1.2 商業經營管理公司的行政管理

商業經營管理公司的行政管理一般由其設置的行政人事部負責，而對于將行政和人事事務分開管理的商業經營管理公司來說，則會設置行政部負責行政事務，設置人力資源部負責人事事務，本書則將其統一為由行政人事部負責。

商業經營管理公司行政管理的內容一般包括辦公用品及設備管理、印章使用管理、公文函件管理、檔案管理、會議管理、員工行為規范管理、車輛管理、公共關系管理以及聘請法律顧問管理等，本節將分別對上述的各項管理內容做詳細的介紹。

1.2.1 辦公用品及設備管理

1.名片印制規定

（1）名片印制范圍：部門副經理以上人員；因工作需要經公司主管領導批準的其他員工。

（2）印制要求：公司名片版樣統一規格，不允許個人私自印制名片。

（3）印制審批程序：印制名片，須經部門經理、行政人事部經理、總經理簽字批準后制作。

2.辦公用品購買與領用流程

（1）各部門根據財務預算和工作需要，每月25日之前將所需辦公用品采購計劃，經部門經理簽字，報行政人事部審核后，經總經理批準后購買。

（2）領用辦公用品，需由本人到行政人事部登記后領取。

3.辦公設備的購買與領用流程

（1）屬固定資產范圍的辦公設備，必須嚴格按照公司固定資產采購管理規定審批流程執行；行政人事部、財務部進行固定資產登記；領用人經登記領取后，須精心保管，如遺失、損毀，將由領用人承擔責任。

（2）各部門應建立辦公用品登記制度，調出人員應及時退還所領用的辦公用品。

1.2.2 印章使用管理

1.印章保管規定

（1）公司公章由行政人事部經理統一保管。

（2）財務專用章、法人代表手章等由財務部指定專人負責保管。

（3）印章平日必須入柜上鎖。

2.印章使用審批流程

（1）公章使用須經部門經理、分管副總經理、總經理批準。

（2）印章保管人必須嚴格執行規定，登記備案，如審批手續不全而加蓋印章，公司將視情節追究保管人及領導責任，并按相關規定嚴肅處理。

（3）公司公章、財務專用章不得帶到公司區域外使用。

（4）凡違反上述要求，視情節對于當事責任人將給予警告、記過直至除名等行政處罰。

1.2.3 公文函件管理

1.公文機密程度分類

（1）絕密：極為重要并且不得向無關人員泄露內容的文書。

（2）秘密：次重要并且所涉及內容不得向公司內外無關人員泄露的文書。

（3）機密：不得向公司以外人員透露內容的文書。

（4）傳閱：在本公司內部傳閱或傳達的文書。

2.公文種類及格式

（1）公文種類：請示、報告、通知、公函、會議紀要等。

（2）公文格式：根據公文種類不同，應使用統一的文件格式。

3.公文簽發制度

下列公文必須經公司總經理批閱后方可對外發送：

（1）所有向公司領導（有關部門）報送的文件、對外（包括主力店）正式公文（函）、下發的紅頭文件、總經理辦公會議紀要。

（2）以公司名義對外（政府、合作伙伴等）發送的重要文件。

4.文件傳遞規定

（1）文件傳遞必須使用公司統一的辦公自動化（OA）系統。

（2）公司行政人事部負責文件分遞，根據文件類別按專業依次分轉給部門、分管副總經理、總經理審批。

5.文件發送確認與上報流程

（1）書面傳真文件應當在發送完畢后立即進行有效確認，并做好相關記錄。

（2）上報重要文件必須由經辦人、部門經理、分管副總經理、總經理簽批后，按公司規定程序辦理。

（3）上報文件必須嚴格按照公司規定格式填寫，如發現漏報、錯報，一律退回重新上報。

（4）發放公文一律加蓋印章。

（5）公文如有附件，應在正文后注明附件的名稱和順序。

（6）在正文結束之后，注明發文的日期及時間。

（7）公文處理必須做到準確、及時、簡便。

（8）公文由行政部統一收發、傳遞、用印、立卷、歸檔。

6.公文檔案保密制度

（1）公司經營活動，所有涉及商業、技術機密的文件、文稿等，均應納入保密范圍。

（2）公司（部門）在日常工作過程中，應根據公司保密制度確定經辦文件和記錄所涉及的機密文件、保密級別、保密期限。

（3）確定的保密級別和保密期限必須嚴格遵守，如有泄密，公司將追究當事人及領導責任；視情節對于當事責任人將給予警告、記過直至除名等行政處罰。

1.2.4 檔案管理

1.檔案管理范圍

（1）企業各類文件、制度資料，如政府文件，公司下發文件，各類通知、請示、報告，以及對外行文、會議紀要、三標體系文件等。

（2）工程驗收檔案資料和公司按規定須移交的檔案資料，如前期工程勘驗、施工、設計、招標投標等技術合同、工程圖樣、設施設備清單、使用說明書等。

（3）業戶檔案資料，如問卷調查結果、交鋪驗鋪手續、委托招商協議、商鋪租賃合同及重要商務談判記錄等資料。

（4）各類合同資料，如商鋪租賃合同、工程維保合同、廣告位租賃合同等。

（5）人員檔案，如錄取資料、自然狀況、工作簡歷、培訓經歷、獎懲記錄等。

2.檔案傳遞與借閱

（1）公司行政人事部負責檔案管理工作；檔案資料借閱、復印必須履行審批程序；要求借閱（或復印）人須經部門經理、行政人事部經理、總經理簽字批準后方可借閱。

（2）對于絕密級文件，如重要商務合同等，須經公司總經理批準。

（3）借閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出；確需帶出者，須經過行政人事部經理、總經理批準。

（4）借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，必須原樣歸還。

3.檔案歸檔與整理

（1）行政人事部負責檔案范圍中所描述各類文件的管理和規范。

（2）工程驗收檔案資料和公司須按規定移交的檔案資料由行政人事部統一登記保管，業務部門可根據需要查閱和使用。

（3）業戶檔案資料（如交鋪驗鋪手續、委托招商協議、商鋪租賃合同及重要商務談判記錄等資料）原件均由行政人事部統一保管，有關業務部門留存復印件。

（4）人員檔案資料（如錄取資料、自然狀況、工作簡歷、培訓經歷、獎懲記錄等）由行政人事部統一保管收存。

（5）公司處理完畢的文件、資料及其他材料均要歸檔保存，進行資料移交時，必須由經辦人及行政人事部經理的簽字確認。

（6）檔案整理要求根據業務流程進行，做到條理清晰，便于檢索。

4.檔案檢索、剔除與銷毀

參照國家檔案管理和公司檔案管理規定執行。

1.2.5 會議管理

1.會議準備工作

（1）公司行政人事部根據會議召集部門要求，提前下發書面會議通知。

（2）會議通知應明確會議時間、地點、參加人員、主題、議程以及參會人員需準備的材料等。

（3）視頻會議，行政人事部須按要求在規定時間提前進行網絡調試，確保會議效果，做好日常視頻會議系統監管維護，保證設備完好。

（4）重要會議要事先根據會議內容做好會場布置，如公司半年和年終總結會議、大規模專題會等。

2.會議要求

（1）與會人員須在開會前5min到達會場，手機保持靜音狀態。

（2）與會人員應遵守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布前，不得泄露會議內容。

（3）由會議召集人或部門根據實際需要決定是否形成會議紀要，如有需要，綜合性會議由行政人事部派專人負責記錄，形成會議紀要由總經理簽發，由行政人事部備案；專業會議由相關業務部門派專人負責記錄，由分管副總經理簽發，并報行政人事部備案。

（4）行政人事部負責有關會議內容的報道。

3.會議室使用規定

（1）會議室由行政人事部負責管理，各部門使用前須提前一天提出申請。

（2）會議結束，會議室使用部門要自覺整理會場，保持清潔并通知行政人事部。

（3）參會人員應自覺保持會議室整潔、愛護設施；違反會議室管理相關規定的個人或部門，擅自使用造成設備損壞的，須承擔賠償責任。

1.2.6 員工行為規范管理

1.儀容儀表規定

（1）員工工作期間須著統一定制工裝，著裝保持整潔得體。

（2）員工工作期間必須佩戴工作牌，工作牌具體樣式按公司統一規定確定。

（3）必須注重儀表儀容，保持衣冠整潔。

（4）女員工應保持淡妝，打扮適度。

（5）員工在崗時間，除結婚、訂婚戒指之外，不得佩戴其他飾物。

（6）員工工作期間應舉止端莊得體，落落大方。

2.文明禮貌要求

（1）所有員工對待客人態度要自然熱情，面帶微笑，恰當地用敬語。

（2）所有員工與客人相遇時，要主動讓路；與客人同行時，應讓客人先行。

（3）所有員工接聽外線電話，先要說：“您好，××部”，接聽內線電話可說“你好，××部”，聲音溫和，使用普通話。

3.辦公環境紀律要求

（1）辦公臺上應保持清潔和辦公用品的整齊，不得擺放其他與工作無關的雜物。

（2）不隨地吐痰、丟棄紙屑、果皮、煙頭及雜物，不亂涂亂畫，保持環境的清潔。

（3）創造優美的辦公環境，不得損壞公司配置的各種器具、設施；不得隨意亂堆、亂掛各種物品；與辦公無關的物品，不得帶入辦公場所。

（4）保持辦公環境的肅靜，不得在辦公區域喧嘩、聊天或隨意制造噪聲。

（5）辦公區域嚴禁吸煙。

1.2.7 車輛管理

（1）公司車輛統一由行政人事部負責管理和調動，部門用車需提前報出車計劃，因公出車應填寫申請單，由部門經理簽字后到行政人事部申請，行政人事部經理簽字批準后執行。

（2）嚴格控制車輛費用支出。定點修車，統一結算，行政人事部制訂相關臺賬；控制油量消耗，行政人事部統計每次出車的行程、公里數，并對過路費、過橋費進行備案。

（3）駕駛員應認真做好車輛的日常保養工作，做好行車記錄；車輛需要修理，駕駛員應及時提出修車申請，申報問題及費用，由部門經理簽字，總經理批準。

（4）駕駛員要按時參加安全組學習，做到不出私車、不酒后駕車，遵章守紀，安全駕駛；車輛專人駕駛；嚴禁非駕駛人員駕車，如因駕駛員失職（酒后駕車、違規行車）造成的違規罰款應由駕駛員本人承擔責任。

1.2.8 公共關系管理

（1）企業公共關系范疇：政府主管部門、行業協會、新聞媒體、投資合作方、主力店、客戶、顧客等。

（2）分類建立公共關系檔案，并根據業務需要制訂溝通計劃和具體方案措施。

（3）建立良好暢通的溝通渠道，定期與公共關系單位通過會議、聯誼活動等多種形式進行信息通報和交流。

1.2.9 聘請法律顧問管理

（1）公司根據工作需要必須在當地聘請法律顧問，合同簽訂周期為1年。

（2）凡擬新聘的法律顧問（或準備更換法律顧問），對簽訂法律顧問合同要求提供3家擬聘用律師（或律師事務所）背景資料，上報總經理審批。

（3）凡需要續簽年度法律顧問合同，要求提前提供該年度擬續簽的合同內容和上年度法律訴訟工作職責履行情況報告，以及公司對該律師或律師事務所做出的全面評估報告，上報總經理審核。