3.4 會計賬簿的概念和種類

3.4.1 會計賬簿的概念

會計賬簿，簡稱賬簿，是由具有一定格式、互有聯系的若干賬頁組成的，以會計憑證為依據，用以全面、系統、序時、分類記錄各項經濟業務的簿籍。

雖然賬簿有很多種類，所記錄的經濟內容也不盡相同，賬簿的格式又多種多樣，但各種賬簿具備的一些基本要素是一致的，這些基本要素主要包括以下3項內容。

1.封面

封面主要標明賬簿名稱，如總分類賬、材料物資明細賬、債權債務明細賬等。

2.扉頁

扉頁主要列明科目索引及賬簿使用登記表，一般將科目索引列于賬簿最前面，將賬簿使用登記表列于賬簿最后面。活頁賬、卡片賬裝訂成冊后，填列賬簿使用登記表。

3.賬頁

賬頁是賬簿的主要內容，各種賬頁格式一般包括：賬戶名稱，或稱會計科目；登賬日期欄；憑證種類和號數欄；摘要欄；借、貸方金額及余額欄；總頁次和分賬戶頁次。

3.4.2 會計賬簿的種類

會計賬簿，是指由一定格式賬頁組成的，以會計憑證為根據，對各項經濟業務連續、系統、全面地反映在賬冊中的簿籍。如圖3-12所示，會計賬簿主要3種分類方法。

日記賬是按照經濟業務的發生或完成時間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿。設置日記賬的目的是將經濟業務按時間順序清晰地反映在賬簿記錄中。日記賬可以用來核算和監督某一類型經濟業務或全部經濟業務的發生或完成情況，其中，用來記錄全部經濟業務的日記賬稱為普通日記賬；用來記錄某一類型經濟業務的日記賬稱為特種日記賬。日記賬，應當根據辦理完畢的收、付款憑證，隨時按順序逐筆登記，最少每天登記一次。現金日記賬格式如圖3-13所示。

根據會計憑證或日記賬，分別各個賬戶登記經濟業務的賬簿。按總分類賬戶登記的賬簿，稱為“總分類賬”；按明細分類賬戶登記的賬簿，稱為“明細分類賬”。

總分類賬是指根據總分類科目開設，按照總分類科目設置，按公允貨幣計量單位進行登記，用來登記全部經濟業務，進行總分類核算，提供總括核算資料的賬簿。總分類賬所提供的核算資料，是編制會計報表的主要依據，任何單位都必須設置總分類賬。總分類賬基本格式如圖3-14所示。

明細分類賬，是指按照明細分類賬戶進行分類登記的賬簿，是根據單位開展經濟管理的需要，對經濟業務的詳細內容進行的核算，是對總分類賬進行的補充反映。明細分類賬格式如圖3-15所示。

三欄式賬簿是設有借方、貸方和余額三個基本欄目的賬簿。各種日記賬、總分類賬以及資本、債權、債務明細賬都可采用三欄式賬簿。三欄式賬簿格式如圖3-13，圖3-14，圖3-15所示。

多欄式賬簿是在賬簿的兩個基本欄目“借方”和“貸方”，按需要分設若干專欄的賬簿。多欄式賬簿基本格式如圖3-16所示。

數量金額式賬簿的借方、貸方和余額3個欄目內，都分設數量、單價和金額3個小欄，借以反映財產物資的實物數量和價值量。它是指采用數量和金額雙重記錄的賬簿。原材料賬戶、庫存商品賬戶和固定資產賬戶等一般采用數量金額式格式。數量金額式賬簿基本格式如圖3-17所示。

3.4.3 設置和登記賬簿的作用

設置和登記賬簿，是編制會計報表的基礎，是聯結會計憑證與會計報表的中間環節，其在會計核算中具有的重要作用如圖3-18所示。

3.4.4 啟用賬簿的規則

賬簿是儲存數據資料的重要會計檔案，登記賬簿要由專人負責。為了保證賬簿記錄的嚴肅性和合法性，明確記賬責任，保證資料完整，在賬簿啟用時，應在“賬簿啟用和經管人員一覽表”中詳細記載：單位名稱、賬簿編號、賬簿冊數、賬簿頁數、啟用日期、加蓋單位公章、經管人員（包括企業負責人、主管會計、復核和記賬人員等），且均應登記姓名并加蓋印章。

啟用訂本式賬簿，對于未印制順序號的賬簿，應從第一頁到最后一頁順序編定頁數，不得跳頁、缺頁。使用活頁式賬簿，應按賬頁順序編號，并須定期裝訂成冊。裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁數，另加目錄，記明每個賬戶的名稱和頁次。

3.4.5 登記賬簿的規則

會計人員應根據審核無誤的會計憑證及時地登記會計賬簿。對于總賬要按照各單位所選用的會計核算組織形式來確定登賬的具體時間，而對于各種明細賬，要根據原始憑證、原始憑證匯總表和記賬憑證每天進行登記，也可以定期（3天或5天）登記。進行賬簿登記，一般應滿足以下要求。

（1）登記賬簿必須用藍黑色墨水鋼筆書寫，不許用鉛筆或圓珠筆記賬。這是因為，各種賬簿歸檔保管時間一般都在1年以上，有些關系到重要經濟資料的賬簿，則要長期保管，因此要求賬簿記錄保持清晰、耐久，以便長期查核使用，防止涂改。

（2）登記會計賬簿時，應當將會計憑證的日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內。登記完畢后，記賬人員要在記賬憑證上簽字或蓋章，并注明已經登賬的標記（如打√等），表示已經登記入賬，以避免重記或漏記。

（3）各種賬簿應按賬戶頁次順序連續登記，不得跳行、隔頁。如果發生跳行、隔頁現象，應在空行、空頁處用紅色墨水劃對角線注銷，注明“此頁空白”或“此行空白”字樣，并由記賬人員簽章。

（4）賬簿中書寫的文字或數字不能頂格書寫，一般只應占格距的二分之一，以便留有改錯的空間。

（5）記賬除結賬、改錯、沖銷記錄外，不能用紅色墨水。因為在會計工作中，紅色數字表示對藍色數字的沖銷、沖減或表示負數。

（6）對于登錯的記錄，不得刮擦、挖補、涂改或用藥水消除字跡等手段更正錯誤，也不允許重抄。應采用正確的錯賬更正規則進行更正。

（7）各賬戶在一張賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數和余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內，并在本頁最后一行的“摘要”欄內注明“轉次頁”字樣，在下一頁第一行的“摘要”欄內注明“承前頁”字樣。對“轉次頁”的本頁合計數的計算，一般分以下3種情況：

①需要結出本月發生額的賬戶，結計“轉次頁”的本頁合計數應當為自本月初起至本頁末止的發生額合計數，如采用“賬結法”下的各損益類賬戶；

②需要結計本年累計發生額的賬戶，結計“轉次頁”的本頁合計數應當為自年初起至本頁末止的累計數，如“本年利潤”賬戶和采用“表結法”下的各損益類賬戶；

③既不需要結計本月發生額也不需要結計本年累積發生額的賬戶，可以只將每頁末的余額結轉次頁，如債權、債務結算類賬戶、“實收資本”等資本類賬戶和“原材料”等財產物資類賬戶。

3.4.6 錯賬的更正規則

在根據審核后的原始憑證和記賬憑證進行賬簿記錄的過程中，由于種種原因，不可避免地會發生各種各樣的錯誤。在通過以上方法查找出錯賬時，為了防止非法改賬，應按規定的方法進行更正。更正錯賬的方法主要有以下3種。

1.劃線更正法

又稱紅線更正法，在每月結賬前，發現賬簿記錄中的文字或數字有錯誤，而其所依據的記賬憑證沒有錯誤，即純屬記賬時筆誤或計算錯誤時，應采用劃線更正法進行更正。

劃線更正法的具體操作方法是：將錯誤的文字或數字用一條紅色橫線予以注銷，但必須使原有文字或數字清晰可認，以備查閱；然后，在劃線文字或數字的上方用藍字或黑字將正確的文字或數字填寫在同一行的上方位置，并由更正人員在更正處簽章，以明確責任。

采用這種方法更正錯賬時應注意：對于文字差錯，只劃去錯誤的文字，并相應地予以更正，而不必將全部文字劃去；對于數字差錯，應將錯誤的數額全部劃去，而不能只劃去錯誤數額中的個別數字。例如，將“1 354”誤記為“1 345”，應在“1 345”上劃一條紅線，然后在“1 345”的上方填寫正確的數字“1 354”而不能只劃其中的“45”。

2.紅字更正法

又稱紅字沖銷法，它是用紅字沖銷原有記錄后再予以更正的方法，主要適用于以下兩種情況。

（1）根據記賬憑證記賬以后，發現記賬憑證中的應借、應貸會計科目或記賬方向有錯誤，而賬簿記錄與記賬憑證相吻合。其更正的方法是：首先用紅字金額填制一張與原錯誤記賬憑證內容完全一致的記賬憑證，并據以用紅字登記入賬，以沖銷原錯誤記錄；然后，用藍字填制一張正確的記賬憑證，并據以用藍字登記入賬。

（2）根據記賬憑證記賬以后，發現記賬憑證中應借、應貸會計科目和記賬方向都正確，只是所記金額大于應記金額并據以登記賬簿。其更正的方法是：將多記的金額用紅字填制一張與原錯誤記賬憑證的會計科目、記賬方向相同的記賬憑證，并據以用紅字登記入賬，以沖銷多記金額，求得正確的金額。

采用紅字更正法更正金額多記錯誤記錄時應注意：不得以藍字金額填制與原錯誤記賬憑證記賬方向相反的記賬憑證去沖銷原錯誤記錄或錯誤金額，因為藍字記賬憑證反方向記錄的會計分錄反映某類經濟業務，而不能反映更正錯賬的內容。例如，借記“庫存現金”，貸記“其他應收款”，如用藍字填制，則反映的是企業收取某職工的欠款的業務，并不反映對錯誤賬簿記錄的更正內容，而這樣的業務在企業也是經常發生的。因此，必須采用紅字更正法予以更正。

3.補充登記法

也稱藍字補記法，這種方法主要適用于：根據記賬憑證記賬以后，發現記賬憑證中應借、應貸會計科目和記賬方向都正確，只是所記金額小于應記金額并據以記賬。

出現以上錯誤情況時應采用補充登記法予以更正。更正的方法是：將少記金額用藍字填制一張與原錯誤記賬憑證科目名稱和方向一致的記賬憑證，并用藍字據以登記入賬，以補足少記的金額。