1.1 如何讓Excel報(bào)表自動化

小勤：現(xiàn)在公司里的報(bào)表好多，但其中很多都是重復(fù)的，比如月報(bào)、周報(bào)、日報(bào)……

大海：為什么不做成自動化的呢?

小勤：自動化?那不是要用VBA嗎?對公司里的大多數(shù)同事來說，哪有那么多精力和能力去學(xué)習(xí)VBA啊?

大海：誰說實(shí)現(xiàn)報(bào)表自動化就要用VBA?

小勤：我也在用函數(shù)、數(shù)據(jù)透視……但公司的報(bào)表數(shù)據(jù)來源太多，比如歷史數(shù)據(jù)都是一堆分散的Excel表，每天還有新的數(shù)據(jù)被放到不同的表里，表的格式又不太一樣，不同部門或不同領(lǐng)導(dǎo)還要看不一樣的數(shù)據(jù)……

大海：這些需求都很正常啊，哪家公司的數(shù)據(jù)不是這樣的?雖然現(xiàn)在很多公司的系統(tǒng)都是越來越完善，但是，仍然有大量的外部數(shù)據(jù)要通過Excel等方式來處理，所以，這些需求對絕大部分的公司來說，都是差不多的。

小勤：那怎么辦?

大海：下面先看看大多數(shù)公司里存在的兩種報(bào)表類型，一種是數(shù)據(jù)整理型報(bào)表，另一種是數(shù)據(jù)分析型報(bào)表，如圖1-1所示。

小勤：數(shù)據(jù)整理型報(bào)表就是將原始數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的整合、轉(zhuǎn)換格式或篩選數(shù)據(jù)等就發(fā)給別人的報(bào)表?

大海：是的，也就是說，對于這些數(shù)據(jù)通常不需要進(jìn)行分析，最多就是將全部數(shù)據(jù)合并到一起后，按需要增加或刪除一些列，剔除一些敏感信息，或者糾正一些信息，進(jìn)行簡單的過濾或分類匯總等操作后就發(fā)給別人。

小勤：這種情況是挺多的，很多報(bào)表其實(shí)并沒有進(jìn)行太多的分析，而且是，這個(gè)部門要這樣子的，那個(gè)部門要其他樣子的，所以就得按他們的要求整理出來發(fā)給他們。甚至，很多時(shí)候其實(shí)只相當(dāng)于幫他們簡單地查找數(shù)據(jù)，但是因?yàn)閿?shù)據(jù)不能很快地被整合到一起，這種工作往往也是最枯燥、最耗時(shí)、最費(fèi)力的。

大海：對，數(shù)據(jù)整理真是一個(gè)又苦又累的活兒！下面說一說數(shù)據(jù)分析型報(bào)表。雖然，數(shù)據(jù)整理是數(shù)據(jù)分析的前提。但是，與數(shù)據(jù)整理不太一樣的是，數(shù)據(jù)分析可能涉及大量的計(jì)算、數(shù)據(jù)透視等，而且，很多時(shí)候要從不同的維度去觀察數(shù)據(jù)，所以要求報(bào)表盡可能做成動態(tài)的，可以讓使用的人按需要選擇不同的維度，從而得到不同的分析結(jié)果……

小勤：這就更難了。對一般人來說，能按不同領(lǐng)導(dǎo)的要求，將原始數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)透視表等功能做成不同的匯總表就不錯(cuò)了。當(dāng)然，也可以通過添加一些切片器來實(shí)現(xiàn)維度的選擇，但是，數(shù)據(jù)透視表也有很多時(shí)候達(dá)不到要求……

大海：所以我們才要學(xué)新的東西。

小勤：除了VBA，還有什么?不是網(wǎng)上那些插件吧?我也用過一些插件，很多功能做得很好用，但也做不到讓報(bào)表自動化啊！

大海：當(dāng)然不是，既不是VBA那么難學(xué)的功能，也不是網(wǎng)上的插件，而是Excel的超級強(qiáng)大而又簡單易用的新功能——Power Query和Power Pivot（或者微軟的自助商業(yè)智能產(chǎn)品Power BI）。

小勤：啊?你一下說了這么多個(gè)Power XXX，讓人很暈啊。它們到底是什么關(guān)系啊?

大海：Power BI其實(shí)是一個(gè)獨(dú)立的軟件，個(gè)人用是免費(fèi)的。但Power BI跟Power Query、Power Pivot、Power View、Power Map等是有關(guān)系的。但它們的關(guān)系也不是很復(fù)雜。你可以先這樣簡單理解：

● Power Query是用來做數(shù)據(jù)查詢和轉(zhuǎn)換的。還記得Excel里的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能嗎?它可以把數(shù)據(jù)整合到一起，然后進(jìn)行各種各樣的復(fù)雜轉(zhuǎn)換。你可以將Power Query理解為它的升級版。

● Power Pivot是用來做數(shù)據(jù)建模和數(shù)據(jù)分析的。還記得Excel里的數(shù)據(jù)透視表嗎?你可以將Power Pivot理解為它的加強(qiáng)版。

● Power View是用來做數(shù)據(jù)展示的。還記得Excel里的圖表嗎?你可以將Power View理解為它的整合版。

● Power Map是專門用來做數(shù)據(jù)的地圖化展示的，這是Excel里原來沒有的。

小勤：經(jīng)你這么一解釋，Power系列工作好像也不太復(fù)雜。其實(shí)還是對數(shù)據(jù)的整理、分析、展現(xiàn)這些內(nèi)容，只不過都升級或強(qiáng)化了?

大海：對，可以這么理解。

小勤：那Power BI是怎么回事兒?

大海：Power BI是微軟將這四個(gè)功能進(jìn)行了大整合，然后推出的一個(gè)獨(dú)立的工具，如圖1-2所示。

小勤：但是，我用Excel這么久了，好像沒見過這四個(gè)功能啊。

大海：的確，目前還很多人不知道這些強(qiáng)大功能的存在。因?yàn)樵贓xcel的2010版和2013版中，這些功能有的要到微軟官方網(wǎng)站下載插件并安裝，而到了Excel 2016版，微軟直接將它們?nèi)诤系紼xcel里了，甚至都沒有再叫Power Query了（Power Pivot等名稱仍有保留，但也需要專門加載到菜單中）。所以，如果你不經(jīng)常關(guān)注Excel的新功能或微軟的一些新產(chǎn)品，那么可能不知道它們的存在和相互間的關(guān)系。

小勤：原來有這么多個(gè)Power系列工具。但你為什么在介紹報(bào)表自動化的時(shí)候，強(qiáng)調(diào)Power Query和Power Pivot，而不太說Power View和Power Map呢?

大海：因?yàn)閳?bào)表自動化的核心在于數(shù)據(jù)的整理和分析，當(dāng)你學(xué)好Power Query和Power Pivot后，再去按需要制作一些基礎(chǔ)的圖表或在地圖上展示數(shù)據(jù)時(shí)，會發(fā)現(xiàn)往往只是一些簡單的數(shù)據(jù)拖曳和屬性設(shè)置操作而已。另外，圖表展示雖然可以歸入數(shù)據(jù)分析范疇，但它是一個(gè)相對專業(yè)的領(lǐng)域，如果需要深入學(xué)習(xí)，則需要專門的教材。所以，我重點(diǎn)介紹的是Power Query和Power Pivot。

小勤：那Power BI呢?

大海：Power BI的核心也是Power Query和Power Pivot，學(xué)好Power Query和Power Pivot，不僅能在Excel里實(shí)現(xiàn)報(bào)表的自動化，也為以后學(xué)習(xí)Power BI打下良好的基礎(chǔ)。在9.6節(jié)也給出一個(gè)Power BI的簡單例子，這樣你就可以很快過渡到Power BI的學(xué)習(xí)了。

小勤：懂了。總之，先把Power Query和Power Pivot學(xué)好再說。