5.1 會計賬簿設計的意義與要求

5.1.1 會計賬簿設計的意義

會計賬簿是由具有一定格式的賬頁組成，并以會計憑證為依據，用來全面地連續地反映一個單位的經濟業務，對大量分散的數據或資料進行分類、歸集、整理，逐步加工成有用的會計信息的工具。

在會計核算中，每一筆經濟業務的發生都必須要填制憑證，以便能及時客觀地記錄各項業務的發生，明確每個經辦人員的責任。但它畢竟是零星的、分散的，正因為如此，每張憑證只能反映一項或幾項同類性質的經濟業務。要想全面地反映企業經濟活動，還必須設計另一種信息載體——賬簿。因此，設計會計賬簿對于分類而系統地積累會計資料，編制會計報表，積累與經濟活動的過程和結果有關的數據資料，加強會計監督都有非常重大的意義。其意義具體如下：

1．為連續、系統、分類地記錄和監督經濟業務提供了信息載體

連續、系統、分類地記錄和監督經濟業務發生是會計的特點之一，而這一特點主要反映在會計賬簿中。通過會計賬簿的日記記錄，為“連續性”提供了保障，通過分類記錄，又保證了“系統性”，兩種記錄的有機結合，又保證了“全面性”。會計憑證所反映的經濟業務，既可以按照業務發生的先后進行日記核算，又可以按照經濟業務的性質，在有關總分類賬和明細分類賬戶中進行歸類核算，為管理上提供總括和分類的明細資料，這也就把分散在會計憑證上的大量的核算資料，通過賬簿的登記加以歸類匯總，形成系統的、全面的、集中的會計信息。

2．會計賬簿的記錄為編制及時準確的會計報表提供了依據

會計要為企業的經營管理提供及時、客觀的信息資料，這些資料絕大部分是通過會計報表的編制提供的，而會計報表所反映的資料又主要來源于會計賬簿。為了總結一定時期的經濟活動，財務人員必須根據各個總分類賬、明細賬所記錄的經濟業務進行結賬，計算出各個賬戶的本期發生額和期末余額。根據賬簿的數據來編制“資產負債表”、“利潤表”等。所以說，賬簿的編制為編制報表提供了主要的數據，從而保證了經營管理所需的各種財務會計指標。

3．為反映資產的增減變動情況提供依據，保證財產安全，有利于加強會計監督

會計賬簿是匯集、整理和加工會計信息的工具，同時也積累了經濟活動中的數據。企業中的一切財務收支都要反映在有關的賬簿中。因此建立全面系統的賬簿組織體系，可以對企業的經濟活動實施會計監督，加強企業內部控制。通過賬簿的記錄，可以全面深入地了解和掌握企業各項資產，如存貨、貨幣資金、債權債務的增減變動情況，有利于監督和保護企業資產的安全完整。

4．有利于經濟責任的建立和考核

會計憑證對于明確經濟責任具有直接的作用，但它只對個別業務進行證明，而會計賬簿則可以在一定范圍內建立崗位職責并進行考核。比如，通過各種材料的明細賬的分析，就可以了解庫存材料的增減變動和結存情況，明確和考核倉庫保管員的經濟責任，促使保管員盡職盡責。

5.1.2 賬簿的種類與設計原則

1．賬簿的種類可以采用不同的標準來劃分，具體分類如下：

（1）按賬簿的用途劃分

賬簿按其用途劃分，可以分為日記賬簿、分類賬簿和備查賬簿。日記賬簿的主要作用是，按時間順序記錄發生的經濟業務，以保證會計資料的日記性和連續性；分類賬簿的主要作用是按業務內容分類記錄各項會計要素內容的增減變化情況，以確保會計資料的系統性，主要包括總分類賬和各種形式的明細分類賬；備查賬簿的主要作用是作為輔助賬簿，補充記錄主體賬簿未能或無法反映的經濟事項，加強會計資料的全面性。

（2）按照賬簿的外表形式劃分

賬簿按其外表形式劃分，可分為訂本賬、活頁賬和卡片賬三種。訂本賬的特點是啟用前將若干賬頁固定裝訂成冊；活頁賬的特點是用賬夾將零散的若干賬頁夾在一起，可以隨時添加；卡片賬簿則是活頁賬簿的一種特殊形式。

（3）按照賬簿中賬頁格式劃分

賬簿按其賬頁格式的不同劃分，可以分為三欄式賬簿、多欄式賬簿和數量金額式賬簿三種。三欄式賬簿是將“金額”分成三個欄目，分別登記資金的增加、減少和結存；多欄式賬簿是根據實際需要，在增加、減少欄目下劃分若干欄次；數量金額式賬簿是在增加、減少和結存欄目下分別設計三個欄次，用來登記財產實物的數量、單價、金額。

2．設計原則

（1）賬簿的設計要與企業的規模和特點相適應，切合經營管理的需要

在設計賬簿記錄時，一定要從實際出發，考慮設立某一種賬簿記錄的必要性。即要看這種賬簿記錄的目的和作用，以及保持這種記錄的經濟效果。在實際工作中沒有必要對每種業務都設置賬簿。例如，企業單位一般都有較多的固定資產，固定資產的折舊是每日每時都在發生的，但沒有必要為固定資產的折舊建立個別的、每日登記的賬簿。所以必須根據企業的具體情況來確定賬簿的種類、數量、格式、層次及內容。比如在一個大中型企業里，具有材料品種多、數量大等特點，折舊要求按材料的類別設置二級明細賬，按材料的品名來設置三級明細賬，而小型企業則可以考慮簡化處理。賬簿的設計既要考慮滿足管理的需要，又要減少登賬的工作量，防止重復設賬，以提高工作效率。

（2）賬簿應能直接提供所需要的編報資料，賬簿設計要與會計報表指標相銜接

無論對外的財務會計報告或對內會計報表，都有相應的賬簿與之相聯系，并能直接從賬簿中取得所需數字。要盡量減少在編制會計報表時根據賬簿資料進行計算的復雜程度，盡可能使賬簿的種類、明細項目與會計報表的種類與口徑一致，加快報表的編制速度。

（3）賬簿要根據會計科目來設計

賬簿的設計一般應按照會計制度所規定的會計科目來設置，口徑一致，以保證賬簿紀錄反映的經濟內容一致。

（4）賬簿的設計要簡潔明了，方便使用

賬簿組織在保證記錄系統完整的前提下，要考慮到會計人員便于操作，賬頁的格式應當簡單明了，賬本冊數不宜過多，賬頁尺寸不宜過大，欄次不宜過多。但也不應過分強調精簡而減少必要賬簿的設置。

（5）賬簿設計要便于審核、查閱和保管

設計的賬簿內容要便于對賬、查賬，有利于從報表審核賬簿或從賬簿檢查記賬憑證和原始憑證。賬簿的形式要便于翻閱和保管。

5.1.3 會計賬簿設計的要求

會計賬簿的設計，就是根據企業經營的特點和管理的要求對賬簿的種類、數量、格式、內容、各種賬簿之間的關系以及登記賬簿的方法等進行規定。為了保證賬簿組織的嚴密性和有效性，設計賬簿時，應當按下列步驟進行：

1．確定所使用的賬簿種類

這是設計賬簿必須首先解決的問題。但是要確定所使用的賬簿的種類，就必須先了解賬簿有哪幾種。

明確了賬簿的分類，就可以根據單位的經濟業務類型、經營管理的要求以及財會機構的類型和內部分工情況，確定所使用的賬簿種類，并在此基礎上設計各種賬簿的數量、格式和內容。

2．設計各種賬簿的格式和內容

這是賬簿設計的主要工作和關鍵步驟。在確定所用賬簿的種類后，每一種賬簿應采用何種形式、賬頁格式如何、包括哪些具體內容等，都是需要解決的問題。這些問題將在本章以后的各節中具體討論。

3．規定各種賬簿之間的關系

設計出的各種賬簿，雖然有其各自的特點和不同的用途，但它們并不是完全孤立的，相互之間存在客觀的聯系。如總分類賬對其所屬的明細分類賬起著控制作用，而明細分類賬則對總分類賬起著補充和詳細說明的作用，兩者存在制約和被制約的關系。為此，設計賬簿時應明確規定各種賬簿之間的關系，保證各種賬簿的相互制約、相互補充，完善賬簿組織體系。

4．建立會計賬簿的保管制度

會計賬簿是重要的會計檔案，是企業經濟活動情況的數據庫。為此，企業必須妥善保管會計賬簿，建立健全會計賬簿管理制度。年終，應將使用完的賬簿裝訂成冊，交專人負責管理。保管期限及其銷毀辦法按國家頒布的會計檔案管理辦法執行，到期經上級審批后方可銷毀。嚴密賬簿管理制度，有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為，保護財產安全。

5．賬簿的種類及選擇的一般方法

企業對于賬簿的選擇，要視企業規模的大小、經濟業務是否頻繁、所使用的賬務處理程序、會計人員的分工以及會計核算工作的電子化程度等因素來決定。但是企業為了保證貨幣資金的安全完整，必須對其嚴加管理，所以無論在哪種情況下，都要設計現金和銀行存款日記賬這種日記賬簿。至于分類賬簿的設計，在采用記賬憑證賬務處理程序、匯總記賬憑證賬務處理程序和科目匯總表賬務處理程序以及多欄式日記賬賬務處理程序日記，則只需要設計一本既日記紀錄又分類紀錄的日記總賬賬簿和必要的明細分類賬簿。具體情況參考表5.1。