第1章　電腦辦公基礎(chǔ)知識(shí)

本章導(dǎo)讀

電腦辦公是目前最常用的辦公方式，使用電腦可以輕松步入無(wú)紙化辦公時(shí)代，節(jié)約能源，提高效率。在學(xué)習(xí)電腦辦公之前，讀者需要了解什么是電腦辦公、搭建硬件平臺(tái)、認(rèn)識(shí)系統(tǒng)平臺(tái)、辦公軟件的使用等操作。

思維導(dǎo)圖

1.1　認(rèn)識(shí)電腦辦公

在使用電腦辦公之前，首先需要認(rèn)識(shí)電腦辦公。

1.1.1　什么是電腦辦公

電腦辦公，通俗地講就是使用電腦處理日常工作的方法，如處理文檔、制作報(bào)表、制作演示文稿、管理財(cái)務(wù)、發(fā)郵件等。

1.1.2　電腦辦公的優(yōu)勢(shì)

電腦辦公的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）電腦辦公可以提高員工的工作效率。

（2）電腦辦公節(jié)省了企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。

（3）電腦辦公可以實(shí)現(xiàn)資源共享。

（4）電腦辦公可以使文件傳輸效率更高，節(jié)約時(shí)間。

（5）電腦辦公打破了時(shí)間與空間的束縛，在聯(lián)網(wǎng)情況下可以隨時(shí)隨地辦公。

（6）便于瀏覽和跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。

（7）電腦辦公可以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力、凝聚力。

（8）充分利用硬件資源，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

1.2　實(shí)戰(zhàn)1：搭建電腦辦公硬件平臺(tái)

電腦在購(gòu)買之后，各個(gè)部件通常是分開(kāi)的，需要使用連線將它們連接起來(lái)才能使用，而且在日常使用過(guò)程中，還可能對(duì)電腦進(jìn)行搬遷，因此，了解和掌握電腦，硬件連接是非常有必要的。

1.2.1　連接顯示器

連接顯示器的方法是將顯示器的信號(hào)線，即15針的信號(hào)線接在顯卡上，插好后還需要擰緊接頭兩側(cè)的螺釘。顯示器的電源一般都是單獨(dú)連接電源插座的。

1.2.2　連接鍵盤(pán)和鼠標(biāo)

鍵盤(pán)接口在主板的后部，是一個(gè)紫色圓形的接口，鼠標(biāo)的接口位于鍵盤(pán)接口旁邊，按照指定方向插好即可。鍵盤(pán)插頭上有向上的標(biāo)記，連接時(shí)按照這個(gè)方向插好即可。

目前主流的鍵盤(pán)和鼠標(biāo)接口為USB接口及無(wú)線鼠標(biāo)和鍵盤(pán)，USB接口的鼠標(biāo)和鍵盤(pán)可以直接插入機(jī)箱上任意的USB接口中。

而無(wú)線的鼠標(biāo)和鍵盤(pán)則需要將USB藍(lán)牙接頭插入電腦的USB接口中，需要在鍵盤(pán)和鼠標(biāo)中裝上電池，稍等片刻，即可使用無(wú)線的鼠標(biāo)和鍵盤(pán)。

1.2.3　連接網(wǎng)絡(luò)

將RJ45網(wǎng)線一端的水晶頭按指示的方向插入到網(wǎng)卡接口中，如下圖所示。

1.2.4　連接音箱

找到音箱的音源線接頭，將其連接到主機(jī)聲卡的插口中，即可連接音源，如下圖所示。根據(jù)PC/99規(guī)范，第1個(gè)輸出口為綠色，第2個(gè)輸出口為黑色，MIC口為紅色。

1.2.5　連接主機(jī)電源

主機(jī)電源線的接法很簡(jiǎn)單，只需要將電源線接頭插入電源接口即可。

1.2.6　連接打印機(jī)

辦公中常用的外部設(shè)備就是打印機(jī)，打印機(jī)的連接包括連接到本電腦上的打印機(jī)或網(wǎng)絡(luò)中打印機(jī)兩種，具體方法在第14章有詳細(xì)介紹，這里就不再贅述。

1.3　實(shí)戰(zhàn)2：電腦辦公系統(tǒng)平臺(tái)—Windows 10

進(jìn)入Windows 10操作系統(tǒng)后，用戶首先看到的是桌面，桌面的組成元素主要包括桌面背景、圖標(biāo)、【開(kāi)始】按鈕、任務(wù)欄等。

1.3.1　桌面圖標(biāo)

Windows 10操作系統(tǒng)中，所有的文件、文件夾和應(yīng)用程序等都是由相應(yīng)的圖標(biāo)表示的。桌面圖標(biāo)一般是由文字和圖片組成，文字說(shuō)明圖標(biāo)的名稱或功能，圖片是它的標(biāo)識(shí)符。

用戶雙擊桌面上的圖標(biāo)，可以快速地打開(kāi)相應(yīng)的文件、文件夾或者應(yīng)用程序。例如，雙擊桌面上的【回收站】圖標(biāo)，即可打開(kāi)【回收站】窗口。

1.3.2　桌面背景

桌面背景是指Windows 10桌面系統(tǒng)背景圖案，也稱為墻紙，用戶可以根據(jù)需要設(shè)置桌面的背景圖案，如下圖所示為Windows 10操作系統(tǒng)的默認(rèn)桌面背景。

1.3.3　任務(wù)欄

【任務(wù)欄】是位于桌面最底部的長(zhǎng)條，主要由【程序】區(qū)域、【通知】區(qū)域和【顯示桌面】按鈕組成。和以前的系統(tǒng)相比，Windows 10系統(tǒng)中的任務(wù)欄設(shè)計(jì)更加人性化，使用更加方便，功能和靈活性更強(qiáng)大，用戶按【Alt+Tab】組合鍵可以在不同的窗口之間進(jìn)行切換操作。

1.3.4　Task View

Task View（任務(wù)視圖）是一款Windows 10系統(tǒng)最新增加的虛擬桌面軟件，該軟件的按鈕位于任務(wù)欄上，當(dāng)單擊之后能夠查看當(dāng)前運(yùn)行的多任務(wù)程序，這有點(diǎn)類似于OS X的Expose多任務(wù)視圖。而且在多窗口模式下切換起來(lái)會(huì)有更好的體驗(yàn)，用戶可以根據(jù)不同的使用場(chǎng)景來(lái)定制不同的桌面，該功能主要面向重度用戶，功能十分強(qiáng)大。如下圖所示為T(mén)ask View的視圖界面。

1.4　實(shí)戰(zhàn)3：電腦辦公軟件的使用

使用電腦辦公就需要使用常用電腦軟件。

1.4.1　常用辦公軟件

目前，常用的辦公應(yīng)用軟件為Office辦公組件，該組件主要包括Word、Excel、PowerPoint和Outlook等。通過(guò)Office辦公組件，可以實(shí)現(xiàn)文檔的編輯、排版和審閱，表格的設(shè)計(jì)、排序、篩選和計(jì)算，演示文稿的設(shè)計(jì)和制作，以及電子郵件收發(fā)等功能。

Word 2016是市面上最新版本的文字處理軟件。使用Word 2016，可以實(shí)現(xiàn)文本的編輯、排版、審閱和打印等功能。下圖所示為Word 2016界面。

Excel 2016是微軟公司最新推出的Office 2016辦公系列軟件的一個(gè)重要組成部分，主要用于電子表格處理，可以高效地完成各種表格和圖的設(shè)計(jì)，進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)計(jì)算和分析。下圖所示為Excel 2016界面。

PowerPoint 2016是制作演示文稿的軟件。使用PowerPoint 2016，可以使會(huì)議或授課變得更加直觀、豐富。下圖所示為PowerPoint 2016界面。

1.4.2　軟件的獲取與安裝

可以在微軟的官網(wǎng)商城中購(gòu)買Office 2016的安裝軟件，在瀏覽器中輸入微軟中國(guó)官方商城網(wǎng)址http://www.microsoftstore.com.cn/，然后選擇要購(gòu)買的軟件版本，即可購(gòu)買安裝軟件。

此外，如果需要安裝其他軟件，可以通過(guò)官網(wǎng)下載、在應(yīng)用商店獲取或者在360軟件管家中下載的方法獲取軟件。

下面以安裝Office 2016為例介紹軟件安裝的方法。

電腦配置達(dá)到要求后就可以安裝Office 2016軟件了。安裝Office 2016比較簡(jiǎn)單，雙擊Office 2016的安裝程序，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)安裝Office 2016，稍等一段時(shí)間，即可成功安裝Office 2016軟件。

|提示|

安裝Office 2016的過(guò)程中不需要選擇安裝的位置及安裝哪些組建，默認(rèn)安裝所有組建。

1.4.3　卸載軟件的4種方法

用戶可以卸載不常用的軟件或多余的軟件，來(lái)清理電腦磁盤(pán)空間，避免電腦卡、慢。下面介紹幾種卸載軟件的方法。

1.在“所有應(yīng)用”列表中卸載軟件

本節(jié)以卸載“酷狗音樂(lè)”為例介紹在“所有應(yīng)用”列表中卸載軟件的具體操作步驟。

第1步單擊【開(kāi)始】按鈕，在彈出的【開(kāi)始】界面選擇【所有應(yīng)用】命令。

第2步在下拉列表中選擇“酷狗音樂(lè)”，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【卸載】命令。

第3步彈出【程序和功能】對(duì)話框。

第4步單擊選中“酷狗音樂(lè)”并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【卸載/更改（U）】命令，或者直接單擊列表上方的【卸載/更改】按鈕。

第5步彈出【酷狗音樂(lè)卸載】對(duì)話框，單擊選中【放棄列表中的歌曲，狠心卸載】單選項(xiàng)，單擊【下一步】按鈕。

第6步開(kāi)始卸載軟件，卸載完成，單擊【完成】按鈕即可。

|提示|

用戶在應(yīng)用商店購(gòu)買的軟件與在網(wǎng)上下載的軟件，在卸載的時(shí)候會(huì)有所區(qū)別，兩者都可以從【開(kāi)始】界面卸載，但從應(yīng)用商店購(gòu)買的軟件不能從【程序和功能】對(duì)話框中卸載。

2.在【開(kāi)始】界面中卸載應(yīng)用

用戶在網(wǎng)絡(luò)中下載的軟件可以在【開(kāi)始】界面中卸載。具體操作步驟如下。

第1步單擊【開(kāi)始】按鈕，在彈出的【開(kāi)始】界面選擇要卸載的應(yīng)用并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【卸載】命令。

第2步在彈出的【程序和功能】對(duì)話框中，選擇要卸載的應(yīng)用，單擊【卸載/更改】按鈕。

第3步在彈出的【智能ABC 5.23卸載】對(duì)話框中單擊【是】按鈕，即可開(kāi)始卸載應(yīng)用。

第4步卸載完成，在彈出的【智能ABC 5.23卸載】對(duì)話框中單擊【確定】按鈕，即可卸載成功。

3.在【程序和功能】對(duì)話框中卸載軟件

打開(kāi)【程序和功能】對(duì)話框，可以看到電腦中安裝的所有軟件，選擇要卸載的軟件，單擊【卸載/更改】按鈕即可卸載。具體操作步驟如下。

第1步單擊【開(kāi)始】按鈕，在彈出的【開(kāi)始】界面選擇【所有應(yīng)用】→【W(wǎng)indows系統(tǒng)】→【控制面板】命令。

第2步在彈出的【控制面板】對(duì)話框中，單擊【程序】選項(xiàng)。

第3步彈出【程序和功能】對(duì)話框。

第4步選中需要卸載的軟件“美圖秀秀”，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【卸載/更改（U）】選項(xiàng)。

第5步彈出【美圖秀秀4.0.1卸載】對(duì)話框，單擊選中【直接卸載】單選按鈕，單擊【下一頁(yè)】按鈕。

第6步開(kāi)始卸載軟件，并顯示卸載進(jìn)度。

第7步彈出提示框詢問(wèn)“是否保留美圖秀秀素材目錄”，不保留，單擊【否】按鈕；如果要保留素材目錄，則單擊【是】按鈕，這里單擊【是】按鈕。

第8步卸載完成，在彈出的對(duì)話框中單擊【確定】按鈕即可。

4.使用第三方軟件卸載軟件

除了前面介紹的卸載程序的方法，用戶也可以選擇使用第三方軟件卸載程序。下面以360軟件管家為例，介紹使用第三方軟件卸載程序的方法。使用360軟件管家卸載軟件的具體操作步驟如下。

第1步下載并安裝360軟件管家，完成后從【開(kāi)始】程序中啟動(dòng)360軟件管家，在打開(kāi)的主界面中單擊【軟件卸載】按鈕。

第2步進(jìn)入【軟件卸載】界面，可以看到計(jì)算機(jī)中已安裝的軟件，單擊選中需要卸載的軟件“迅雷影音”，單擊【一鍵卸載】按鈕。

第3步卸載完成后將彈出【360軟件管家-卸載提醒】提示框，提示用戶“重啟電腦后卸載”，如果需要重啟電腦，單擊【立即卸載并重啟】按鈕；不需要重啟則單擊【稍后再說(shuō)】按鈕，這里單擊【稍后再說(shuō)】按鈕。

第4步返回至360軟件管家界面，即可發(fā)現(xiàn)軟件已卸載完成。

|提示|

如果要同時(shí)卸載多個(gè)軟件，可以單擊選中所有要卸載軟件前的復(fù)選框，再單擊【一鍵卸載】按鈕即可。

1.4.4　設(shè)置文件默認(rèn)的打開(kāi)軟件

打開(kāi)應(yīng)用程序的方式有多種，用戶也可以設(shè)置默認(rèn)打開(kāi)程序的方式。下面詳細(xì)介紹打開(kāi)默認(rèn)程序的幾種設(shè)置方式。

1.在【設(shè)置】窗口中設(shè)置

用戶可以利用【W(wǎng)indows+I】組合鍵快速打開(kāi)【設(shè)置】窗口進(jìn)行設(shè)置，具體操作步驟如下。

第1步在桌面上按鍵盤(pán)上的【W(wǎng)indows+I】組合鍵打開(kāi)【設(shè)置】窗口，單擊【設(shè)置】窗口中的【系統(tǒng)】鏈接。

第2步打開(kāi)系統(tǒng)【設(shè)置】窗口，在打開(kāi)的系統(tǒng)【設(shè)置】窗口中選擇【默認(rèn)應(yīng)用】選項(xiàng)。

第3步在打開(kāi)的【默認(rèn)應(yīng)用】選項(xiàng)區(qū)中設(shè)置程序打開(kāi)時(shí)的默認(rèn)應(yīng)用，例如，這里將【照片查看器】的默認(rèn)應(yīng)用從系統(tǒng)默認(rèn)的【照片】應(yīng)用改為【W(wǎng)indows照片查看器】的應(yīng)用。

第4步用戶也可以設(shè)置或修改其他默認(rèn)打開(kāi)程序，設(shè)置完成，單擊【關(guān)閉】按鈕即可。

2.通過(guò)【設(shè)置默認(rèn)程序】對(duì)話框設(shè)置

除了使用系統(tǒng)【設(shè)置】對(duì)話框設(shè)置默認(rèn)打開(kāi)程序外，還可以打開(kāi)【設(shè)置默認(rèn)程序】對(duì)話框設(shè)置默認(rèn)程序。具體操作步驟如下。

第1步單擊【開(kāi)始】按鈕，在彈出的【開(kāi)始】界面選擇【所有應(yīng)用】→【W(wǎng)indows系統(tǒng)】→【默認(rèn)程序】命令。

第2步彈出【默認(rèn)程序】對(duì)話框，單擊【設(shè)置默認(rèn)程序】選項(xiàng)。

第3步打開(kāi)【設(shè)置默認(rèn)程序】對(duì)話框，在左側(cè)的列表中可以看到已經(jīng)安裝的程序。

第4步如果要把360安全瀏覽器設(shè)置為默認(rèn)瀏覽器，在【程序】列表框中選擇【360安全瀏覽器】選項(xiàng)，并在右側(cè)單擊【將此程序設(shè)置為默認(rèn)值】即可。

舉一反三

配置“開(kāi)始屏幕”

單擊桌面左下角的【開(kāi)始】按鈕，即可彈出【“開(kāi)始”屏幕】工作界面。它主要由【程序列表】、【用戶名】、【所有應(yīng)用】按鈕、【電源】按鈕區(qū)和【動(dòng)態(tài)磁貼】面板等組成。

（1）用戶名。

在用戶名區(qū)域顯示了當(dāng)前登錄系統(tǒng)的用戶，一般情況下用戶名為“Administrator”，該用戶為系統(tǒng)的管理員用戶。

（2）【最常用】程序列表。

【最常用】程序列表中顯示了【開(kāi)始】菜單中的常用程序，通過(guò)選擇不同的選項(xiàng)，可以快速地打開(kāi)應(yīng)用程序。

（3）【固定程序】列表。

在【固定程序】列表中包含了【所有應(yīng)用】按鈕、【電源】按鈕、【設(shè)置】按鈕和【文件資源管理器】按鈕選項(xiàng)。

（4）動(dòng)態(tài)磁貼面板。

Windows10的磁貼，有圖片有文字，還是動(dòng)態(tài)的，應(yīng)用程序有更新的時(shí)候可以通過(guò)這些磁貼直接反映出來(lái)，而無(wú)須運(yùn)行它們。

通過(guò)配置“開(kāi)始”屏幕，可以將應(yīng)用程序固定到開(kāi)始屏幕、關(guān)閉或打開(kāi)動(dòng)態(tài)磁貼、管理屏幕分類等。

具體操作步驟如下。

第1步將應(yīng)用程序固定到“開(kāi)始”屏幕

在Windows 10操作系統(tǒng)當(dāng)中，用戶可以將常用的應(yīng)用程序或文檔固定到“開(kāi)始”屏幕當(dāng)中，以方便快速查找與打開(kāi)。將應(yīng)用程序固定到“開(kāi)始”屏幕的操作步驟如下。

第1步打開(kāi)程序列表，選中需要固定到“開(kāi)始”屏幕中的【程序】圖標(biāo)，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊該圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇【固定到“開(kāi)始”屏幕】選項(xiàng)。

第2步將該程序固定到“開(kāi)始”屏幕中。

第3步如果想要將某個(gè)程序從“開(kāi)始”屏幕中刪除，可以先選中該程序圖標(biāo)，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇【從“開(kāi)始”屏幕取消固定】選項(xiàng)。

第2步打開(kāi)與關(guān)閉動(dòng)態(tài)磁貼

動(dòng)態(tài)磁貼功能可以說(shuō)是Windows 10操作系統(tǒng)的一大亮點(diǎn)，只要將應(yīng)用程序的動(dòng)態(tài)磁貼功能開(kāi)啟，就可以及時(shí)了解應(yīng)用的更新信息與最新動(dòng)態(tài)。

打開(kāi)與關(guān)閉動(dòng)態(tài)磁貼的操作步驟如下。

第1步單擊【開(kāi)始】按鈕，打開(kāi)【“開(kāi)始”屏幕】界面。

第2步如果想要關(guān)閉某個(gè)應(yīng)用程序的動(dòng)態(tài)磁貼功能，可以用鼠標(biāo)右鍵單擊【“開(kāi)始”屏幕】面板中的【應(yīng)用程序】圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇【更多】→【關(guān)閉動(dòng)態(tài)磁貼】選項(xiàng)。

第3步如果想要再次開(kāi)啟某個(gè)應(yīng)用程序的動(dòng)態(tài)磁貼功能，可以用鼠標(biāo)右鍵單擊【“開(kāi)始”屏幕】面板中的【應(yīng)用程序】圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇【更多】→【打開(kāi)動(dòng)態(tài)磁貼】選項(xiàng)。

第3步管理“開(kāi)始”屏幕的分類

在Windows 10操作系統(tǒng)中，用戶可以對(duì)“開(kāi)始”屏幕進(jìn)行分類管理，具體的操作步驟如下。

第1步單擊【開(kāi)始】按鈕，打開(kāi)“開(kāi)始”屏幕，將鼠標(biāo)放置在“生活動(dòng)態(tài)”右側(cè)，激活右側(cè)的按鈕，可以對(duì)屏幕分類進(jìn)行重命名操作。

第2步選中“開(kāi)始”屏幕中的應(yīng)用程序圖標(biāo)，按下鼠標(biāo)左鍵不放進(jìn)行拖曳，可以將其拖曳到其他的分類模塊當(dāng)中。

第3步松開(kāi)鼠標(biāo)，可以看到【畫(huà)圖】工具放置到【播放和瀏覽】模塊當(dāng)中。

第4步將其他應(yīng)用圖標(biāo)固定到“開(kāi)始”屏幕當(dāng)中，將其放置在一個(gè)模塊當(dāng)中，移動(dòng)鼠標(biāo)至該模塊的頂部，可以看到【命名組】信息提示。

第5步單擊【命名組】右側(cè)的按鈕，可以為其進(jìn)行命名操作，如這里輸入“應(yīng)用程序”，完成后的操作如下圖所示。

高手支招

◇添加“桌面”到工具欄

將“桌面”圖標(biāo)添加到工具欄，可以通過(guò)單擊該圖標(biāo)，快速打開(kāi)桌面上的應(yīng)用程序功能，將“桌面”圖標(biāo)添加到工具欄的操作步驟如下。

第1步右鍵單擊Windows 10操作系統(tǒng)的任務(wù)欄，在彈出的快捷菜單中選擇【工具欄】→【桌面】菜單項(xiàng)。

第2步即可將“桌面”圖標(biāo)添加到工具欄當(dāng)中。

第3步單擊【桌面】圖標(biāo)右側(cè)的按鈕，在彈出的下拉列表中通過(guò)選擇相關(guān)選項(xiàng)，可以快速打開(kāi)桌面上的功能。

◇讓桌面字體變得更大

通過(guò)對(duì)顯示的設(shè)置，可以讓桌面字體變得更大，具體操作步驟如下。

第1步在系統(tǒng)桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【顯示設(shè)置】選項(xiàng)。

第2步打開(kāi)【設(shè)置-顯示】窗口。

第3步單擊【更改文本、應(yīng)用和其他項(xiàng)目的大小：100（推薦）】下方的滑塊，通過(guò)移動(dòng)滑塊增大或縮小其百分比，可以更改桌面字體的大小。