問答（12）為什么我的個人計(jì)劃總是執(zhí)行不下去？

背景

一天下午，有同學(xué)問我，為什么他的個人計(jì)劃制訂出來后，總是虎頭蛇尾，執(zhí)行不下去，覺得按計(jì)劃執(zhí)行起來好累，但如果不做計(jì)劃又覺得每天在不知不覺中時間就被浪費(fèi)了。我讓他把計(jì)劃發(fā)給我看看，想從計(jì)劃本身找找問題的根源。

拿到手一看，把我嚇了一跳?！敖裉齑k事項(xiàng)”清單一屏都顯示不下，我從上到下滑動了幾屏，從早上9點(diǎn)多的項(xiàng)目例會開始一直到晚上8、9點(diǎn)，大小不一的各種任務(wù)羅列其中，讓我印象深刻的有這么幾項(xiàng)：

（1）有兩個任務(wù)都是計(jì)劃制訂類的，間隔時間大概是40分鐘。

（2）有兩個過期未完成任務(wù)，計(jì)劃完成時間有一天前的，還有一周前的。

（3）有一個測試任務(wù)，計(jì)劃開始時間竟然是晚上7點(diǎn)。

你問

為什么我的個人計(jì)劃總是執(zhí)行不下去？

我答

我先說一下我的看法。

（1）計(jì)劃類的任務(wù)相當(dāng)于創(chuàng)造性的工作，時間往往不好預(yù)估，所以我一般很少在同一天給自己安排兩個及兩個以上的計(jì)劃類任務(wù)，更別說連續(xù)安排在那么緊的時間區(qū)間里。

（2）過期未完成的任務(wù)，理論上應(yīng)該是“今天”清單里優(yōu)先被完成的任務(wù)，可已經(jīng)到了下午，卻還有兩個這樣的任務(wù)。而且還在今天安排了很多其他的任務(wù)，本身就不合理。按我的理解，這樣最后只會進(jìn)入惡性循環(huán)，昨天的任務(wù)未完成，今天繼續(xù)，然后今天還會有未完成的任務(wù)被拖到明天。

（3）至于那個測試任務(wù)，我從描述和后面的溝通中了解到，并不是今晚或明天就要完成的，甚至并不是這個月必須完成的，所以說并不是一項(xiàng)緊急且重要的任務(wù)，為什么要計(jì)劃在晚上加班的時間去完成它呢？

再者，我也想說一下我對計(jì)劃制訂持有的一個觀點(diǎn)：一個好的計(jì)劃是需要留白的。

不論是項(xiàng)目計(jì)劃、工作計(jì)劃，還是學(xué)習(xí)計(jì)劃，一定要留白。這一點(diǎn)真的很重要，合理的留白能夠讓整個計(jì)劃的可執(zhí)行性提升至少30%。

留白，其實(shí)就是給你的計(jì)劃預(yù)留出合理且足夠的機(jī)動時間。

回到每天的待辦事項(xiàng)清單上，我覺得比較合理的一個體量大概就是1項(xiàng)高級任務(wù)+2項(xiàng)中級任務(wù)+3項(xiàng)低級任務(wù)。當(dāng)然，這也不是絕對的比例。拆分開來看，基本理念是這樣的：

（1）首先要能確定每天最重要的任務(wù)是什么，也就是那個高級任務(wù)，這是需要放在你一天中精力最強(qiáng)的時段去完成的，或者是需要優(yōu)先完成的。如果從極端的角度來看，它需要花費(fèi)你8小時才能完成，那你的“今天”清單里就應(yīng)該只有這一項(xiàng)任務(wù)。

（2）2項(xiàng)中級任務(wù)，按我的理解，應(yīng)該就是常規(guī)性的工作，比如測試任務(wù)、一些常規(guī)會議等。理論上每天都應(yīng)該有這樣的任務(wù)，畢竟從精力管理的角度來看，連續(xù)在一項(xiàng)任務(wù)上花費(fèi)的時間太長會出現(xiàn)疲倦期。換一項(xiàng)不同類型的任務(wù)切換一下，有助于重新激活狀態(tài)。

（3）3項(xiàng)低級任務(wù)其實(shí)可以理解成8小時內(nèi)的“留白”，它們所預(yù)估的時間其實(shí)可以用來應(yīng)付臨時緊急任務(wù)和對中、高級任務(wù)預(yù)估不足的情況，從而保證你不至于一天的安排太過緊湊，全是中、高級任務(wù)，哪怕加一點(diǎn)點(diǎn)臨時任務(wù)，都會導(dǎo)致全線崩潰。

（4）對于那種在計(jì)劃期就知道一天完成不了的、需要長線作戰(zhàn)的任務(wù)，可以設(shè)置成循環(huán)任務(wù)。滴答清單里支持的循環(huán)模式十分齊全，如每天、每周的工作日、每周的周幾、每月的幾號、每月的第幾個周幾、每年的幾號（陽歷）、每年的幾號（農(nóng)歷）和自定義（每天、每周的哪幾天、每月的哪幾個周幾），應(yīng)該夠用了。

這樣，每天的任務(wù)完成后，系統(tǒng)會自動創(chuàng)建下一次的任務(wù)項(xiàng)目，從而不會有那么多未完成的過期任務(wù)留在清單里。這對于日事日清的沖擊還是很大的，特別是對于強(qiáng)迫癥患者來說，總有未完成的任務(wù)掛在那里。

所以，留白最美，留白的計(jì)劃才是合理且容易執(zhí)行的計(jì)劃。