史蒂芬·柯維大師的重要事項確認方法

在從“待辦”到“必辦”的梳理過程中，如果你還不能確定哪些事項應列于“必辦”清單之下，那么可以使用下面的象限圖。

有“思想巨匠”“影響美國歷史進程的25位人物之一”“人類潛能導師”之稱的史蒂芬·柯維發(fā)明了一個簡單的坐標系，來幫助人們確定（而不是感覺）那些真正重要的、需要優(yōu)先處理的事情是什么。

首先，在寫下了你覺得需要做的全部事項后，用幾分鐘的時間以滿分“10分”、最低分“0分”為標準分別對事情的“重要性”和“緊迫性”進行打分，如下表所示。

代辦事項清單

續(xù)表

接著，建立一個坐標系，用來綜合評定有限的時間最應該分配給哪些事情，建立的坐標系如下圖所示。

象限被分成了4個部分，隸屬于不同部分的事項有不同的處理方法。接下來只需將事件按照“緊迫性”和“重要性”的得分放入象限中，就能輕松地從繁雜的事務中找到真正需要馬上去做的“必辦事項”。一般來說，越是靠近右上方的事項，越應該列入“必辦事項清單”，越應該馬上行動起來。

下面，我們先分別來看看各個部分的具體情況。

部分1：馬上行動——高重要性+高緊迫性

從上圖中可以看出，事件③（預演明天會議上的演講）就屬于這一部分。

表面看來，屬于這部分的事情非常容易處理，只需采取行動，果斷利落地去完成就好。但實際上，很多人在面對這些事情的時候常常覺得壓力很大、充滿焦慮。你需要調(diào)整自我狀態(tài)，以最好的狀態(tài)投入其中去完成它們。

此外，如果有許多事項處于這一部分，那么你很有可能會抓狂，心里煩躁不安，即使行動起來也毫無章法。其實，你大可不必看到數(shù)量龐大的“必辦事項”就失控，無論必辦事項有多少，最后列入“必辦事項清單”的、需要你在第二天立即采取行動的都不會超過5項，你只需要挑選出最靠近右上方的5件事項，列入清單并采取行動就可以了。當這些最需要去做的事情完成后，很多事情也會迎刃而解。你有限的時間被用在了“刀刃”上，發(fā)揮了最大的價值。

部分2：委派他人——低重要性+高緊迫性

從上圖中可以看出，事件②（整理資料）就屬于這一部分。沒錯，整理資料是必需的，而且還挺緊急，但思考一下，真的需要你親自去做嗎？能不能委托他人來做呢？讓助理來做不是也很好嗎？

如果你的時間被這部分事項占據(jù)了相當大一部分，你就需要反思一下自己是否總是“逆來順受”、不懂得拒絕了。當然，你更應該學習一下委派的技術，相關內(nèi)容，我們在后面會有詳細的講解。

部分3：放棄——低重要性+低緊迫性

從上圖中可以看出，事件④（上QQ查看好友動態(tài)）就屬于這一部分。無疑，這部分事件既不重要也不緊迫，實在沒必要花時間在這上面。但事實上，很多人總是把大量的時間花在這上面。這是因為人們總是把這部分事項與“放松”等同起來。

其實，如果你聽15分鐘音樂，其間閉目養(yǎng)神，這算是利用音樂來放松。但是，在白天聽一整天音樂，不停哼唱和搖擺身體，那就不是放松，而是懶惰了，而你要注意不要淪為懶惰的人。

部分4：規(guī)劃——高重要性+低緊迫性

從上圖中可以看出，事件①（思考新的工作方法）就屬于這一部分。這部分事項具有非常重要但不怎么緊迫的特點。對它們，你要學會規(guī)劃，有計劃地去做、去完成。否則，它們很快就會跑到“馬上行動”部分，給你造成壓力。

學會了史蒂芬·柯維大師的管理方法，現(xiàn)在的你是不是能很輕松地找到最重要、最緊迫的事情并列入“必辦事項清單”了呢？更加清楚應該將時間分配在哪些事情上的你，在工作中也一定會有更加出色的表現(xiàn)！