文件夾窗口的空白處單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【新建】→【文件夾】命令。

第2步即可在文件夾中新建一個文件夾。

第3步重命名文件夾的名稱為“旅游圖片”,即可完成文件夾的創建操作。

4.3.3 重命名文件/文件夾

新建文件或文件夾后,都是以一個默認的名稱作為文件名或文件夾的名稱,其實用戶可以在文件資源管理器或任意一個文件夾窗口中,給新建的或已有的文件或文件夾重新命名。

1.給文件重命名

(1)常見的更改文件名稱的具體操作步驟如下。

第1步在【文件資源管理器】的任意一個驅動器中,選定要重命名的文件,單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【重命名】命令。

第2步文件的名稱以藍色背景顯示。

第3步用戶可以直接輸入文件的名稱,按【Enter】鍵,即可完成對文件名稱的更改。

|提示|

在重命名文件時,不能改變已有文件的擴展名,否則當要打開該文件時,系統不能確認要使用哪種程序打開該文件。

如果更換的文件名與原有的文件名重復,系統則會給出如下圖所示的提示,單擊【是】按鈕,則會以文件名后面加上序號來命名,如果單擊【否】按鈕,則需要重新輸入文件名。

(2)用戶可以選擇需要更改名稱的文件,按【F2】功能鍵,從而快速地更改文件的名稱。

(3)選擇需要更名的文件,用鼠標分兩次單擊(不是雙擊)要重命名的文件,此時選中的文件名顯示為可寫狀態,在其中輸入名稱,按【Enter】鍵也可重命名文件。

2.文件夾的重命名

(1)常見的更改文件夾名稱的具體操作步驟如下。

第1步在【文件資源管理器】的任意一個驅動器中,選定要重命名的文件夾,單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【重命名】命令。

第2步文件夾的名稱以藍色背景顯示。

第3步用戶可以直接輸入文件的名稱,按【Enter】鍵,即可完成對文件夾名稱的更改。

第4步如果更換的文件夾名與原有的文件夾名重復,則系統會給出【確認文件夾替換】對話框,單擊【是】按鈕,則會替換原來的文件夾,如果單擊【否】按鈕,則需要重新輸入文件夾的名稱。

(2)用戶可以選擇需要更改名稱的文件夾,按【F2】功能鍵,從而快速地更改文件夾的名稱。

(3)選擇需要更名的文件夾,用鼠標單擊要重命名的文件夾名稱,此時選中的文件夾名顯示為可寫狀態,在其中輸入名稱,按【Enter】鍵也可重命名文件夾。

4.3.4 打開和關閉文件/文件夾

打開文件或文件夾共用的方法有以下兩種。

(1)選擇需要打開的文件或文件夾,雙擊即可打開文件或文件夾。

(2)選擇需要打開的文件或文件夾,單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【打開】命令。

對于文件,用戶還可以利用【打開方式】命令將其打開,具體操作步驟如下。

第1步選擇需要打開的文件,單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【打開方式】命令。

第2步打開【你要如何打開這個文件?】對話框,在其中選擇打開文件的應用程序,本實例選擇【寫字板】選項。

第3步單擊【確定】按鈕,寫字板軟件將自動打開選擇的文件。

關閉文件或文件夾的常見方法如下。

(1)一般文件的打開都和相應的軟件有關,在軟件的右上角都有一個【關閉】按鈕;如以寫字板為例,單擊寫字板工作界面右上角的【關閉】按鈕,可以直接關閉文件。

(2)關閉文件夾的操作很簡單,只需要在打開的文件夾窗口中單擊右上角的【關閉】按鈕即可。

(3)在文件夾窗口中單擊【文件】選項卡,在彈出的功能區界面中選擇【關閉】選項,也可以關閉文件夾。

(4)按【Alt+F4】功能鍵,可以快速地關閉當前被打開的文件或文件夾。

4.3.5 復制和移動文件/文件夾

在日常生活中,經常需要對一些文件進行備份,也就是創建文件的副本,這里就需要用【復制】命令進行操作。

1.復制文件和文件夾

復制文件或文件夾的方法有以下幾種。

(1)選擇要復制的文件或文件夾,按住【Ctrl】鍵拖動到目標位置。

(2)選擇要復制的文件或文件夾,單擊鼠標右鍵并拖動到目標位置,在彈出的快捷菜單中選擇【復制到當前位置】命令。

(3)選擇要復制的文件或文件夾,按【Ctrl+C】功能鍵,在目標位置按【Ctrl+V】功能鍵即可。

|提示|

文件或文件夾除了直接復制和發送以外,還有一種更為簡單的復制方法,就是在打開的文件夾窗口中,選取要進行復制的文件或文件夾,然后在選中的文件中按住鼠標左鍵,并拖動鼠標指針到要粘貼的地方,可以是磁盤、文件夾或者是桌面上,釋放鼠標,就可以把文件或文件夾復制到指定的地方了。

2.移動文件或文件夾

移動文件或文件夾的具體操作步驟如下。第1步選擇需要移動的文件或文件夾,單擊鼠標右鍵,并在彈出的快捷菜單中選擇【剪切】命令。

第2步選定目的文件夾并打開它,單擊鼠標右鍵,并在彈出的快捷菜單中選擇【粘貼】命令。

第3步則選定的文件或文件夾就被移動到當前文件夾。

|提示|

用戶除了可以使用上述方法移動文件外,還可以使用【Ctrl+X】功能鍵實現【剪切】功能,使用【Ctrl+V】功能鍵實現【粘貼】功能。

當然,用戶也可以用鼠標直接拖動時完成復制操作,方法是先選中要拖動的文件或文件夾,然后按住鍵盤上的【Shift】鍵同時按住鼠標左鍵,然后把它拖到需要的文件夾中,并使文件夾反藍顯示,再釋放左鍵,選中的文件或文件夾就移動到指定的文件夾下了。

4.3.6 刪除文件/文件夾

刪除文件或文件夾的常見方法有以下幾種。

(1)選擇要刪除的文件或文件夾,按鍵盤上的【Delete】鍵。

(2)選擇要刪除的文件或文件夾,單擊【主頁】選項卡【組織】組中的【刪除】按鈕。

(3)選擇要刪除的文件或文件夾,單擊鼠標右鍵,并在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令。

(4)選擇要刪除的文件,直接拖動到【回收站】中。

|提示|

【刪除】命令只是將文件或文件夾移入到【回收站】中,并沒有從磁盤上清除,如果還需要使用該文件或文件夾,可以從【回收站】中恢復。

另外,如果要徹底刪除文件或文件夾,則可以先選擇要刪除的文件或文件夾,然后按下【Shift】鍵的同時,再按下【Delete】鍵,將會彈出【刪除文件】或【刪除文件夾】對話框,提示用戶是否確實要永久性地刪除此文件或文件夾,單擊【是】按鈕,即可將其徹底刪除。

4.4 實戰3:搜索文件和文件夾

當用戶忘記了文件或文件夾的位置,只知道該文件或文件夾的名稱時,就可以通過搜索功能來搜索需要的文件或文件夾了。

4.4.1 簡單搜索

根據搜索參數的不同,在搜索文件或文件夾的過程中,可以分為簡單搜索和高級搜索。下面介紹簡單搜索的方法,這里以搜索一份通知為例,簡單搜索的操作步驟如下。

第1步打開【文件資源管理器】窗口。

第2步單擊左側窗格中的【此電腦】選項,將搜索的范圍設置為【此電腦】。

第3步在【搜索】文本框中輸入搜索的關鍵字,這里輸入“通知”,此時系統開始搜索本臺電腦中的“通知”文件。

第4步搜索完畢后,將在下方的窗格中顯示搜索的結果,在其中可以查找自己需要的文件。

4.4.2 高級搜索

使用簡單搜索得出的結果比較多,用戶在查找自己需要的文檔過程中比較麻煩,這時就可以使用系統提供的搜索工具進行高級搜索了。這里以搜索“通知”文件為例,高級搜索的操作步驟如下。

第1步在簡單搜索結果的窗口中選擇【搜索】選項卡,進入【搜索】功能區域。

第2步單擊【優化】組中的【修改日期】按鈕,在彈出的下拉列表中選擇文檔修改的日期范圍。

第3步如果選擇【本月】選項,則在搜索結果中只顯示本月的“通知”文件。

第4步單擊【優化】組中的【類型】按鈕,在彈出的下拉列表中可以選擇搜索文件的類型。

第5步單擊【優化】組中的【大小】按鈕,在彈出的下拉列表中可以選擇搜索文件的大小范圍。

第6步當所有的搜索參數設置完畢后,系統開始自動根據用戶設置的條件進行高級搜索,并將搜索結果放置在下方的窗格中。

第7步雙擊自己需要的文件,即可將該文件打開。

第8步如果想要關閉搜索工具,則可以單擊【搜索】功能區域中的【關閉搜索】按鈕,將搜索功能關閉,并進入【此電腦】工作界面。

4.5 實戰4:文件和文件夾的高級操作

文件和文件夾的高級操作主要包括隱藏與顯示文件或文件夾、壓縮與解壓縮文件或文件夾、加密與解密文件或文件夾等。

4.5.1 隱藏文件/文件夾

隱藏文件或文件夾可以增強文件的安全性,同時可以防止誤操作導致的文件丟失現象。

1.隱藏文件

隱藏文件的具體操作如下。

第1步選擇需要隱藏的文件,如“員工基本資料”,然后單擊鼠標右鍵并在彈出的快捷菜單中選擇【屬性】命令。

第2步彈出【員工基本資料屬性】對話框,選擇【常規】選項卡,然后選擇【隱藏】復選框,單擊【確定】按鈕。

第3步選擇的文件被成功隱藏。

2.隱藏文件夾

第1步選擇需要隱藏的文件夾,如“資料文件夾”,然后單擊鼠標右鍵并在彈出的快捷菜單中選擇【屬性】命令。

第2步彈出【資料文件夾屬性】對話框,選擇【常規】選項卡,然后選擇【隱藏】復選框,單擊【確定】按鈕。

第3步單擊【確定】按鈕,彈出【確認屬性更改】對話框,在其中選擇相關的選項。

第4步單擊【確定】按鈕,選擇的文件夾被成功隱藏。

4.5.2 顯示文件/文件夾

文件或文件夾被隱藏后,用戶要想調出隱藏文件,需要顯示文件。具體操作步驟如下。

第1步在文件夾窗口中,選擇【查看】選項卡,在打開的功能區域中單擊【選項】按鈕。

第2步打開【文件夾選項】對話框,在其中選擇【查看】選項卡,在【高級設置】列表中選擇【顯示隱藏的文件、文件夾和驅動器】單選按鈕,并單擊【確定】按鈕。

第3步返回到文件夾窗口中,可以看到隱藏的文件或文件夾顯示出來了。

第4步選擇隱藏的文件或文件夾,單擊鼠標右鍵,并在彈出的快捷菜單中選擇【屬性】命令。

第5步彈出【資料文件夾屬性】對話框,取消對【隱藏】復選框的選擇。

第6步單擊【確定】按鈕,成功顯示隱藏的文件。

|提示|

完成顯示文件的操作后,用戶可以在【文件夾選項】對話框中取消對【顯示隱藏的文件、文件夾和驅動器】單選按鈕的選擇,從而避免對隱藏的文件的誤操作。

4.5.3 壓縮文件/文件夾

對于特別大的文件夾,用戶可以進行壓縮操作,經過壓縮過的文件將占用很少的磁盤空間,并有利于更快速地相互傳輸到其他計算機上,以實現網絡上的共享功能。

1.壓縮文件

壓縮文件可以使文件更快速地傳輸,有利于網絡上資源的共享。同時,還能節省大量的磁盤空間,用戶利用系統自帶的壓縮軟件程序可以壓縮文件,具體操作步驟如下。

第1步選擇需要壓縮的文件,單擊鼠標右鍵,并在彈出的快捷菜單中選擇【發送到】→【壓縮(zipped)文件夾】命令。

第2步彈出【正在壓縮……】對話框,并顯示壓縮的進度。

第3步完成壓縮后系統自動關閉【正在壓縮……】對話框,返回到文件夾窗口當中,可以看到壓縮后的文件。

2.壓縮文件夾

用戶可以利用Windows 10操作系統自帶的壓縮軟件,對文件夾進行壓縮操作。具體操作步驟如下。

第1步選擇需要壓縮的文件夾,單擊鼠標右鍵,并在彈出的快捷菜單中選擇【發送到】→【壓縮(zipped)文件夾】命令。

第2步彈出【正在壓縮……】對話框,并以綠色進度條的形式顯示壓縮的進度。

第3步壓縮完成后,用戶可以在窗口中發現多了一個和文件名稱一樣的壓縮文件。

4.5.4 解壓文件/文件夾

壓縮之后的文件或文件夾,如果需要打開,可以對文件或文件夾進行解壓縮操作,具體的操作步驟如下。

第1步選中需要解壓的文件或文件夾,單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【全部解壓】命令。

第2步彈出【提取壓縮(Zipped)文件夾】對話框,在其中選擇一個目標并提取文件。

第3步單擊【提取】按鈕,彈出提取文件的進度對話框。

第4步提取完成后,返回到文件夾窗口當中,在其中顯示解壓后的文件。

4.5.5 加密文件/文件夾

加密文件或文件夾的具體操作步驟如下。

第1步選擇需要加密的文件或文件夾并單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【屬性】命令。

第2步彈出【屬性】對話框,選擇【常規】選項卡,并單擊【高級】按鈕。

第3步彈出【高級屬性】對話框,選擇【加密內容以便保護數據】復選框,并單擊【確定】按鈕。

第4步返回到【屬性】對話框,單擊【應用】按鈕,彈出【確認屬性更改】對話框,選擇【將更改應用于此文件夾、子文件夾和文件】單選按鈕,并單擊【確定】按鈕。

第5步返回到【屬性】對話框,單擊【確定】按鈕,彈出【應用屬性……】對話框,系統開始自動對所選的文件夾進行加密操作。

第6步加密完成后,可以看到被加密的文件夾出現鎖圖標,表示加密成功。

4.5.6 解密文件/文件夾

如果用戶想解除文件或文件夾的加密操作,可以取消文件或文件夾的加密。具體操作步驟如下。

第1步選擇被加密的文件或文件夾并單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【屬性】命令,彈出【文件內容屬性】對話框,選擇【常規】選項卡,單擊【高級】按鈕。

第2步彈出【高級屬性】對話框,在【壓縮或加密屬性】組中取消對【加密內容以便保護數據】復選框的選擇,并單擊【確定】按鈕。

第3步返回到【文件內容屬性】對話框,單擊【應用】按鈕。

第4步彈出【確認屬性更改】對話框,選中【將更改應用于此文件夾、子文件夾和文件】單選按鈕,并單擊【確定】按鈕。

第5步返回到【屬性】對話框,單擊【確定】按鈕,彈出【應用屬性……】對話框,系統開始對文件夾進行解密操作。

第6步解密完成后,系統自動關閉【應用屬性】對話框,返回到文件夾窗口。可以看到文件夾上的鎖圖標取消了,表示解密成功。

舉一反三

規劃電腦的工作盤

使用電腦辦公時常需要規劃電腦的工作盤,將工作、學習和生活用盤合理規劃,做到工作和生活兩不誤。現在使用筆記本電腦辦公的人越來越多,網絡的普及使得電腦辦公更加方便,不僅能在辦公室辦公,還可以在家里辦公,而電腦硬盤空間不斷增大,可以使用一臺電腦處理工作、學習和生活中文件,因此,合理規劃電腦的磁盤空間就顯得十分必要。

常見的規劃硬盤分區的操作包括格式化分區、調整分區容量、分割分區、合并分區、刪除分區和更改驅動器號等。

下面介紹規劃硬盤的操作方法。

第1步格式化分區

格式化就是在磁盤中建立磁道和扇區,磁道和扇區建立好之后,電腦才可以使用磁盤來儲存數據。不過,對存有數據的硬盤進行格式化,硬盤中的數據將會刪除,還用戶一個干凈的硬盤。

第1步用鼠標右鍵單擊【此電腦】窗口中的磁盤【D】,在彈出的快捷菜單中選擇【格式化】命令。彈出【格式化軟件】對話框。在其中設置磁盤的【文件系統】、【分配單元大小】等選項。

第2步單擊【開始】按鈕,即可彈出提示對話框。若格式化該磁盤,則單擊【確定】按鈕;若退出,則單擊【取消】按鈕退出格式化。單擊【確定】按鈕,即可開始高級格式化磁盤分區D。

|提示|

此外,還可以使用Diskgenius軟件格式化硬盤。

第2步調整分區容量

分區容量不能隨便調整,否則會引起分區上的數據丟失。下面來講述如何在Windows 7操作系統中利用自帶的工具調整分區的容量。具體操作步驟如下。

第1步打開【計算機管理】窗口,單擊窗口左側的【磁盤管理】選項,即可在右側窗格中顯示出本機磁盤的信息列表。選擇需要調整容量分區并用鼠標右鍵單擊,在彈出的快捷菜單中選擇【壓縮卷】命令。

第2步彈出【查詢壓縮空間】對話框,系統開始查詢卷以獲取可用的壓縮空間。

第3步彈出【壓縮G:】對話框,在【輸入壓縮空間量】文本框中輸入調整出分區的大小“1000”MB,在【壓縮后的總計大小(MB)】文本框中顯示調整后容量,最后單擊【壓縮】按鈕。

第4步系統將自動從G盤中劃分出1000MB空間,G盤的容量得到了調整。

第3步合并分區

如果用戶想合并兩個分區,則其中一個分區必須為未分配的空間,否則不能合并。在Windows操作系統中,用戶可用【擴展卷】功能實現分區的合并。具體操作步驟如下。

第1步打開【計算機管理】窗口,單擊窗口左側的【磁盤管理】選項,即可在右側窗格中顯示出本機磁盤的信息列表。選擇需要合并的其中一個分區,單擊鼠標右鍵,并在彈出的快捷菜單中選擇【擴展卷】命令。

第2步彈出【擴展卷向導】對話框,單擊【下一步】按鈕。

第3步彈出【選擇磁盤】對話框,在【可用】列表框中選擇要合并的空間,并單擊【添加】按鈕。

第4步新的空間被添加到【已選的】列表框中,單擊【下一步】按鈕。

第5步彈出【完成擴展卷向導】對話框,單擊【完成】按鈕。

第6步返回到【計算機管理】窗口,則兩個分區被合并到一個分區中。

第4步刪除分區

刪除硬盤分區主要是創建可用于創建新分區的空白空間。如果硬盤當前設置為單個分區,則不能將其刪除,也不能刪除系統分區、引導分區或任何包含虛擬內存分頁文件的分區,因為Windows需要此信息才能正確啟動。

刪除分區的具體操作步驟如下。

第1步打開【計算機管理】窗口,單擊窗口左側的【磁盤管理】選項,即可在右側窗格中顯示出本機磁盤的信息列表。選擇需要刪除的分區,并單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令。

第2步彈出【刪除簡單卷】對話框,單擊【是】按鈕,即可刪除分區。

第5步更改驅動器號

利用Windows中的【磁盤管理】程序也可處理盤符錯亂情況,操作方法非常簡單,用戶不必再下載其他工具軟件即可處理這一問題。

第1步打開【計算機管理】窗口,在右側磁盤列表中選擇盤符混亂的磁盤【光盤(H:)】并單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【更改驅動器名和路徑】命令。

第2步彈出【更改H:(光盤)的驅動器號和路徑】對話框。

第3步單擊【更改】按鈕,彈出【更改驅動器號和路徑】對話框,單擊右側的下拉按鈕,在下拉列表中為該驅動器指定一個新的驅動器號。

第4步單擊【確定】按鈕,即可彈出【確認】對話框,單擊【是】按鈕即可完成盤符的更改。

高手支招

◇復制文件的路徑

有時我們需要快速確定某個文件的位置,比如編程時需要引用某個文件的位置,這時可以快速復制文件/文件夾的路徑到剪貼板。

具體的操作步驟如下。

第1步打開【文件資源管理器】,在其中找到要復制路徑的文件或文件夾。

第2步在其上按住【Shift】鍵并單擊鼠標右鍵,會比直接單擊鼠標右鍵彈出的快捷菜單里多個【復制為路徑】命令。

第3步選擇【復制為路徑】命令,則可以將其路徑復制到剪貼板當中,新建一個記事本文件,按下【Ctrl+V】組合鍵,就可以復制路徑到記事本當中。

◇文件復制沖突的解決方式

復制完一個文件后,當需要將其粘貼在目標文件夾當中時,如果目標文件夾包括一個與要粘貼的文件具有一樣名稱的文件,就會彈出一個信息提示框。

如果選擇【替換目標中的文件】選項,則要粘貼的文件會替換掉原來的文件。如果選擇【跳過該文件】選項,則不粘貼要復制的文件,只保留原來的文件。

如果選擇【比較兩個文件的信息】選項,則會打開【1個文件沖突】對話框,提示用戶要保留哪些文件。

如果想要保留兩個文件,則選中兩個文件左上角的復選框,這樣復制的文件將在名稱中添加一個編號。

單擊【繼續】按鈕,返回到文件夾窗口中,可以看到添加序號的文件與原文件。

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