2.3 初始化

初始化操作包括以下內容：

（1）輸入科目期初余額。

（2）輸入固定資產期初數據。

（3）輸入出納期初數據。

（4）啟用賬套。

2.3.1 初始化的基本內容

初始化要完成初始數據錄入和相關業務系統的啟用。在初始數據錄入中要輸入全部本位幣、外幣、數量金額賬和輔助賬的本年期初余額及累計發生額，還要輸入固定資產有關原值、累計折舊等數據。

2.3.2 輸入科目數據

1．案例資料

（1）會計科目期初余額

4月會計科目期初余額及累計額如表2-18所示。

（2）輔助賬期初余額表

應收賬款（1122）期初余額表如表2-19所示。

其他應收款—應收個人款（122102）期初如表2-20所示。

應付賬款（2202）期初如表2-21所示。

生產成本（5001）期初余額如表2-22所示。

2．操作過程

（1）一般科目數據的錄入

選擇“系統設置”|“初始化”|“總賬”|“科目初始數據錄入”，進入后，幣別輸入方式的轉換通過下拉框選擇，可以選擇“人民幣”、“美元”、“綜合本位幣”，如圖2-95所示。左邊的1、2、3表示顯示科目的級數。如按“1”則只顯示一級。

① 本位幣（人民幣）的錄入，如圖2-96所示。

② 外幣的錄入。科目期初數據，其中美元需要在選項卡下拉列表中選中“美元”才可輸入。中行存款科目需要在此狀態下錄入，直接輸入原幣，本位幣自動計算得到，如圖2-97所示。

（2）應收應付期初數據

① 應收賬款設置

進入初始化的“初始余額錄入”，幣別選擇“人民幣”，雙擊“應收賬款”行的“√”標志后輸入數據，如圖2-98所示。先選擇“客戶”，在客戶欄目直接輸入客戶代碼就可以調出相應的客戶，然后輸入相關數據。

輸入完成，單擊“保存”按鈕退到科目余額輸入方式下，這時應收賬款的數據將顯示出來，是各客戶金額的合計。

② 其他應收款個人款

進入初始化的“初始余額錄入”，雙擊“應收個人款”行的“√”標志后輸入數據，如圖2-99所示。

③ 應付賬款設置

選擇“供應商”后，就可輸入應付賬款數據，結果如圖2-100所示。

（3）科目項目數據輸入

5001生產成本科目是按照項目核算，單擊明細科目后的“√”，然后輸入相應的明細數據，如圖2-101所示。輸入完畢后的期初數據如圖2-102所示。

（4）科目余額試算平衡

在初始余額錄入下，幣別選擇“綜合本位幣”，單擊“平衡”按鈕，可顯示出試算平衡的結果，通過這個功能可以檢查數據是否平衡，如圖2-103所示。

2.3.3 物料初始數據

1．案例資料

（1）庫存和物料核算期初數據

3月31日，對各個倉庫進行了盤點，結果如表2-23所示。

（2）采購管理期初數據

3月25日，收到重慶大江集團公司提供的2TB硬盤100盒，暫估單價為800元，商品已驗收入原料倉庫，至今尚未收到發票。

（3）銷售管理期初數據

3月28日，銷售部向天津大華貿易公司出售稅控II號10臺，報價（無稅單價）為6500元，由成品倉庫發貨。該發貨單尚未開票。稅控II號單位成本4800元。

2．操作步驟

（1）系統參數設置

選擇“系統設置”|“初始化”|“倉存管理”|“系統參數設置”，設置啟用年度和期間。啟用年度設置為2013，啟用期間設置為4。

核算方式設置有“數量核算”和“數量、金額核算”兩種。如選擇了“數量核算”，系統以后只核算數量，不核算金額，所以顯示的核算金額不會正確；而“數量、金額核算”是對材料的數量和成本都核算。如果該賬套是與財務各系統相互聯系的，則應選擇“數量、金額核算”單選按鈕，如圖2-104所示。

庫存更新控制：主要是針對即時庫存更新的處理，系統有兩種選擇，如果選擇“單據審核后才更新”，則系統將在庫存類單據進行業務審核后才將該單據的庫存數量計算到即時庫存中，并在反審核該庫存單據后進行庫存調整；如果選擇“單據保存后立即更新”，則系統在庫存類單據保存成立后就將該單據的庫存數量計算到即時庫存中，并在修改、復制、刪除、作廢、反作廢該庫存單據時進行庫存調整。最后單擊“完成”按鈕，結束設置過程。

（2）物料初始數據

選擇“系統設置”|“初始化”|“倉存管理”|“初始數據錄入”，然后選擇相應的庫房，單擊“新增”按鈕，接著輸入相關的數據。如在“物料代碼”處按F7鍵，單擊“瀏覽”按鈕，可以調出庫存商品目錄。

輸入期初數量、期初金額會自動計算出年初數據，如圖2-105所示。

設置完成后的結果如圖2-106所示。

這里的期初金額總額必須與科目余額中“庫存商品”的余額相符。可以通過“查看”|“對賬/錄入”命令進行檢查，如圖2-107所示。

如果錄入的期初數據是正確的，而總賬的余額不對，可以選擇“傳遞”功能，將數據傳遞到科目期初余額中。

（3）采購管理期初數據

初始化數據錄入除了期初數量金額以外，一些初始化之前未收到的采購發票的暫估入庫單、未核銷出庫單（即未開銷售發票的銷售出庫單）也要錄入到系統中，其目的是當系統啟用后能和實際相一致。通過調用“暫估入庫單”和“未核銷出庫單”完成。

選擇“基礎設置”|“初始化”|“倉存管理”|“錄入啟用前的暫估入庫單”，進入后單擊“新增”按鈕，然后在外購入庫單中輸入相關信息，如圖2-108所示。

單擊“保存”按鈕，然后單擊“審核”按鈕完成。結果如圖2-109所示。

（4）銷售管理期初數據

選擇“基礎設置”|“初始化”|“倉存管理”|“錄入啟用期前的未核銷銷售出庫單”，進入后單擊“新增”按鈕，然后在銷售出庫單中輸入相關信息，如圖2-110所示。

單擊“保存”按鈕，然后單擊“審核”按鈕完成，返回后如圖2-111所示。

2.3.4 固定資產初始數據

1．案例資料

（1）固定資產類別

具體設置如表2-24所示。是否計提折舊，均由使用狀態決定。

（2）固定資產變動方式

增加方式——直接購入：憑證類型設置為付款憑證，對方科目為“銀行存款（1002）”。

將“購入”變動方式中的對應科目設置為“1604在建工程”，憑證類型設置為“轉賬憑證”；

減少方式——毀損：憑證類型設置為轉賬憑證，對方科目為“固定資產清理（1606）”。

將“出售”變動方式的對應科目設置為“1606固定資產清理”，憑證類型設置為“轉賬憑證”，其余變動方式可不變。

（3）固定資產期初數據

期初數據如表2-25所示。

補充資料：

增加方式均為直接購入。

車輛的使用狀況為“正常使用”，折舊方法為工作量法。

紅旗轎車的工作總量為800000千米，累計工作量為162000千米。

長安面包車的工作總量為200000千米，累計工作量為40000千米。

使用狀況均為“在用”，折舊方法均采用平均年限法（一）。

管理中心下的部門、采購部對應的折舊科目：管理費用/折舊費（6602.06）；銷售部：銷售費用/折舊費（6601.06）；制造中心的部門：制造費用/折舊費（5101.02）。

2．操作過程

（1）系統參數設置

選擇“系統設置”|“系統設置”|“資產管理”|“固定資產-系統參數”，分為基本設置和固定資產設置。基本設置是設置單位名稱、地址、電話，這些內容前面已經設置，不用調整。固定資產設置如圖2-112所示，按照默認設置即可。

（2）設置固定資產類別

在做初始化之前，先進行有關的基礎資料設置。雖然也可在初始化中進行設置，但先設置好有利于提高初始化的效率。主要設置“資產類別”、“變動方式”和“使用狀態”。

選擇“財務會計”|“固定資產管理”|“基礎資料”|“卡片類別管理”，再單擊“新增”按鈕，如圖2-113所示。

設置完成后的固定資產類別如圖2-114所示。

（3）設置固定資產變動方式

選擇“財務會計”|“固定資產管理”|“基礎資料”|“變動方式類別”，進入變動方式設置界面，單擊“修改”按鈕，設置變動方式的有關參數，如圖2-115所示。設置完成后的變動方式如圖2-116所示。

（4）設置使用狀態

選擇“財務會計”|“固定資產管理”|“基礎資料”|“使用狀態類別”，如圖2-117所示，單擊“修改”按鈕可以設置每種狀態是否計提折舊。

（5）輸入固定資產期初數據

選擇“財務會計”|“固定資產管理”|“業務處理”|“新增卡片”，單擊“新增”按鈕，系統提示“當前啟用年期是：2013年第4期，錄入卡片后，將不再可以改變啟用年期。繼續嗎？”單擊“是”按鈕繼續。然后進入固定資產卡片及變動-新增界面，首先輸入基本信息，如圖2-118所示。“部門及其他”的設置如圖2-119所示。

“原值與折舊”的設置如圖2-120所示。

圖2-120中列出的購進原值、購進累計折舊為備注信息，反映資產在購入時的原始信息。例如：評估后的資產，原購進原值與評估后的原值不一致，就可以反映在“購進原值”項目里，備注信息不參與計算，屬非必錄項，系統默認與原幣金額和累計折舊一致。

價值信息中，各數據項之間的關系如下：

本幣金額=原幣金額×對應幣別匯率（如為多幣別，則是多項之和）

凈值=本幣金額-累計折舊

凈額=凈值-減值準備

原幣調整僅用于固定資產變動時，記錄對固定資產原幣金額的調整數，正數表示調增，負數表示調減。關系如下：

調整后原幣金額=調整前原幣金額+原幣調整

固定資產被多個部門應用的錄入方法，以辦公樓為例來介紹。基本信息設置如圖2-121所示。

輸入多個使用部門及其分配比例。在使用部門中，選擇“多個”，再單擊“…”，在打開的窗口中單擊“增加”按鈕輸入部門分攤比例，如圖2-122所示。

折舊費用多部門分配的方法是先選擇“多個”，然后單擊“…”，在打開的窗口中輸入分部門信息，如圖2-123所示。

輸入卡片后，可以在初始化下的表格中看到全部卡片，如果卡片沒有顯示出來，選擇“視圖”|“刷新”命令，就可以看到輸入的卡片，如圖2-124所示。

修改已經錄入的數據時，如果處于“查看”狀態，需要先單擊左上角的“編輯”功能，進入編輯狀態后才能修改。

輸入后，如果需要按照自己的要求排序顯示，可以選擇“視圖”|“過濾條件”命令。如按照資產編碼排序，可將資產編碼設置為排序字段，如圖2-125所示。

數據輸入完成后，應將固定資產的初始數據傳送給總賬。選擇“工具”|“將初始數據傳送總賬”即可實現。選擇功能執行后，出現提示，單擊“是”按鈕即完成了固定資產數據的初始化。相當于替換了用“科目初始數據”功能輸入的有關固定資產等相關科目的數據。

2.3.5 現金管理初始數據

1．案例資料

（1）現金管理參數設置

增加設置“結賬與總賬期間同步”。

（2）開戶行資料

編碼：01；名稱：工商銀行重慶分行兩江支行；賬號：787978797879；戶名：重慶兩江科技有限公司；銀行接口類型：中國工商銀行。

編碼：02；名稱：中國銀行重慶分行兩江支行；賬號：112111211121；戶名：重慶兩江科技有限公司；銀行接口類型：中國銀行。

（3）工商銀行期初數據

工商銀行人民幣戶企業日記賬調整前余額為511057.00元。銀行對賬單調整前余額為449829.00元。

① 企業未達賬

銀行已收企業未收：3月26日，銀行收到上海長江公司用轉賬支票支付的貨款3000元，票號ZZ45623，企業未收到。

銀行已付企業未付：3月28日，銀行自動支付期短期借款利息2000元，銀行付款票據企業未收到。

② 銀行未達賬

企業已付銀行未付：3月28日，企業用現金支票支付零星采購貨款2500元，票號XJ445353，銀行未入賬，付款憑證號27。3月29日，企業用轉賬支票支付貨款3000元，票號ZZ30254，銀行未入賬，付款憑證號32。

企業已收銀行未收：3月30日，已收未收貨款（重慶嘉陵公司轉賬支票，ZZ8341）67728元，收款憑證號56，銀行未入賬。

（4）中國銀行賬戶不進行銀行對賬。

2．操作過程

（1）設定參數

選擇“系統設置”|“基礎資料”|“公共資料”|“科目”，將“1001現金”科目屬性的“現金科目”選中，將“1002銀行存款”科目屬性的“銀行科目”選中，前面如果設置過，需要檢查一下是否設置正確。

選擇“系統設置”|“系統設置”|“現金管理”|“系統參數”，系統和總賬的參數前面已經設置過，不用更改。現金管理的參數設置如圖2-126所示。

結賬與總賬期間同步，以控制現金系統的結賬期間同總賬系統保持一致。為此，應該先進行現金系統結賬，然后才是總賬系統結賬。

（2）銀行科目期初數據

選擇“系統設置”|“初始化”|“現金管理”|“初始數據錄入”，設置現金期初數據，科目類別選擇“現金”，然后選擇“編輯”|“從總賬引入科目”，執行“從總賬引入科目”后如圖2-127所示。單擊“確定”按鈕，引入后的結果如圖2-128所示。

選擇“銀行存款”，銀行存款引入后的數據如圖2-129所示。

選擇“系統設置”|“基礎資料”|“公共資料”|“銀行賬號”，單擊“新增”按鈕，然后輸入相關信息，如圖2-130所示。設置完成后如圖2-131所示。

選擇“系統設置”|“初始化”|“現金管理”|“初始數據錄入”，科目類別選擇“銀行存款”，輸入銀行賬號，重新設置對賬單的期初余額，如圖2-132所示。

（3）企業未達賬

所謂未達賬項，就是結算憑證在企業與銀行之間（包括收付雙方的企業及雙方的開戶銀行）流轉時，一方已經收到結算憑證作了銀行存款的收入或支出賬務處理，而另一方尚未收到結算憑證尚未入賬的賬項。

歸納起來，未達賬項有四種類型：第一種是銀行已收，企業未收；第二種是銀行已付，企業未付；第三種是企業已收，銀行未收；第四種是企業已付，銀行未付。

存在未達賬的情況下，企業銀行存款日記賬的余額和銀行對賬單的余額往往是不相等的。這時需要分別站在企業和銀行的立場，將未達賬項分別對銀行存款日記賬的余額和銀行對賬單的余額進行調整。

具體調整方法如下：銀行存款日記賬的余額+銀行已收企業未收的金額-銀行已付企業未付的金額=調整后（企業賬面）余額。銀行對賬單的余額+企業已收銀行未收的金額-企業已付銀行未付的金額=調整后（銀行對賬單）余額。調整后兩者的余額相等，表明企業銀行存款賬實相符。

選擇“工行存款”，單擊“企業未達賬”，再單擊“新增”按鈕，輸入月初企業未達賬，如圖2-133所示。

（4）銀行未達賬

單擊“銀行未達賬”，再單擊“新增”按鈕，即可錄入月初銀行未達賬，如圖2-134所示。

輸入銀行未達賬后如圖2-135所示。

（5）余額調節表

在初始數據錄入下，單擊“余額表”，即可自動生成余額調節表，查看余額調節表是否平衡，如圖2-136所示。最后單擊“平衡檢查”按鈕，檢查各銀行科目是否平衡。

2.3.6 啟用

1．啟用過程中需要注意的問題

初始數據錄入完畢，并核對正確之后，接下來就要啟用相關業務系統，結束初始化操作，進入日常的業務處理。

需要注意的是，一旦啟用相關業務系統，初始化中設定的部分參數和數據將不能再修改，所以在啟用前一定要慎重，仔細檢查參數和數據的合理性。

在啟用賬套之前，應先進行賬套數據備份，以便在啟用后發現某些參數設置錯誤時，能利用備份數據恢復賬套并做出修改。

2．啟用總賬系統

用系統管理員“孫勝業”登錄。選擇“系統設置”|“初始化”|“總賬”|“結束初始化”，從彈出的對話框中選擇“結束初始化”單選按鈕，單擊“開始”完成啟用，如圖2-137所示。

在啟用過程中，還會檢查有關數據的平衡關系。如果有關數據不平衡，則不能啟用，需修改有關數據正確后再啟用。如果檢查正確，則提示成功啟用。

3．啟用現金管理系統

選擇“系統設置”|“初始化”|“現金管理”|“初始數據錄入”，再選擇“編輯”|“結束初始化”命令，如圖2-138所示，系統將檢查相關參數設置是否正確。如果銀行賬號等有關參數沒有設置，則會出現有關的提示。

4．啟用業務系統

其他有關業務系統的啟用，將在后面相關業務部分介紹。

5．反初始化

如果啟用后發現初始化數據錯誤，需要修改，可以通過“反初始化”功能進行操作。如果已經處理了業務，反初始化有可能會影響到數據，因此一般不宜使用。