五、分配好自己的精力與時間

新經(jīng)理上任后，一定會遇到如下情況：

早晨一大早趕到辦公室，坐到辦公桌前，開始處理各種事務(wù)，直到中午仍不得休息，你的精力已經(jīng)跟不上，開始變得不耐煩，精力怎么也無法集中；

你已經(jīng)連續(xù)參加了五個小時的管理層會議，事實上，最后一個小時你已經(jīng)感到筋疲力盡，只是在勉強打起精神；

總算結(jié)束了一天的工作，你拖著疲憊的身軀回到了家中，但是工作中的麻煩事并沒有結(jié)束，仍舊如影隨形地伴隨著你，根本沒有心思將注意力放在家人身上；

你的記事本提示你們的結(jié)婚紀(jì)念日到了，但是下班后，你實在不想再出去跟愛人一起慶祝了。

……

越來越多的新手經(jīng)理，開始感覺到自己就像是一部工作的機器，曾經(jīng)的活力、激情、斗志，被繁忙的工作打磨得已全無棱角，日復(fù)一日，年復(fù)一年，自己看上去就像是個疲憊而可憐的陀螺，絲毫沒有了個人的空間和生活，心有余而力不足。

每天的時間是固定的，但是可供支配的精力、時間的數(shù)量和質(zhì)量卻是可變的，如果你能夠在繁忙的工作和大量的精力消耗之后，迅速補充體力和精力，那就能夠在工作中保持一種經(jīng)常性的旺盛精力狀態(tài)。

精力管理，不僅僅是在管理時間，它更是人們生活健康幸福和工作高效舒心的一個基礎(chǔ)。

那些高效能的管理者，是善于進行精力管理的。山姆會員店CEO布萊恩·康奈爾曾接受過一項脫產(chǎn)培訓(xùn)：精力管理——有關(guān)良好營養(yǎng)、鍛煉和休息等問題，這對高效率工作至關(guān)重要。懂得管理精力的康奈爾非常關(guān)心員工的精力狀況，關(guān)心他們是否每天鍛煉、飲食得當(dāng)，“我希望員工盡可能多地處于巔峰狀態(tài)，這意味著他們要休息好”。

精力管理是一項能夠提高工作效率和生活質(zhì)量的工具，得當(dāng)?shù)木芾恚苁剐律先蔚墓芾碚攉@得高效能，收獲一種全身心投入的工作狀態(tài)，讓他們身心和諧，生活平衡，遠離亞健康的陰影。

1.管理能量

很多人習(xí)慣于用延長工作時間來增加工作量，這實際上是最不可取的，因為時間是一種有限的資源；再者，人的精力也是有限的，長時間的“疲勞作戰(zhàn)”，會使工作效率越來越低，進而降低總體工作效能。

在時間管理之外，管理者應(yīng)該致力于管理自己的能量，通過科學(xué)的能量管理，來建立起良好的工作習(xí)慣，高能量往往能夠創(chuàng)造出更高的績效。

人的能量包括四個基本層面：身體、情緒、思維、精神。在工作中，人應(yīng)該合理管理自己的能量，在一段時間的高度專注之后，要適當(dāng)休息，做到能量的平衡。能量管理的關(guān)鍵在于：第一，能量管理計劃首先從對體能的關(guān)注開始，因為一個好的身體能夠產(chǎn)生更多能量。因此，領(lǐng)導(dǎo)者首先應(yīng)該致力于增強、恢復(fù)和補充個人體能。很多管理者都反映，隨著體能的增強，他們的工作效率也有所提高。第二，要善于控制好自己的情緒，這樣可以提高自身能量的質(zhì)量。人往往都有這種體驗，當(dāng)自己情緒愉快的時候，往往就是工作績效最高的時候。所以，要注意保持情緒的積極、愉悅。第三，思想必須高度集中。具體而言，應(yīng)盡量避免同時處理一大堆不同的事務(wù)，而應(yīng)集中時間和注意力，逐項處理工作，如只在固定時段接發(fā)電子郵件，開會時堅決不接聽電話等。第四，要注意精神的力量。通常，當(dāng)人們的日常工作和活動與他們最為珍視的、能夠賦予他們意義感和目的感的東西相一致時，他們的精神能量就會發(fā)揮作用。為此，你需要厘清優(yōu)先事項：做自己最擅長和最喜歡的工作；有意識地為生活中最重要的領(lǐng)域分配時間和精力，認(rèn)真工作，關(guān)心家庭、健康；還要時刻奉行自己的核心價值觀。

2.借助“象限時間管理法”

對于日常工作中的任何事務(wù)，都可以借助象限時間管理法來進行分類，可以用表示重要程度的軸來標(biāo)記縱坐標(biāo)，用代表緊急程度的軸來標(biāo)記橫坐標(biāo)，這樣就分成四個象限，Ⅰ象限是重要又緊急的事情，Ⅱ象限是重要但不緊急的事情，Ⅲ象限是緊急但是不重要的事情，Ⅳ象限是不重要也不緊急的事情。如圖1所示：

圖1 時間管理象限示意圖

如何安排這四類工作的先后順序呢？要把握好以下幾條原則：

第一，Ⅰ象限是緊急且重要的工作，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先處理，這毋庸置疑，當(dāng)工作中出現(xiàn)了這類緊急且重要的任務(wù)時，應(yīng)停下手頭其他工作去“救火”。

第二，對于Ⅱ象限和Ⅲ象限的工作次序安排，有一定爭議，有人認(rèn)為應(yīng)該先處理Ⅱ象限（重要但不緊急）的工作，也有人主張應(yīng)該先處理Ⅲ象限（緊急但不重要）的工作。

我們先來推演一下兩種處理模式的后果，Ⅱ象限工作重要但不緊急，如果不做的話，這類工作隨著時間的推移，會變得越來越緊急，突破一定臨界點后，就會變成Ⅰ象限工作，會變成突發(fā)事件。如果Ⅲ象限工作拖延不做的話，會變得越來越緊急，當(dāng)突破一定臨界點，這類工作很可能會由于錯過最佳時機而消失，由此招致一定的損失。

怎么處理這種矛盾呢？當(dāng)時間有限，只能做出取舍選擇時，那么應(yīng)該選擇Ⅱ象限工作，以確保重要工作的完成。如果時間充足，或者可以延長工作時間的話，為了不耽誤工作，可以統(tǒng)籌安排，即在Ⅱ象限工作尚未變成Ⅰ象限工作之前，先把Ⅲ象限工作完成，再按部就班地處理Ⅱ象限工作，這樣可以都不耽誤。

第三，避免讓Ⅱ象限工作演變成Ⅰ象限工作。Ⅱ象限工作一旦演變成Ⅰ象限工作，會造成突發(fā)事件，比較急迫，難以處理，會打斷經(jīng)理人的正常工作進程，因此要注意做好工作預(yù)警，避免這種現(xiàn)象的發(fā)生。通常，可以采用的方法包括：

·替代：尋找到比此任務(wù)更重要或緊急的任務(wù)，或以更有成效的任務(wù)代替該任務(wù)，從而使時間利用率更高。

·授權(quán)：將任務(wù)的處理權(quán)授予他人，由他人代為處理。

·舍棄：對部分任務(wù)，如果其重要程度和緊急程度都不高，可果斷將之舍棄，騰出更多的時間來完成其他工作。

·增加：對重要任務(wù)，要通過增加時間分配、增加工作量的方式，使該類任務(wù)的處理更加完美。

·改進：改進部分任務(wù)的性質(zhì)，可設(shè)法將Ⅰ象限任務(wù)改成Ⅱ象限任務(wù)。

·杜絕：突發(fā)任務(wù)、重要任務(wù)和緊急任務(wù)一般也無法回避，因此，只能對不重要且不緊急的任務(wù)進行杜絕。

·確保：確保重要任務(wù)能保質(zhì)保量地按時完成。

·聚焦：安排專門時間段，集中精力處理重要事務(wù)。

·少做：少做不重要的工作。

·不做：對不重要不緊急的任務(wù)可以選擇不予理睬，特殊情況下，可以不做，以換取處理其他任務(wù)的時間。

3.減少干擾，提高單位時間效率

新經(jīng)理往往身處組織中間位置，上下左右連接面甚廣，干擾源最多，需要設(shè)法降低、弱化來自各個方向的干擾，提升時間利用效率（見表1）。

表1 減少干擾的方法