1.5 以一敵百——模板的使用

會計表格中的部分表格一般具有很強的周期性，如財務報表等。若是每次編制報表都從制表開始做起，工作的重復性過多，效率自然也就顯得低下。既然表格格式相同，每次使用只需對部分數據進行修改，此時就可以利用Excel模板快速完成表格的制作。

1.5.1 保存和使用Excel模板

模板的制作和使用并不復雜，一般建議在現有表格的基礎上，對固定的結構、項目和格式進行設置后，將此表格保存為模板，使用時通過模板新建工作表，并按當前需要重新錄入相關數據即可。

配套資源

模板文件\第1章\部門工資表.xlsx

效果文件\第1章\部門工資表.xltx

操作視頻演示

STEP 1 設置基礎數據

在工作表中將表格標題、固定項目、固定數據記錄的內容和格式設置完善，并將其他單元格中應該設置的數據格式、類型、公式和函數等都進行設置，為保存模板做好準備。

STEP 2 保存表格

①單擊“文件”選項卡，選擇左側的“另存為”選項；②單擊右側的“瀏覽”按鈕。

STEP 3 指定保存參數

①打開“另存為”對話框，在“文件名”下拉列表框中輸入模板名稱；②在“保存類型”下拉列表框中選擇“Excel模板”選項；③在“保存”按鈕。

STEP 4 根據模板新建工作表

①當需要利用該模板新建工作表時，可單擊“文件”選項卡，選擇左側的“新建”選項；②單擊右側的“個人”選項卡；③選擇需要的模板選項。

STEP 5 按需要錄入需要的數據

此時所創建的工作表中已經包含了一些固定的數據，只需要輸入部分內容便可快速完成表格的制作。

答疑解惑————保存模板時為什么沒有設置保存路徑？

如果將工作表保存為模板，則Excel會自動設置模板的保存路徑，這是為了根據該模板新建工作表時，通過Excel的界面快速找到模板縮略圖并完成新建操作。如果手動調整模板的保存位置，則可能無法在Excel的新建界面中顯示該模板選項，從而無法通過Excel的新建功能來利用該模板新建工作表。

1.5.2 修改模板數據

如果表格結構、項目或格式等發生了變化，則同樣可以及時對模板進行修改，以便日后通過模板相減的工作表可以適應當前的制表需要。Excel不能直接打開模板文件進行修改，需要利用該模板新建工作表，對工作表進行修改后，將其保存并替換原來的模板實現修改模板的操作。

配套資源

模板文件\第1章\部門工資表.xlsx

效果文件\第1章\部門工資表1.xltx

操作視頻演示

STEP 1 打開模板文件

Excel默認的模板文件存放在“C:\Users\Admini strator\Documents\自定義Office模板”文件夾中，打開該文件夾，雙擊需修改的模板文件。

知識補充——模板的保存位置

電腦上操作系統不同，安裝操作系統所在的盤符不同，都會導致Excel模板路徑的不同。上述路徑是在Windows 7操作系統、系統盤為C盤的情況下的位置。如果無法知道模板文件，則可按根據模板新建工作表的方法進行新建并修改。

STEP 2 新建并修改工作表

此時將直接根據該模板新建工作表，按照需要重新修改工作表的結構和內容。

STEP 3 保存并替換模板

①表格數據修改完成后，重新另存為模板，模板名稱與原模板相同；②單擊“保存”按鈕；③在打開的提示對話框中單擊“是”按鈕，確認替換。