第4章商務演示四宗罪

如今，商務演示已經成為商務會議場合的“標配”。不管是大型會議論壇，還是公司內部的會議交流，99%以上的會議都需要用到PPT演示。

根據受眾和演示場景的不同，商務演示可分為三種類型：面向廣大受眾的商務演示，面向客戶、政府或合作伙伴的商務演示，以及面向公司內部的商務演示。

1.面向廣大受眾的商務演示

在高級酒店宴會廳舉辦的專場論壇及交流會，或者是大型的新品發布會，這種面向幾百人以上規模的商務演示稱為大型論壇商務演示。這種商務演示一般是營銷活動或者行業發展交流論壇，由整個團隊一起策劃執行。

2.面向客戶、政府或合作伙伴的商務演示

與客戶面對面地對產品、技術、服務進行深入交流和溝通，向政府講解公司申報項目，向合作伙伴展示公司產品優勢及發展前景，向投資公司展示公司產品及技術的市場前景和商業模式等，這些面向公司外部的商務演示場景，對于公司的品牌形象以及產品售賣都很重要。

3.面向公司內部的商務演示

年終總結匯報、個人述職報告、轉正報告、項目復盤報告、部門工作規劃報告等，這些面向公司內部的商務演示，一般由演講者制作PPT，通過PPT來展示自己的工作、思路、規劃、想法、總結等。這種個人級別的商務演示對個人的職業發展起關鍵性的作用。

筆者在職場中多次參加以上三種商務演示會議，發現很多人制作PPT均存在諸多誤區，這里把這些誤區總結歸納為“商務演示四宗罪”，具體如下。

● 信息過量，讓觀眾動腦。

● 設計不當，讓觀眾眼累。

● 邏輯不清，讓觀眾心煩。

● 情感缺失，讓觀眾耳背。

第一宗罪：信息過量，讓觀眾動腦

在很多演示演講場合，我們都可以看到這樣的幻燈片（估計你也設計過類似的幻燈片）：

● 幻燈片中的信息密密麻麻，找不到重點。

● 幻燈片的每個角落都被“塞滿”內容，讓人窒息。

● 幻燈片的文字太多太小，下面的觀眾難以看清。

● 整個PPT演示文稿上百頁。

● 把幻燈片當成了講義和演講稿。

用這樣的幻燈片進行商務演示的時候，就犯了第一宗罪：信息過量，讓觀眾動腦。

在設計幻燈片的時候，你可能從Word或者Excel中直接復制/粘貼大篇幅的內容到PPT中，這樣簡單的操作讓你輕松省事。但是，你想偷懶，觀眾同樣也是想偷懶，這是人類的天性。你偷懶了，沒有進行思考，意味著觀眾就需要思考才能理解演示內容。

在聽演講的時候，一旦需要人們去思考，尤其是深度思考并加工提煉的時候，人們就不想聽了，因為思考加工的過程需要啟動大腦里的神經元去產生鏈接、類比、聯想，而這對大腦來說是一項費力的工作。

這也是為什么很多商務演示在進行信息轟炸的時候，臺下的人就把自己“埋”在手機里，或者把演示演講當成“催眠曲”。

信息過量體現在以下兩方面。

1）整個演示文稿篇幅過長

筆者見過很多商務演示PPT動輒幾十頁，甚至上百頁，這種情況在商業提案場合非常多見，一股腦地把公司產品、技術、服務事無巨細地在一次提案中全盤倒出，生怕PPT頁數少了顯得公司不夠強大。

2）單頁幻燈片內容信息過量

單頁幻燈片內容信息過量，每一個角落都“塞得”滿滿的，生怕留了一點空白而浪費空間。這種情況在PPT初學者身上經常發生，他們很怕PPT頁面過于簡單而顯得自己不夠專業。

如果篇幅過長且單頁幻燈片內容又多，這種商務演示會給觀眾帶來非常可怕的體驗。下面我們來了解一下迷霧指數的概念。

迷霧指數

美國教授 Robert Gunning 于1952年提出迷霧指數（The Gunning FOG Index）概念，該指數可從詞數、難度、完整思維的數量和平均句長等方面考查一篇文章的閱讀難度。

該指數常用來測算要輕松讀懂某篇文章，需要讀者（原指以英語為母語者，中文中不具備長單詞，英文中長單詞主要是指多音節詞）具備多少年的正規教育。一篇文章的指數值是多少，就表示需要幾年級的程度才能看得懂。迷霧指數值越低，讀者就越容易讀懂。

有人計算過，英國最暢銷的日報迷霧指數平均為10，而較嚴肅的日報迷霧指數則為13、14。職業科學家的科研論文的迷霧指數通常在18～22之間，某些科研論文的迷霧指數甚至可達40。

在2007年，曾有人比較過微軟和蘋果兩家公司掌門人演說的迷霧指數，結果表明，蓋茨演說的迷霧指數為9.37，這意味著要聽懂這場演講，最少需接受9.37年的教育。與之相比，喬布斯演說的迷霧指數僅為6.9。

我們中文的演說雖然無法用Robert Gunning 教授的“迷霧指數”來衡量計算，但是道理都是相通的。一旦信息過量、概念抽象、復雜難懂，讓觀眾動腦，那么迷霧指數一定會很高。一旦迷霧指數超出了受眾的認知局限，那么這樣的商務演示注定要失敗。

第二宗罪：設計不當，讓觀眾眼累

為什么Word和Excel不能作為演示軟件工具，而PowerPoint可以成為流行的演示軟件？主要是因為PowerPoint匯集了設計、排版、配色、繪圖、動畫、視頻等綜合功能。

但是，隨著PowerPoint版本不斷升級，功能也越來越強大，很多職場人在做PPT演示的時候就很容易本末倒置。不去探究演示的思路和邏輯，而是對一張幻燈片進行過分修飾，是很多人制作演示文件經常犯的錯誤。比如：

● 在商務溝通的場合，演示的幻燈片用3D小人作為裝飾。

● 添加一些不是很必要的動畫，讓幻燈片表面看起來很炫。

● 對形狀等圖形添加陰影、浮雕、描邊等效果，對幻燈片進行過分修飾。

● 對圖片添加倒影、3D等修飾效果。

● 在幻燈片設計中運用五彩斑斕的顏色。

例如，下面三張圖就給人以眼花繚亂的效果。

可能制作的人還在沾沾自喜，認為PowerPoint功能這么強大，能夠設計很多種炫酷的效果。其實，作為觀眾來說，PPT只是演講者的輔助工具，過度裝飾的效果不但不能幫助演講者有效說服觀眾，反而會干擾信息傳遞。

所以，商務演示的第二宗罪就是設計不當，讓觀眾眼累。

第三宗罪：邏輯不清，讓觀眾心煩

邏輯不清是很多演示演說普遍存在的問題，很多人可能已經意識到自己存在這樣的問題，但卻很難去解決這個問題。

整個PPT演示文稿的邏輯分為整體邏輯和頁面邏輯。

1.整體邏輯

整體邏輯就是一份完整PPT演示文稿的目錄，也就是大綱、框架。頁面邏輯就是一頁幻燈片的內容邏輯。如果一份PPT大綱出現了邏輯問題，那么頁面邏輯做得再好，設計得再好看都于事無補。

筆者的公司以前有個銷售代表做轉正報告，洋洋灑灑地做了二十多頁PPT，轉正演講的時候照著PPT讀了十分鐘就結束了。講完后讓人一頭霧水，不知道他究竟要表達什么，原因就是他的PPT目錄邏輯非常混亂，頁面也缺乏邏輯呈現。

我們來看一下他的目錄（見下圖），一共有三個部分：工作概述、項目概述和工作展望。

乍一看好像沒什么問題，但是稍微思考一下就會發現這三部分之間好像沒有什么邏輯關系。既不是并列關系，也不是因果關系，更不是時間順序關系。“工作概述”難道不包含“項目概述”嗎？如果說“工作概述”和“項目概述”屬于并列關系，那么工作展望就是時間序列了。在同一部分內容里放多種邏輯關系是導致演示邏輯不清的最大原因。

2.頁面邏輯

如果說整體邏輯就像一棵大樹的主干，那么頁面邏輯就是枝干和分支。我們也經常看到有些PPT整體邏輯很清晰，但在具體對每一頁幻燈片進行制作時，邏輯又亂了。

比如，下圖是銷售代表轉正報告中的一頁幻燈片。

仔細看這頁幻燈片，從四個圓圈和連線來看，演講人是把四個詞語作為并列關系呈現。但是，“產品業務”“勤奮”“態度”“總結”四者之間并不是并列關系，而且不屬于同一個層次的內容。之所以會出現這樣的幻燈片，主要是演講人缺乏結構化思維，想把所有的內容揉成一團“塞給”觀眾，結果卻造成邏輯不清，讓觀眾心煩。

再如，下圖的幻燈片講述了三個觀點：第一個觀點，企業希望獲取最大的利潤就只能降低自身的成本；第二個觀點，生產制造是企業的最大成本來源；第三個觀點，生產現場缺乏管理手段，需要一套系統來管理車間。

把很多內容或觀點放到一頁幻燈片上，而且每部分內容或觀點之間沒有緊密聯系，這就給觀眾帶來思路混亂，不知道演講者到底要表達什么，于是絞盡腦汁思考，最終心煩到不想再聽下去。

所以，邏輯不清，讓觀眾心煩是商務演示的第三宗罪。

第四宗罪：情感缺失，讓觀眾耳背

或許你也遇到過這樣的情況，臺上演講者的整個演示明明邏輯清晰、設計簡約、信息量也不大，但是演示思路平庸、內容枯燥無趣、演講毫無情感，所以臺下的人依然埋頭看手機，對演說“左耳進，右耳出”。

這就好比很多人明明唱歌沒有跑調，音色也不錯，但就是唱得不夠動人，總覺得缺少點什么。這主要是因為唱歌只是照著歌詞去唱，沒有投入感情去唱。帶著情感去唱歌，才是最高境界。

循規蹈矩、枯燥無趣的演講演示每天都在上演，公司路演、項目申報、招商引資、個人報告、競崗述職、創新比賽等各種類型的演講演示都難以逃脫“情感缺失”的瓶頸。

比如年終總結，很多職場人的PPT目錄與下圖一樣：先羅列一年的工作成果，然后分析不足之處（但是，還有些不足），再提出明年的工作計劃（明年我會更加努力）。這是最常規的年終總結思路，但也是最讓人沒有印象的思路。試想一下，如果你們部門10個人，每個人都要匯報年終總結，而且每個人都是這樣的思路，你們部門領導以及其他領導是不是該睡著了，又何談來年給你升職加薪呢？

筆者見過大多數公司簡介的PPT目錄都是由這三部分組成：公司簡介（我們是誰）、業務領域（產品和業務是什么）和客戶案例（看看這么多客戶都選擇了我們，你們也趕緊選擇我們產品吧），然后銷售經理就帶著這樣的公司簡介PPT去給好不容易邀約到的客戶演講“我們公司有多么厲害”。這樣的演示報告大都只會有一個結果，那就是沒有結果。

所以，即使演示文稿遵循了邏輯清晰、設計得當、簡約等原則，但離最終打動觀眾、說服觀眾還差一點距離，主要原因還是情感缺失，難以讓觀眾產生感性決策。這就是商務演示的第四宗罪：情感缺失，讓觀眾耳背。