2.1 使用快捷鍵操作電子表格

通過采用以鍵盤為主，結合鼠標的操作方式，可以成倍提高我們的日常工作效率，提升人與數據的親密程度，為實現“人表合一”打下堅實基礎，也為后期學習電子表格各項功能，做好前期準備工作。

2.1.1 為什么要使用快捷鍵功能

在使用電子表格處理數據的過程中，用戶絕大部分的時間在使用鍵盤和鼠標與電腦進行交互。從使用習慣上來說，大家已經習慣了采用雙手鍵盤錄入內容，使用右手握持鼠標進行內容選擇和功能點選。這樣的操作模式對于低頻數據工作來說是一個低門檻上手快的辦法，但是對于長期伏案處理數據、錄入數據的會計、財務人員來說，存在一些顯而易見的問題。

（1）使用單一鼠標點選效率低下。

單一采用鼠標點選的方式，使得雙手操作變成單手操作，右手工作量極為繁重，左手卻無事可做，不僅降低了工作效率，長此以往還會帶來鼠標手、肌腱炎等職業病。

（2）使用小鍵盤錄入數據與鼠標點選不可兼得。

小鍵盤使用右手單手操作，鼠標也是使用右手單手操作，所以快速錄入數據和鼠標點選只能二選一，否則頻繁地在小鍵盤區域和鼠標之間切換，會大大降低錄入數據的速度，影響數據工作的“節奏感”。

（3）鼠標點選功能效率低下。

圖形化的界面，所見即所得的鼠標點選大大降低了用戶使用軟件的門檻，讓軟件的操作變得簡單易行，但是對于一些常用功能，鼠標需要多次離開工作界面進行單擊，費時費力，在效率和門檻之間，需要做出平衡與妥協。

例如在“練習文件2.1.1費用管理表.xlsx”中，我們需要刪除表格中所包含的各種格式而保留表格內容，使用鼠標操作的辦法分為三步，操作步驟如下。

（1）打開“練習文件2.1.1費用管理表.xlsx”，使用鼠標選擇A1:J10單元格。

（2）單擊【開始】選項卡，在編輯選項組中單擊【清除】按鈕，激活下拉按鈕框。

（3）單擊【清除格式】按鈕，將所選表格格式清除，如圖2-1所示。

以上過程，鼠標一共發生4次單擊，全部需要用右手完成，并且多次在工作界面和功能區之間移動，占用時間降低效率不說，長期工作還會帶來鼠標手。

而使用快捷鍵操作，在整體工作量相當的情況下，左右手配合完成操作可以大大加快操作速度，提升使用體驗，操作步驟如下。

（1）打開“練習文件2.1.1費用管理表.xlsx”使用鼠標選擇A1:J10單元格。

（2）左手分別按<Alt+E+A+F>快捷鍵，實現表格格式清除。

2.1.2 使用快速訪問欄

快速訪問欄是一項可以快速提高工作效率的設計，它可以將一些常用功能單獨羅列在表格區域的左上角，并且用<Alt+數字>快捷鍵激活，對于某些記憶困難，快捷鍵繁復的功能鍵，可以將其設置在自定義快速訪問欄中調用，提高工作效率。

將“清除格式”功能設置在快速訪問欄中并調用，操作步驟如下。

（1）打開“練習文件2.1.2費用管理表.xlsx”，單擊【開始】功能區【清除】按鈕，在激活的下拉菜單中將鼠標移動到【清除格式】按鈕，鼠標右鍵單擊【添加到快速訪問工具欄】，如圖2-2所示。

（2）單擊【自定義快速訪問工具欄】，在下拉菜單中選擇【其他命令】，彈出【Excel選項】窗口，上下移動【清除格式】按鈕位置，使之位于快速訪問欄首個位置，如圖2-3、圖2-4所示。

（3）使用鼠標選擇A1:J10單元格，按<Alt+1>快捷鍵，完成指定區域的格式清除工作，如圖2-5所示。

2.1.3 選擇類快捷鍵

下面的內容中，我們會模擬日常應用最為常見的三類快捷操作場景，“選擇類操作”“編輯類操作”“錄入類操作”來練習常見的快捷鍵使用方法。

1. 將指定單元格消除

打開“練習文件2.1.3選擇1.xlsx”，選中B5單元格，按<Alt+E+E+A>清除功能快捷鍵清除紅色單元格的內容與格式，如圖2-6所示。

2. 將指定單元格消除

操作步驟如下。

（1）打開“練習文件2.1.3選擇2.xlsx”。

（2）使用<↑ ↓ ← →>上下左右方向鍵，將光標移動到指定位置，按<Alt+E+E+A>清除功能快捷鍵清除紅色單元格的內容與格式，如圖2-7所示。

3. 將指定單元格消除

打開“練習文件2.1.3選擇3.xlsx”，使用<Shift+↑ ↓ ← →>上下左右方向鍵，連選單元格，按<Alt+E+E+A>清除功能快捷鍵清除紅色單元格的內容與格式，如圖2-8所示。

本練習考核<Shift>+方向鍵連續選擇相鄰單元格的能力。

4. 將紅色單元格調整為綠色

（1）打開“練習文件2.1.3選擇4.xlsx”。

（2）將光標定位在A2單元格（不可用鼠標），按<Alt+H+H>快捷鍵激活主題顏色對話框，使用方向鍵選中綠色，按<Enter>鍵確認，如圖2-9所示。

（3）按<Alt+2>快捷鍵激活格式刷功能，按<Ctrl+→>快捷鍵將D2單元格顏色調整為綠色完成操作，同步依次將所有紅色單元格刷為綠色，如圖2-10所示。

5. 將指定區域刷成七種填充顏色

（1）打開“練習文件2.1.3選擇5.xlsx”，將光標移動到A1單元格，按<Ctrl+Shift+→+↓>快捷鍵，選中A1:G18區域，如圖2-11所示。

（2）按<Ctrl+1>快捷鍵打開【設置單元格格式】對話框，使用左右方向鍵將光標移動到【填充】對話框，按<Alt+C>快捷鍵激活背景色，使用方向鍵，移動到紅色填充按鈕，單擊<Enter>鍵確認，如圖2-12所示。

（3）連續按5次<Tab>鍵，將光標移動到【確定】按鈕，按<Enter>鍵確認。用同樣方法將下方另外6個區域增加不同顏色，提高熟練度。

本練習考核<Ctrl+Shift+方向鍵>快捷鍵選擇區域的能力，同時鍛煉學員脫離鼠標使用鍵盤完成操作。

6. 使用鼠標+功能鍵選擇區域

（1）打開“練習文件2.1.3選擇6.xlsx”，使用<Ctrl>鍵+鼠標逐個點選顏色區域，如圖2-13所示。

（2）按住<Shift>鍵+鼠標分別單擊連續區域的左上角和右下角實現區域選擇，如圖2-14所示。

7. 將不同類型值選定并填充顏色

將擁有相同類型內容的單元格批量選中并且填充顏色，效果如圖2-16所示。本操作使用到定位功能，操作步驟如下。

（1）打開”練習文件2.1.3選擇7.xlsx”，將單元格定義在表格內任一位置，按<F5>定位功能鍵，<Alt+S>快捷鍵定位條件，彈出定位條件對話框，選擇<Alt+O>常量，分別按<Alt+X>快捷鍵、<Alt+G>快捷鍵、<Alt+E>快捷鍵取消【文本】、【邏輯值】、【錯誤】勾選項，單擊<Enter>鍵確定選中特定值，如圖2-17所示。

（2）將不同類型的選擇單元格分別賦予不同顏色，快捷操作方法參考“4. 將紅色單元格調整為綠色”或“5. 將指定區域刷成七種填充顏色”，依次將顏色進行填充。

2.1.4 編輯類快捷鍵

框選單元格是為了更好地編輯和操作，在熟悉了選擇類相關快捷鍵之后，請您繼續掌握相應的編輯與格式化快捷操作。

1. 調整表格常用格式以方便使用

如圖2-18所示，“練習文件2.1.4編輯1.xlsx”是某個學院學生的名單信息，雖然信息完整，但格式混亂，請使用快捷鍵調整格式。

（1）打開“練習文件2.1.4編輯1.xlsx”，將光標定位在A1：E134中的任一位置，按<Ctrl+A>快捷鍵全選整張表，按<Alt+E+A+F>快捷鍵清除格式。

（2）使用“選擇6”中的<Shift>鍵+鼠標方式選中B2:B134單元格區域，按<F5>鍵定位功能，定位【空值】，如圖2-19所示，按<Enter>鍵確認。

（3）在定位的所有空單元格中，光標落入B3單元格，在B3單元格當中輸入“=B2”即讓B3單元格等于B2，按<Ctrl+Enter>快捷鍵批量填充空單元格，如圖2-20所示，批量填充完成后效果如圖2-21所示。

（4）鼠標選中B列，按<Ctrl+C>快捷鍵復制內容，再按<Ctrl+Alt+V>快捷鍵選擇性粘貼，選擇<Alt+V>快捷鍵“數值”，并按<Enter>鍵確認，如圖2-22所示。

（5）按<Ctrl+A>快捷鍵全選整張表，使用鼠標雙擊任意行和任意列的縫隙處，使表格行列適應內容的長寬度，如圖2-23所示。

（6）選中D列，將光標移動到D列黑色邊框處，轉變為黑色十字箭頭圖標，按住<Shift>鍵同時用鼠標拖動邊框，平移到A列與B列之間，在“工字型”光標卡住正確位置時，鼠標松手，依照題目要求，將各個字段調整為序號、姓名、學號、學院、專業的順序，如圖2-24所示。

（7）將光標移動到B2單元格，按<Alt+W+F+F>快捷鍵凍結首行與首列，如圖2-25所示。

本練習考核撤銷合并單元格、清除格式、調整順序、凍結窗格、改變行列寬度和高度5個快捷操作，這五項操作是編輯功能最為常見的操作，需要勤加練習。

2. 將多張表格數據整理到一張表中

“練習文件2.1.4編輯2.xlsx”中包含6個月的費用明細表，需要將其整合到“新工作表中”。

（1）打開“練習文件2.1.4編輯2.xlsx”，按<Ctrl+PageDown>快捷鍵切換到工作表“1月”，按<Ctrl+Shift+PageDown>快捷鍵全選6個月的工作表，如圖2-26所示。

（2）選中C2:K10單元格區域，在C2單元格區域中輸入隨機函數“=RANDBETWEEN(1,10000)”，如圖2-27所示。按< Ctrl+Enter>快捷鍵鍵批量填充所有單元格，由于隨機函數會隨時改變數字，需要將隨機生成的數據確定下來，按<Ctrl+C>快捷鍵復制內容，再按<Ctrl+Alt+V>快捷鍵選擇性粘貼，選擇<Alt+V>快捷鍵“數值”，并按<Enter>鍵確認，如圖2-28所示。

（3）鍵盤選中A2:A10單元格，使用批量填充功能填充“1月”，使得6張報表都在同樣的位置增加了該內容，如圖2-29所示。單擊“新工作表”，再單擊“1月”退出連選6張工作表狀態。

（4）按<Ctrl+PageDown>快捷鍵將表格移動到“2月”，按<F2>功能鍵，編輯A2單元格，將其修改為2月，并通過<Ctrl+Enter>快捷鍵批量填充，以同樣的方法分別修改其余月份的報表首列，使之符合要求。

（5）使用快捷鍵將每個月的報表數據（除一月份包含首行外，其他月份均不含首行），復制粘貼到“新工作表”中，要求不使用鼠標。最終效果如圖2-30所示。

3. 基礎查找替換功能

在從外部數據源導入數據的過程中，經常會因為轉換的原因導致數據出錯，例如“練習文件2.1.4編輯3.xlsx”從網絡中獲取的上市公司財務報表數據發生了異變，2011年6月30日的貨幣資金從“17291687379”變成了“17 291 687 379”這直接導致了數字無法進行計算匯總，如圖2-31所示。

操作步驟如下。

（1）打開“練習文件2.1.4編輯3.xlsx”，將光標定位于任意一個單元格，按<Ctrl+F>快捷鍵打開查找功能，按<Alt+P>快捷鍵切換到【替換】功能，在【查找內容：】中輸入<空格>，如圖2-32所示，查找內容為一個空格字符，而【替換為：】中不輸入任何內容。

（2）按<Alt+A>快捷鍵全部替換，并單擊【關閉】按鈕。

本練習可以大規模提高刪除特定字符的效率。

4. 高級查找替換功能

替換功能不僅可以替換特定字符，對于有規律的字符，即使不相同也可以批量替換掉。“批量替換功能”表中的和并列包含一個工號代碼和姓名，如圖2-33所示。如何批量刪除“-”之前的內容？如何只包含姓名甚至名？操作步驟如下。

（1）打開“練習文件2.1.4編輯4.xlsx”將D2:D48單元格復制粘貼到E列，按<Ctrl+H>快捷鍵打開替換功能，查找內容為“*-”，替換為“空值”，如圖2-34所示。

（2）按<Alt+A>快捷鍵全部替換。可以用“？”號代替“*”號 ，“?”號代表單一字符，而“*”號代表任意多個字符。請思考如何完成“只含姓名”和“只含名字”的填充。

2.1.5 輸入類快捷鍵和技巧

1. 使用小鍵盤快速錄入數據

對于金融、會計、統計等行業，并不是所有的數字都是自動生成的，很多時候我們需要人工將數據錄入電子表格中。特別是對于銀行柜員，數字錄入的速度和準確率是能否上崗的重要標準。這個時候我們通常是采用小鍵盤盲打的方式，未加訓練的速度一般是50～80個數字每分鐘，短暫的訓練后即可達到180～200個數字每分鐘。對于經常面對數據錄入的相關從業人員來說小鍵盤盲打能夠使工作效率成倍提高。

采用小鍵盤錄入數據，操作步驟如下。

（1）將光標定位在錄入欄C2單元格，將右手以自然狀態放置于小鍵盤之<4>、<5>、<6>、<+>，并且可以用中指感知數字鍵<5>上面的凸點，如圖2-35所示。

（2）雙眼平視電腦屏幕，不要低頭看鍵盤，用食指敲擊<1>、<4>、<7>三鍵，中指敲擊<2>、<5>、<8>三鍵，無名指敲擊<3>、<6>、<9>、<.>四鍵，小拇指敲擊回車鍵，大拇指敲擊<0>鍵，實現數字的快速錄入與盲打。

2. 快速制造隨機數字

工作時需要虛擬增加一些數據，使用隨機函數Randbetween即可得到。

（1）打開“練習文件2.1.5輸入2.xlsx”，在B3單元格內輸入=RANDBETWEEN(65,100)，意為在65～100之間隨機選取自然數，按<Enter>鍵確認內容，雙擊B3單元格右下角，填充整列，如圖2-36所示。

（2）按<Ctrl+C>快捷鍵復制區域內容，按<Ctrl+Alt+V>快捷鍵選擇性粘貼數值，將公式轉化為數值。用同樣的方法請思考如何生成身高、體重、體溫等項目。