第二節(jié) 會(huì)計(jì)核算軟件的要求

一、會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求

1．合法性要求

會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合我國(guó)法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定。

對(duì)會(huì)計(jì)軟件的基本要求，就是指會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)應(yīng)達(dá)到的基本要求。為什么要對(duì)會(huì)計(jì)軟件作最低限度的要求，而不同時(shí)給出高標(biāo)準(zhǔn)的要求呢？主要原因有以下幾個(gè)方面。

（1）這是由行政法規(guī)的性質(zhì)所決定的。制度規(guī)范只能是各單位普遍能達(dá)到的最基本的要求。

（2）對(duì)標(biāo)準(zhǔn)上限要求很難確定。一方面是由于會(huì)計(jì)軟件的研制技術(shù)及相關(guān)的科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展；另一方面也存在著許多流派，一些理論問題還存在著很多分歧。而行政法規(guī)中不宜把目前還不能普遍做到的或有爭(zhēng)議的問題作為規(guī)范固定下來(lái)，以免影響行政法規(guī)的可操作性。

因此，基本要求可以理解為會(huì)計(jì)軟件的合法性要求。一個(gè)會(huì)計(jì)軟件達(dá)不到這些要求，就不能說(shuō)是合法的。

2．會(huì)計(jì)期間要求

會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定劃分會(huì)計(jì)期間，分期結(jié)算賬目和編制會(huì)計(jì)報(bào)表。由于中外合資企業(yè)和部分特殊企業(yè)需要按其他會(huì)計(jì)期間提供數(shù)據(jù)，因此會(huì)計(jì)軟件應(yīng)根據(jù)用戶需要同時(shí)具有提供按照其他會(huì)計(jì)年度生成參考性會(huì)計(jì)資料的功能。

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在時(shí)間上是連續(xù)不斷的，為了能及時(shí)報(bào)告企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，就需要將企業(yè)持續(xù)不斷的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)人為地劃分為一定的時(shí)間段落，以便能及時(shí)地為企業(yè)提供會(huì)計(jì)信息，這種分段進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的時(shí)間區(qū)間就稱為會(huì)計(jì)期間，如果以一年為一個(gè)會(huì)計(jì)期間則稱為會(huì)計(jì)年度。會(huì)計(jì)年度有不同的劃分方法，可以是以12個(gè)月份為終止的歷年制，也可以是以某個(gè)月份為終止的營(yíng)業(yè)年。我國(guó)《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，以公歷年度作為會(huì)計(jì)年度，即以每年的1月1日起至12月31日止作為一個(gè)會(huì)計(jì)年度。有些國(guó)家的會(huì)計(jì)年度是以頭年的7月1日至第二年的6月30日或以頭年的10月1日至第二年的9月30日終止。此外，會(huì)計(jì)期間還分為半年度、季度、月度，為了能更及時(shí)地了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況，企業(yè)還要對(duì)不同的會(huì)計(jì)期間分別編制對(duì)應(yīng)期間的財(cái)務(wù)報(bào)告。

3．中文要求

會(huì)計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時(shí)提供少數(shù)民族文字或者外國(guó)文字對(duì)照。

4．權(quán)限要求

在會(huì)計(jì)軟件中，為保證系統(tǒng)的安全性，防止非法操作，明確職責(zé)范圍，根據(jù)會(huì)計(jì)電算化后崗位的劃分，對(duì)所有操作員分配一定的權(quán)限。

操作權(quán)限的設(shè)置一般通過軟件提供的“操作權(quán)限設(shè)置”功能實(shí)現(xiàn)。通過操作權(quán)限設(shè)置，一方面可以防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)行操作；另一方面可以防止操作員越權(quán)操作。

操作權(quán)限應(yīng)根據(jù)崗位分工進(jìn)行設(shè)置，并遵循會(huì)計(jì)內(nèi)部牽制制度。操作員工應(yīng)使用真實(shí)姓名，嚴(yán)禁設(shè)置不存在的操作員。設(shè)置完畢后，應(yīng)將系統(tǒng)默認(rèn)操作員刪除或取消其所有的權(quán)限，防止使用默認(rèn)的操作員進(jìn)行實(shí)際業(yè)務(wù)操作。

5．符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口的要求

（1）制定標(biāo)準(zhǔn)的過程

目前，在國(guó)內(nèi)使用的會(huì)計(jì)軟件有不同的種類，第一類是國(guó)外的會(huì)計(jì)軟件或ERP軟件中的財(cái)務(wù)模塊；第二類是國(guó)內(nèi)的商品化會(huì)計(jì)軟件；第三類是一些定點(diǎn)開發(fā)或自行開發(fā)的項(xiàng)目型會(huì)計(jì)軟件。各軟件由于采用不同的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)和獨(dú)立設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，形成了自己的體系。由于各種軟件之間不能互相交換數(shù)據(jù)，在各會(huì)計(jì)軟件之間就形成了“數(shù)據(jù)孤島”，這對(duì)其他需要會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的軟件構(gòu)成了障礙。為獲取會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)，人們不得不采用各種方法，但從整個(gè)社會(huì)的角度講這是一種浪費(fèi)，同時(shí)也影響了軟件業(yè)本身的發(fā)展。

1998年，中國(guó)軟件行業(yè)協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)及企業(yè)管理軟件分會(huì)編制了《財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)98-001號(hào)》，在一段時(shí)間內(nèi)起到了一定的規(guī)范作用。2002年，上海市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局也發(fā)布了《信息技術(shù) 會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口規(guī)范》，在該區(qū)域進(jìn)行應(yīng)用。

為使會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口能在更大范圍內(nèi)執(zhí)行和應(yīng)用，滿足會(huì)計(jì)軟件和其他軟件的發(fā)展要求。2004年，審計(jì)署、財(cái)政部、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)制定和發(fā)布了《信息技術(shù) 會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》（GB/T 19581-2004）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。這一標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布無(wú)疑推動(dòng)了整個(gè)軟件業(yè)的發(fā)展。

2008年，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)又專門成立了全國(guó)審計(jì)信息化標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)，掛靠在審計(jì)署信息中心，長(zhǎng)期推動(dòng)審計(jì)信息化的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定工作，其中會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)是其中的重要組成部分。

根據(jù)會(huì)計(jì)軟件和ERP軟件的發(fā)展，標(biāo)準(zhǔn)將隔一定時(shí)間進(jìn)行修訂或重新制定發(fā)布，具體應(yīng)參照新的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2010年，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)全國(guó)審計(jì)信息化標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)（SAC/TC341）經(jīng)過總結(jié)接口標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，重新制定了新一版的標(biāo)準(zhǔn)，即《財(cái)經(jīng)信息技術(shù) 會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口第1部分：企業(yè)》（GB/T 24589.1-2010）和《財(cái)經(jīng)信息技術(shù) 會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口第2部分：行政事業(yè)單位》（GB/T 24589.2-2010）。且總預(yù)算會(huì)計(jì)和商業(yè)銀行部分也將逐步發(fā)布。

（2）標(biāo)準(zhǔn)的主要技術(shù)內(nèi)容

各種會(huì)計(jì)軟件保存會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)模式不盡相同，但仍可從中歸納出其共有的數(shù)據(jù)模式。具體地講，會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)主要包括電子賬簿、會(huì)計(jì)科目、科目余額、記賬憑證、報(bào)表等部分，它們之間既相互獨(dú)立又密切相關(guān)，構(gòu)成有機(jī)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算體系，這就為會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)的建立奠定了基礎(chǔ)。

該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了會(huì)計(jì)軟件統(tǒng)一的數(shù)據(jù)輸入、輸出的內(nèi)容和格式。輸出格式為XML。

《財(cái)經(jīng)信息技術(shù) 會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口第1部分：企業(yè)》（GB/T 24589.1-2010）標(biāo)準(zhǔn)文本的基本條目如下，具體內(nèi)容可參看標(biāo)準(zhǔn)文本。

1 范圍

2 規(guī)范性引用文件

3 術(shù)語(yǔ)和定義

4 數(shù)據(jù)元素

4.1 數(shù)據(jù)元素的描述規(guī)則

4.2 數(shù)據(jù)元素細(xì)目

4.2.1 公共檔案類數(shù)據(jù)元素

4.2.2 總賬類數(shù)據(jù)元素

4.2.3 應(yīng)收應(yīng)付類數(shù)據(jù)元素

4.2.4 固定資產(chǎn)類數(shù)據(jù)元素

4.2.5 員工薪酬類數(shù)據(jù)元素

5接口文件的輸出

5.1 輸出文件的格式

5.2 輸出文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

5.2.1 公共檔案類數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

5.2.2 總賬類數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

5.2.3 應(yīng)收應(yīng)付類數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

5.2.4 固定資產(chǎn)類數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

5.2.4 員工薪酬類數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

5.3 輸出文件的輸出說(shuō)明

5.4 輸出文件的時(shí)間要求

6符合性評(píng)價(jià)

附錄A（資料性附錄）企業(yè)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口的XML大綱

A.1標(biāo)準(zhǔn)元素類型類XML大綱

A.2公共檔案類XML大綱

A.3總賬類XML大綱

A.4應(yīng)收應(yīng)付類XML大綱

A.5固定資產(chǎn)類XML大綱

A.6員工薪酬類XML大綱

附錄B（資料性附錄）企業(yè)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口的XML實(shí)例

B.1公共檔案類XML實(shí)例

B.2總賬類XML實(shí)例

B.3應(yīng)收應(yīng)付類XML實(shí)例

B.4固定資產(chǎn)類XML實(shí)例

B.5員工薪酬類XML實(shí)例

（3）會(huì)計(jì)軟件接口標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用方法

①使用會(huì)計(jì)軟件接口標(biāo)準(zhǔn)能夠達(dá)到的目的

●滿足財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)等有關(guān)部門對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)化的需要。

現(xiàn)在，有關(guān)部門已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，并應(yīng)用于具體的業(yè)務(wù)管理工作。因此某些工作與企業(yè)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)有密切關(guān)系，如審計(jì)軟件運(yùn)行的前提是應(yīng)用被審計(jì)單位的有關(guān)電子數(shù)據(jù)（包括會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)），但由于不同的被審計(jì)單位的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，采用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)也不同，這就需要通過會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)接口進(jìn)行。

政府或行業(yè)主管部門對(duì)有關(guān)部門會(huì)計(jì)信息進(jìn)行匯總、分析，進(jìn)行宏觀管理。然而，由于歷史原因和其他因素，完全采用同種軟件在一定時(shí)期內(nèi)可能有困難，甚至?xí)L(zhǎng)期存在多種軟件并存的狀況。如在一個(gè)集團(tuán)企業(yè)，集團(tuán)總部和較大的下屬單位可能采用國(guó)外的一些大型ERP軟件，而中型單位可能會(huì)采用國(guó)內(nèi)的中型ERP軟件，而在部分小型單位則可能采用小型的會(huì)計(jì)軟件。由于費(fèi)用等多種因素，必然形成多種軟件并存的局面。通過會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，就可使軟件的輸出數(shù)據(jù)歸一化，從而達(dá)到統(tǒng)一匯總、分析的目的，或用于其他方面。

●滿足本單位二次開發(fā)的需要。

本單位在應(yīng)用軟件上也可能有多種軟件并存的情況，如會(huì)計(jì)軟件是一種，而采購(gòu)、銷售等是另一種，如此等等。因此，在會(huì)計(jì)軟件與其他軟件之間也需要接口。如果是集團(tuán)企業(yè)，有可能使用了多種會(huì)計(jì)軟件，在此情況下，也需要對(duì)多種會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的匯總、分析，或者用于內(nèi)部審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃等多個(gè)方面。

所以，本單位在需要時(shí)可進(jìn)行其他軟件的開發(fā)，并通過接口進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，避免每個(gè)軟件只作一個(gè)接口。

●滿足其他相關(guān)軟件的需要。

現(xiàn)在，會(huì)計(jì)師事務(wù)所、咨詢公司、金融單位在對(duì)具體單位進(jìn)行審查、咨詢、評(píng)估時(shí)，都要使用有關(guān)的業(yè)務(wù)分析和處理軟件。這些軟件需要以會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，只有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供方的軟件支持接口標(biāo)準(zhǔn)，才可以通過接口標(biāo)準(zhǔn)交換數(shù)據(jù)。

●滿足本單位建立會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資源庫(kù)的需要。

從長(zhǎng)期看，建立本單位的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資源庫(kù)（或稱數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)）十分有好處。通過會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)軟件接口標(biāo)準(zhǔn)可以長(zhǎng)期建立自己的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資源庫(kù)，不管是使用一家軟件，還是幾家軟件，只要滿足接口標(biāo)準(zhǔn)的要求都很容易建立。在此基礎(chǔ)上，采用有關(guān)的分析軟件或編制相關(guān)軟件就顯得十分容易。

②使用會(huì)計(jì)軟件接口標(biāo)準(zhǔn)的方法

●對(duì)于選擇會(huì)計(jì)軟件的單位。

在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)該要求軟件提供方提供通過國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制定機(jī)構(gòu)認(rèn)可的有關(guān)認(rèn)證，并實(shí)際演示有關(guān)的功能，對(duì)相關(guān)輸出的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行核對(duì)。

此外，還可以考察軟件是否提供有關(guān)的符合標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入功能，由于各軟件數(shù)據(jù)組織的復(fù)雜性不同，所以在導(dǎo)入的數(shù)據(jù)上有所限制，并與具體的管理模式有關(guān)。

選定軟件后，簽訂合同時(shí)應(yīng)該有相應(yīng)的合同條款，明確會(huì)計(jì)軟件提供方提供的軟件是否滿足標(biāo)準(zhǔn)要求，避免出現(xiàn)無(wú)效的口頭承諾。

●對(duì)于已經(jīng)使用會(huì)計(jì)軟件的單位。

由于2004年會(huì)計(jì)軟件接口標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后，軟件要適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)有一個(gè)過程，同時(shí)還需要在應(yīng)用中檢驗(yàn)是否符合接口標(biāo)準(zhǔn)的要求。2010年新版標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后，軟件開發(fā)商也逐步提供相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)輸出功能。

重新選擇其他軟件時(shí)，可利用原來(lái)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，部分或全部地導(dǎo)入到新的軟件中。在選擇新的軟件時(shí)，要詢問新的軟件是否滿足符合標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入或經(jīng)過對(duì)方提供的軟件處理后導(dǎo)入。這樣可以降低初始化的工作量，同時(shí)保留了以前的數(shù)據(jù)供查詢和分析應(yīng)用。

●對(duì)于需要進(jìn)行二次開發(fā)的單位。

由于在某些業(yè)務(wù)模塊上需要專門開發(fā)以滿足本單位特殊要求，新開發(fā)的軟件就需要與在用的會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)進(jìn)行接口檢驗(yàn)。在進(jìn)行二次開發(fā)時(shí)，一般有兩種開發(fā)接口的方法。

一是間接法，就是會(huì)計(jì)軟件導(dǎo)出有關(guān)的數(shù)據(jù)，新開發(fā)的軟件采用這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，以滿足有關(guān)業(yè)務(wù)的需要。一般優(yōu)先采用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，在標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口不能滿足部分要求時(shí)，其余部分由雙方確定。這種方式一般適用于實(shí)時(shí)性要求不高的二次開發(fā)項(xiàng)目。

二是直接法，就是不通過數(shù)據(jù)接口，在軟件中直接操縱會(huì)計(jì)軟件的有關(guān)數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)庫(kù)的有關(guān)命令轉(zhuǎn)移到新開發(fā)的軟件中。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是實(shí)時(shí)性強(qiáng)，缺點(diǎn)是當(dāng)會(huì)計(jì)軟件升級(jí)時(shí)，如果數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，新開發(fā)的軟件就必須進(jìn)行修改。如有多種會(huì)計(jì)軟件在應(yīng)用，就需要開發(fā)多個(gè)接口。若更換為外部的會(huì)計(jì)軟件，則接口幾乎會(huì)全部重做。同時(shí)，由于直接法直接操縱會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，這既對(duì)會(huì)計(jì)軟件安全方面產(chǎn)生威脅，又影響其穩(wěn)定性，同時(shí)也對(duì)新開發(fā)的應(yīng)用軟件帶來(lái)了不穩(wěn)定性。

●對(duì)于外部開發(fā)與會(huì)計(jì)軟件相關(guān)的單位。

對(duì)開發(fā)審計(jì)軟件、稅務(wù)軟件、報(bào)表匯總與分析軟件等的單位來(lái)說(shuō)，都需通過會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行再加工和分析才能達(dá)到相關(guān)業(yè)務(wù)軟件的目的。但會(huì)計(jì)軟件眾多，所以要針對(duì)各種會(huì)計(jì)軟件開發(fā)接口，一是工作量大，成本高；二是由于會(huì)計(jì)軟件的不斷升級(jí)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)在不斷變化，所以，要想不斷適應(yīng)各種會(huì)計(jì)軟件的各種版本幾乎是不可能的。

通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，就可以將需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入，而且不用擔(dān)心軟件內(nèi)部數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的變化。這樣就節(jié)省了時(shí)間，減少了費(fèi)用，增強(qiáng)了軟件的穩(wěn)定性。

●對(duì)于需要建立會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資源庫(kù)的單位。

在會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口中，已經(jīng)將科目、憑證、報(bào)表等數(shù)據(jù)納入，并進(jìn)行了規(guī)范。實(shí)際上，會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等都具備了。所以，可以通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口將每年的數(shù)據(jù)保存起來(lái)，形成會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)資源庫(kù)。如果保存了多年的數(shù)據(jù)，就能夠建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行有關(guān)的分析、預(yù)測(cè)，以幫助我們?cè)诠芾砉ぷ髦羞M(jìn)行應(yīng)用。

6．穩(wěn)定性要求

會(huì)計(jì)核算軟件在設(shè)計(jì)性能允許使用的范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況。

7．?dāng)?shù)據(jù)恢復(fù)要求

會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

數(shù)據(jù)恢復(fù)用于將備份在U盤或其他介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到當(dāng)前處理軟件中。數(shù)據(jù)恢復(fù)后，數(shù)據(jù)就完全與數(shù)據(jù)備份時(shí)一致了。

當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)損壞或丟失時(shí)，應(yīng)利用以前制作的數(shù)據(jù)備份盡可能快地恢復(fù)數(shù)據(jù)。如果沒有發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞，一般不用進(jìn)行數(shù)據(jù)備份恢復(fù)。當(dāng)需要查詢往年的數(shù)據(jù)時(shí)，也可使用數(shù)據(jù)恢復(fù)，將往年的數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤上。

恢復(fù)數(shù)據(jù)將覆蓋硬盤中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，因而只有在硬盤數(shù)據(jù)被破壞的情況下才能使用該功能，硬盤數(shù)據(jù)正常時(shí)禁止使用該功能。

進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)之前，最好進(jìn)行一次數(shù)據(jù)備份，以便數(shù)據(jù)恢復(fù)不成功或原備份盤有問題時(shí)還可以恢復(fù)當(dāng)前的數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)恢復(fù)功能比較重要，容易錯(cuò)把硬盤上的最新數(shù)據(jù)變成備份的舊數(shù)據(jù)，所以應(yīng)限定少數(shù)有權(quán)限的人才能進(jìn)行此項(xiàng)操作。

數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)，不要在恢復(fù)過程中突然關(guān)機(jī)或重新啟動(dòng)機(jī)器，最好也不要強(qiáng)行結(jié)束數(shù)據(jù)恢復(fù)程序，否則可能會(huì)造成數(shù)據(jù)庫(kù)損壞或其他不可預(yù)測(cè)的后果。

8．審批管理要求

會(huì)計(jì)軟件隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、軟件開發(fā)工具和業(yè)務(wù)的變化，會(huì)不斷推出新的版本。具體推出的頻度，依據(jù)不同的軟件和廠家有所不同。軟件升級(jí)意味著錯(cuò)誤的糾正、功能的增強(qiáng)，也可能是有重大的創(chuàng)新。對(duì)于會(huì)計(jì)人員來(lái)講是新技術(shù)的進(jìn)步和功能的進(jìn)一步增強(qiáng)，將會(huì)大大提高會(huì)計(jì)工作效率。

會(huì)計(jì)軟件升級(jí)主要包括以下方面。

（1）糾正軟件中存在的錯(cuò)誤

由于多種原因，原先的軟件可能存在某些錯(cuò)誤，這些錯(cuò)誤往往是在具體的應(yīng)用中才發(fā)現(xiàn)的。軟件廠家會(huì)不斷地完善原先的軟件，進(jìn)行軟件升級(jí)，解決以前的缺陷。軟件中存在的錯(cuò)誤，一般分為程序錯(cuò)誤和功能錯(cuò)誤。

（2）更新功能

根據(jù)新的業(yè)務(wù)或管理的需要增加新的功能。例如，在新的版本中增加了一些管理分析報(bào)表等。

（3）界面和易用性的改進(jìn)

有些軟件雖然可以應(yīng)用，但界面不美觀，流程不清晰，甚至影響應(yīng)用的效果，為此進(jìn)行的改進(jìn)就是對(duì)界面的設(shè)計(jì)和優(yōu)化。有些功能雖然能用，但用起來(lái)不方便，這類軟件需提高易用性。

在會(huì)計(jì)軟件的升級(jí)中，往往還可能需要相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境。

會(huì)計(jì)軟件的環(huán)境更換、升級(jí)，如果處理不當(dāng)，有可能導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運(yùn)行，甚至使數(shù)據(jù)丟失。因此，單位修改、升級(jí)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件，改變會(huì)計(jì)核算軟件運(yùn)行環(huán)境，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。

9．服務(wù)要求

軟件開發(fā)商的技術(shù)實(shí)力和發(fā)展前景，直接關(guān)系到今后軟件功能的改進(jìn)和升級(jí)。若選擇實(shí)力不夠強(qiáng)的公司，一旦公司倒閉，則用戶購(gòu)買的軟件將得不到后續(xù)的技術(shù)支持。

軟件公司的售后服務(wù)體系是否健全，服務(wù)水平的高低以及服務(wù)態(tài)度的好壞對(duì)于所選用的會(huì)計(jì)軟件能否順利投入使用也是至關(guān)重要的。在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，要特別注意，選用的軟件在企業(yè)所在地是否已設(shè)立了售后服務(wù)機(jī)構(gòu)，這對(duì)于該軟件的長(zhǎng)期運(yùn)行是一個(gè)重要的保障。

因此，會(huì)計(jì)軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會(huì)計(jì)核算軟件操作人員培訓(xùn)、會(huì)計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。