第一節(jié) 會計電算化

我國會計電算化起步于1978年，至今已走過了39個春秋，從當時的試點到今天的普及應(yīng)用，發(fā)展十分迅速，這期間，財政部對會計電算化的有序引導和規(guī)劃起了重要的作用。

一、會計電算化的含義

會計電算化是以計算機為媒體，將當代電子信息技術(shù)應(yīng)用到會計工作中，并采用計算機作為工具，替代手工記賬、算賬、報賬，完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程，是現(xiàn)代社會化大生產(chǎn)和新技術(shù)革命的必然產(chǎn)物。

會計信息的“數(shù)據(jù)性”“及時性”“精確性”特點，已迫切要求會計工作應(yīng)迅速實現(xiàn)現(xiàn)代化，同時電子技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)的迅猛發(fā)展，微型計算機的日益普及，為會計工作實現(xiàn)現(xiàn)代化提供了良好的契機。

會計電算化的含義，可以理解為會計人員運用以會計核算軟件為核心的電子計算機系統(tǒng)，按照一定的程序和方法對會計數(shù)據(jù)進行加工處理，以獲取會計信息的一種管理活動。

二、我國會計電算化的發(fā)展歷程

我國由于受到各個方面條件的制約，會計電算化工作的起步較晚，起步于20世紀70年代后期。迄今為止，已經(jīng)經(jīng)歷了開始起步階段（1978—1983年）、緩慢發(fā)展階段（1983—1987年）、有計劃有組織發(fā)展階段（1987年至今）三個階段。

1．開始起步階段（1978—1983年）

在這一階段，我國會計電算化主要還是進行理論研究和實驗準備。當時我國已有少數(shù)企業(yè)在某項業(yè)務(wù)中開始使用了電子計算機。至1979年，財政部以長春第一汽車制造廠為重點試點單位，撥款500萬元，從民主德國進口了電子計算機，嘗試將電子計算機技術(shù)應(yīng)用于會計。1981年8月在財政部、前第一機械工業(yè)部、中國會計學會的支持下，中國人民大學和第一汽車制造廠在長春市召開了“財務(wù)、會計、成本應(yīng)用電子計算機問題討論會”，正式把“電子計算機在會計中的應(yīng)用”定名為“會計電算化”。這次會議是我國會計電算化理論研究的一個里程碑，標志著我國在會計電算化方面開始起步。

2．緩慢發(fā)展階段（1983—1987年）

隨著電子計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，全國掀起了一個計算機應(yīng)用的熱潮，在會計工作中應(yīng)用電子計算機的單位也逐漸多了起來。為了迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，1983年國務(wù)院成立了電子振興領(lǐng)導小組，從此，我國電子技術(shù)的發(fā)展進入一個嶄新的階段。但由于經(jīng)驗不足，理論準備與人才培訓不夠，跟不上客觀形勢發(fā)展的需要。在會計電算化實現(xiàn)過程中，因組織工作的滯后，造成了許多盲目的低水平重復開發(fā)，且大多數(shù)財務(wù)軟件功能比較單一，僅局限于如工資核算、財務(wù)單項核算等比較簡單的單項核算軟件，浪費了許多人力、物力和財力。在這一階段，會計電算化工作的進展變得非常緩慢。

3．有組織有計劃發(fā)展階段（1987年至今）

這一階段，我國會計電算化進入了一個大發(fā)展階段。隨著經(jīng)濟體制改革的不斷深化，計算機在會計工作中的應(yīng)用也逐步走上了正軌，我國的會計電算化事業(yè)進入了有計劃有組織的發(fā)展階段。財政部于1989年12月頒布了我國第一部關(guān)于會計電算化管理的規(guī)章《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定（試行）》，于1990年7月頒布了《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定的補充規(guī)定》，對會計核算軟件的開發(fā)、使用等問題作出了具體規(guī)定。1994年5月，財政部頒布了《關(guān)于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見》，明確了會計電算化工作的總體目標。之后我國陸續(xù)發(fā)布了一系列的規(guī)章制度，分別是：1994年頒布的《會計電算化管理辦法》《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》《會計核算軟件基本功能規(guī)范》,1996年6月頒布的《會計電算化工作規(guī)范》等。這一系列規(guī)章制度的頒布，保證了會計電算化工作有規(guī)范地開展，加快了會計電算化發(fā)展的進程，這標志著我國會計電算化事業(yè)將走向一個新的發(fā)展高潮。

在這一個階段，我國會計核算軟件向著通用化、專業(yè)化、商品化方向發(fā)展，許多商品化會計核算軟件專業(yè)開發(fā)單位或部門相繼成立，同時各級財政部門也規(guī)范了對會計軟件的評審條例。計算機技術(shù)、信息處理技術(shù)的迅速發(fā)展促成了我國財務(wù)軟件以驚人的速度發(fā)展，版本從Dos版，發(fā)展到Windows版，從單用戶版，發(fā)展到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，再到今天的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件；采用的數(shù)據(jù)庫從DBASE、Foxbase、FoxPro、Visual FoxPro、Access到SQL-Server等，滿足了集團公司、跨國公司等大型公司海量數(shù)據(jù)庫核算的需要。至目前為止，財政部評審通過的財務(wù)軟件有38家，省級財政廳評審通過的財務(wù)軟件有164家，在中國企業(yè)使用的財務(wù)軟件用戶中，中國制造的財務(wù)軟件占據(jù)著絕對的主導地位，為我國軟件產(chǎn)業(yè)的發(fā)展樹立了一個成功的典范。

三、會計電算化與手工會計的關(guān)系

會計是一個信息系統(tǒng)，它可以是手工會計信息系統(tǒng)（Hand Accounting Information System, HAIS），也可以是以計算機為工具的計算機會計信息系統(tǒng)（Computer Accounting Information System, CAIS）。CAIS是一個信息管理系統(tǒng)（Management Information System, MIS），是采用計算機對會計數(shù)據(jù)進行采集、加工、存貯、傳輸并輸出大量有用信息的系統(tǒng)。用CAIS取代HAIS，不僅是會計工作方式的轉(zhuǎn)變，也是會計管理工作的改進和現(xiàn)代化。

1.CAIS與HAIS的聯(lián)系

（1）系統(tǒng)目標一致。兩者都對企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行記錄和核算，最終目標都是加強經(jīng)營管理，提供會計信息，參與經(jīng)營決策，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

（2）采用的基本會計理論與方法一致。兩系統(tǒng)都要遵循基本的會計理論和方法，都采用復式記賬原理。

（3）都要遵守會計和財務(wù)制度，以及國家的各項財經(jīng)法紀，嚴格貫徹執(zhí)行會計法規(guī)，從措施、技術(shù)、制度上堵塞各種可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

（4）系統(tǒng)的基本功能相同。任何一個信息要達到系統(tǒng)目標，都應(yīng)具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項功能。

（5）都要保存會計檔案。作為會計信息系統(tǒng)的輸出，會計信息檔案必須妥善保存，以便查詢。

（6）編制會計報表的要求相同。兩系統(tǒng)都要編制會計報表，并且都必須按國家要求編制企業(yè)外部報表。

2.CAIS與HAIS的差異

（1）系統(tǒng)初始化設(shè)置工作有差異。HAIS的初始化工作包括建立會計科目，開設(shè)總賬，登錄余額等；CAIS的初始化設(shè)置工作則較為復雜，且?guī)в幸欢ǖ碾y度，其內(nèi)容主要有會計系統(tǒng)的安裝，賬套的設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)用戶的權(quán)限設(shè)置，操作員及權(quán)限的設(shè)置，軟件運行環(huán)境的設(shè)置，科目級別與位長的設(shè)置，會計科目及其代碼的建立，最明細科目初始余額的輸入，憑證類型設(shè)置，自動轉(zhuǎn)賬分錄定義，會計報表名稱、格式、數(shù)據(jù)來源公式的定義等。

（2）平行登賬上存在差異。在HAIS登賬時，總賬由一名會計人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證，或科目匯總表，或匯總記賬憑證進行登錄，明細賬由另一名會計也是根據(jù)原始憑證或記賬憑證進行平行登錄，月末校驗兩者是否相等。由于兩名會計在登錄時有可能發(fā)生錯誤，因此平行登賬可以檢查錯誤。但是在CAIS中，總賬與明細賬的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記賬憑證，計算機按照登錄總賬和明細賬的程序命令，將數(shù)據(jù)從記賬憑證數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移到總賬數(shù)據(jù)庫和明細賬數(shù)據(jù)庫，而計算機的內(nèi)部運算是不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運算錯誤的，所以在CAIS中總賬金額恒等于明細賬金額。因此，平行登賬的校驗功能在CAIS中已失去了其原先的作用。

（3）科目的設(shè)置和使用上存在差異。在HAIS中，由于受手工核算的限制，將賬戶分設(shè)為總賬和明細賬，明細賬大多僅設(shè)到三級賬戶，此外，再開設(shè)輔助賬戶以滿足管理核算上的需要；科目的設(shè)置和使用一般都僅為中文科目。而在CAIS中，計算機可以處理各種復雜的工作，科目的級數(shù)和位長設(shè)置因不同的軟件而異，有的財務(wù)軟件可將科目的級數(shù)設(shè)置到6級以上，完全滿足了會計明細核算方面的需要；科目的設(shè)置上除設(shè)置中文科目外，仍應(yīng)設(shè)置與中文科目一一對應(yīng)的科目代碼，使用科目時，計算機只要求用戶輸入某一科目代碼，而不要求輸入該中文科目，但在顯示打印時，一般都將中文科目和與之對應(yīng)的科目代碼同時顯示。

（4）賬務(wù)處理程序上存在差異。HAIS根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理形式的不同，采用不同的會計核算形式，常用的賬務(wù)處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采用了分散收集、分散處理、重復登記的操作方法，通過多人員、多環(huán)節(jié)進行內(nèi)部牽制和相互核對，目的是簡化會計核算的手續(xù)，以減少舞弊和差錯。而在CAIS中，一般要根據(jù)文件的設(shè)置來確定，常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式，在一個計算機會計系統(tǒng)中，通常只采用其中一種核算形式，對數(shù)據(jù)進行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享。

（5）日記賬和明細賬功用有所差異。在HAIS，通常僅對現(xiàn)金和銀行存款設(shè)置日記賬，目的是按序時記錄貨幣資金的發(fā)生情況，做到與貨幣資金日清月結(jié)、錢賬兩清。憑證信息是分散的，不便于查詢，明細賬僅是為了方便查詢憑證而設(shè)置的，根據(jù)憑證信息按科目重新登錄在明細賬上，耗時且易錯。而在CAIS中，雖然任何科目都可有日記賬和明細賬，但所有日記賬和明細賬上的數(shù)據(jù)均來源于記賬憑證，由于采用了計算機這一高效能的工具，在賬務(wù)軟件中對記賬憑證提供了多種查詢條件，如日期、憑證號、科目代碼、摘要、單位名稱、單據(jù)號、錄入員、審核員、借方金額、貸方金額、收入數(shù)量、余額等，查詢的方法可分為確定查詢、自由查詢、組合查詢和模糊查詢四種，可查詢到企業(yè)的所有業(yè)務(wù)信息，由此看來，明細賬在CAIS中意義已不再重要，可以取消，根據(jù)財政部文件規(guī)定，明細賬可以一年輸出一次，僅是為了存檔的需要。

（6）賬簿格式存在差異。在HAIS中，賬簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種，現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總賬必須采用訂本式賬簿。而在計算機會計系統(tǒng)中，由于受到打印機的條件限制，不太可能打印出訂本式賬簿，因此根據(jù)《會計電算化工作規(guī)范》規(guī)定，所有的賬頁均可按活頁式打印，然后裝訂成冊；總賬賬頁的格式有傳統(tǒng)三欄借貸式總賬和科目匯總式總賬，后者可代替前者；明細賬的格式可有三欄式、多欄式和數(shù)量金額式等。

（7）簿記規(guī)則上存有差異。HAIS中賬簿記錄的錯誤要用劃線更正法或紅字更正法進行更正；賬頁中的空行、空頁要用紅線劃銷等。而在CAIS中，可以不存在紙質(zhì)賬簿，一切數(shù)據(jù)均以文件形式存在機器內(nèi)部，登賬只是一個沿用的舊名詞，而且文件也并不一定按日記賬、總賬、明細賬分別設(shè)置，有些系統(tǒng)甚至只設(shè)置一個憑證文件，根本就不存在機內(nèi)日記賬、總賬和明細賬，各種財務(wù)信息可直接從憑證文件中導出，劃線更正法或紅字更正法根本就不存在，代之的是負號更正法。實際上只要憑證輸入正確，機器處理是準確無誤的，即使由于憑證數(shù)據(jù)有錯或變更，導致機內(nèi)賬的結(jié)果有錯，也不能直接進行修改而只能通過記賬憑證去更正。

（8）會計報表的編制形式上存在明顯差異。會計報表是企業(yè)會計核算中一項重要的事項，在HAIS中，報表的編制是最復雜的一項工作，報表編制人應(yīng)了解各種報表的結(jié)構(gòu)，報表中各個數(shù)據(jù)的來源渠道，若數(shù)據(jù)是來自賬上的，還應(yīng)弄清是發(fā)生額還是余額，通過何種運算關(guān)系取得；若數(shù)據(jù)來自本報表或外報表中的某項目，應(yīng)懂得其各種運算關(guān)系；同時還應(yīng)明確各種報表之間的鉤稽關(guān)系及數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系，這樣才能開始編制報表。而在CAIS中，各種報表的注冊、結(jié)構(gòu)描述、格式定義、數(shù)據(jù)的取數(shù)公式定義、報表的審核公式定義、報表的打印參數(shù)設(shè)置等工作，則作為報表子系統(tǒng)初始化設(shè)置的內(nèi)容，可在正式編制報表前預(yù)先設(shè)置好，之后在月末編制報表時，操作員只需在鍵盤上輕按報表子系統(tǒng)提供的報表生成命令鍵，系統(tǒng)即自動根據(jù)數(shù)據(jù)的取數(shù)公式取得數(shù)據(jù)，在短則幾秒，長則幾分鐘的時間內(nèi)快速生成報表，并且能自動校驗報表數(shù)據(jù)的各種內(nèi)在關(guān)系，此外，還能使不同賬套、或上下級公司之間的同名報表即時合并。

（9）在能否使會計發(fā)展為管理型方面存在根本性的區(qū)別。在HAIS中，由于手工會計核算的復雜性，使會計人員耗時耗力，窮于應(yīng)付手工的記賬、算賬、結(jié)賬、報賬，使企業(yè)會計停留在會計核算上，對會計向管理型發(fā)展產(chǎn)生很大的約束。實行CAIS后，在手工會計中紛繁復雜的會計核算工作已由計算機高效而精確地完成，使企業(yè)會計向管理型發(fā)展成為可能。目前，我國已出現(xiàn)面向市場、中國模式、價值化、系統(tǒng)化、計算機化、基于現(xiàn)代企業(yè)制度、國際化以及普遍化管理的新管理時代的財務(wù)及企業(yè)管理軟件體系UFERP。電算化會計可以發(fā)展為以會計為核心的信息管理系統(tǒng)，可以形成會計分析預(yù)測系統(tǒng)、會計決策支持系統(tǒng)和會計專家系統(tǒng)，使會計的職能得以轉(zhuǎn)變和發(fā)展。

（10）人員、組織體系、內(nèi)部控制方式、運算工具和信息存貯介質(zhì)上存在差異。HAIS中，人員均為會計專業(yè)人員；組織體系按會計事務(wù)的需要，分為不同的專業(yè)組，通過賬證相符、賬賬相符和賬實相符等內(nèi)部控制來保證數(shù)據(jù)的正確；運算工具主要采用算盤和計算器；信息存貯介質(zhì)以紙質(zhì)材料為載體，占用空間大，查詢煩瑣。在CAIS中，人員除會計專業(yè)人員外，還有計算機軟、硬件技術(shù)人員和操作人員；組織體系按系統(tǒng)的需要可劃分為電算主管、軟件操作、審核記賬、系統(tǒng)維護、電算審查和數(shù)據(jù)分析等專業(yè)組；內(nèi)部控制不僅擴大到對人員、計算機設(shè)備、數(shù)據(jù)和程序等各個方面，而且其要求將更為嚴密；運算工具采用計算機；信息存貯介質(zhì)采用磁性介質(zhì)材料（一般用磁盤），占用空間小，查詢檢索方便。

3.CAIS與HAIS比較的現(xiàn)實意義

通過上述比較可以看出，CAIS與HAIS之間有著許多共同之處，也存在許多明顯的差異。這些差異，使得我們在建立CAIS的過程中，應(yīng)注意做好如下幾方面工作。

（1）注重系統(tǒng)的初始化設(shè)置工作。評價一個CAIS的優(yōu)劣，可根據(jù)系統(tǒng)處理的最終結(jié)果，即賬簿數(shù)據(jù)和會計報表數(shù)據(jù)的是否精確無誤、過程控制是否有效來判斷。在財務(wù)軟件本身的程序及控制正常可靠的情況下，數(shù)據(jù)輸出結(jié)果的正確與否直接與系統(tǒng)的初始化設(shè)置有關(guān)，為此，在系統(tǒng)初始設(shè)置時，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)會計核算的需要，正確設(shè)置會計科目的級數(shù)和位長，建立標準的會計科目代碼體系；認真整理和錄入最明細科目的年初余額和本年累計發(fā)生額；慎重設(shè)置操作員的姓名、用戶代碼和口令，根據(jù)會計工作的分工和內(nèi)部控制的要求，合理開放每位操作員的權(quán)限；正確設(shè)置企業(yè)的憑證類型、記賬方法、核銷方法、外匯匯率的記賬方法、自動轉(zhuǎn)賬分錄、非法對應(yīng)科目和各種外部設(shè)備類型等參數(shù)。

（2）科目代碼設(shè)置應(yīng)力求精確和完整。實行會計電算化后，科目代碼是CAIS中最重要的一種代碼，處于核心地位，系統(tǒng)內(nèi)部涉及會計科目的處理幾乎都以科目代碼為依據(jù)，系統(tǒng)的運行都是根據(jù)科目代碼而進行的，為此，合理設(shè)置科目及代碼至關(guān)重要。由于計算機處理的速度快、準確，我們可以將會計科目劃分得足夠精細，特別應(yīng)根據(jù)報表數(shù)據(jù)取數(shù)的需要，將科目的級數(shù)和位長設(shè)置得恰如其分，以獲得更加詳細的會計核算資料。但應(yīng)避免將科目代碼的級數(shù)和位長設(shè)置得過多過長，這既不利于記憶和使用，又浪費存儲空間，應(yīng)根據(jù)整個科目體系來確定。例如，如果只是個別科目需要劃分的級數(shù)較多，可不防采用別的方法來解決，而不因為照顧個別科目而將整個科目體系的級數(shù)增加，但是，如果同級科目的明細較多，則又不妨通過適當增加級數(shù)來解決。系統(tǒng)運行后，科目的修改或刪除是一項非常困難的工作，因此，應(yīng)該在初始化時周密考慮，把科目代碼設(shè)置完整，一般不要在年度中間進行修改。

（3）要正確地修改憑證帶來的差錯。在CAIS中，因為經(jīng)審核過的記賬憑證是總賬、明細賬、日記賬、各種輔助賬和報表數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源，如果發(fā)現(xiàn)賬簿或報表數(shù)據(jù)有差錯，則可判斷必定是記賬憑證存在錯誤。修改錯誤憑證可有如下三種情況：一是憑證未審核時發(fā)現(xiàn)有誤，則可由憑證編制員直接修改；二是憑證已審核后發(fā)現(xiàn)有誤，則應(yīng)先由審核員取消審核標記，由編制員修改后，再經(jīng)審核員進行審核；三是登賬后發(fā)現(xiàn)憑證有誤，此時不能修改該憑證，應(yīng)由編制員先編制一張紅字憑證沖銷錯誤憑證，再編制一張正確的憑證，將紅字憑證和正確的憑證經(jīng)由審核員審核后，進行登賬，即可達到更正錯誤憑證和賬簿數(shù)據(jù)的目的。

（4）正確進行報表系統(tǒng)的初始設(shè)置。報表子系統(tǒng)的初始設(shè)置是CAIS中最復雜的工作。在商品化的CAIS中，目前大都采用通用報表程序，即系統(tǒng)提供一種接口，由用戶自己定義報表的名稱、表線的類型、空表格式、數(shù)據(jù)來源公式等，這樣，當報表格式或數(shù)據(jù)來源改變時，只需修改原先的定義，而不必修改系統(tǒng)內(nèi)部的程序，從而適應(yīng)了各種不同用戶的要求。初始設(shè)置時，要求設(shè)置人員充分理解報表的編制原理及公式表達式的設(shè)置規(guī)則，特別是應(yīng)推敲每一項數(shù)據(jù)的取數(shù)公式，因為在眾多公式中某一個符號的差錯都將導致報表數(shù)據(jù)的錯誤。如發(fā)現(xiàn)報表數(shù)據(jù)有誤，應(yīng)首先查出導致報表最終結(jié)果錯誤的出錯數(shù)據(jù)項，并檢查其數(shù)據(jù)取數(shù)公式是否有誤，如有誤，則予以改正，如無誤，則可判斷是賬簿或憑證數(shù)據(jù)有誤，根據(jù)該項錯誤的數(shù)據(jù)項公式可推斷賬簿或憑證的錯誤之處，比照上述更改錯誤憑證的方法給予改正，而后重新生成報表。

（5）注重CAIS的維護與安全。基于CAIS的特點，應(yīng)對其進行經(jīng)常性的維護，且維護工作應(yīng)伴隨整個運行階段的始終，直至系統(tǒng)過時或報廢。維護的內(nèi)容有硬件設(shè)備、財務(wù)軟件、數(shù)據(jù)文件和各種編碼維護，以上幾種維護工作，除了硬件維護外，都有可能涉及軟件的維護，可見軟件維護是系統(tǒng)維護中最重要也是最艱難的工作。軟件維護可分為：為修正運行中發(fā)現(xiàn)程序錯誤的正確性維護、當軟件的外界運行環(huán)境發(fā)生變化時的適應(yīng)性維護以及因系統(tǒng)擴充功能或改善性能而對軟件進行修改的完善性維護三種類型。同時，應(yīng)保護系統(tǒng)的安全，可通過建立會計組織體系的內(nèi)部控制制度、系統(tǒng)和操作員口令的定期修改與保密、數(shù)據(jù)的定期備份與保存、增強程序自身的自我保護能力等措施來實現(xiàn)。

四、會計電算化對傳統(tǒng)會計的影響

建立會計電算化信息系統(tǒng)，使會計的核算方法和工作程序發(fā)生了重大的變化，對傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)產(chǎn)生了一系列的影響。主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1．改變了會計工作的組織機構(gòu)

會計電算化改變了會計人員的工作分工，從而引起企業(yè)有關(guān)組織機構(gòu)的變化。這種變化主要表現(xiàn)在兩個方面：一是企業(yè)將大量的會計數(shù)據(jù)處理工作集中在計算機部門；二是會計人員的原有職能崗位，應(yīng)按會計電算化信息系統(tǒng)的組織控制要求重新安排。

2．改變了會計的數(shù)據(jù)處理方法

計算機的應(yīng)用改變了手工會計處理數(shù)據(jù)的方法。在手工條件下，核算工作要由許多人共同完成，而使用計算機后，會計人員根據(jù)原始憑證的內(nèi)容，在財務(wù)軟件中錄入記賬憑證，經(jīng)審核，計算機就可以按預(yù)置的功能，自動進行匯總、記賬、轉(zhuǎn)賬、編制報表等一系列工作。在手工條件下，由于成本核算的復雜性和時間的限制，一些報表只能定期產(chǎn)生，而在應(yīng)用計算機之后，則可以隨時輸出報表。

3．改變了會計信息的質(zhì)量

會計信息的質(zhì)量特征主要在于可靠性、相關(guān)性、可比性等。應(yīng)用計算機以后大大提高了會計信息在上述幾方面的質(zhì)量，而且使會計信息向多種量度單位發(fā)展。計算機可以同時貯存實物量和與之相依存的貨幣量，并在需要時能迅速檢索、匯總輸出。

4．改變了建立會計信息系統(tǒng)的方法

建立會計電算化信息系統(tǒng)的方法與手工會計的方法有所不同，兩者的物質(zhì)基礎(chǔ)不同、環(huán)境不同。因此，對記賬方法的選用、會計科目的設(shè)置、憑證賬簿格式的設(shè)計、財務(wù)報表的周期選擇等方面，都應(yīng)從人工和計算機兩方面加以考慮。

5．改變了會計檔案的保管形式

在手工條件下，會計檔案主要是以紙介質(zhì)的形式存放。而使用計算機后，會計檔案將以磁介質(zhì)的形式存放為主，紙介質(zhì)的形式存放為輔。磁介質(zhì)如磁盤、磁帶等，對環(huán)境、溫度等方面有一些特殊的要求，而且存放在磁介質(zhì)上的數(shù)據(jù)是肉眼直接看不見的，需要借助計算機才能存取數(shù)據(jù)。

6．改變了會計內(nèi)部控制的方法和技術(shù)

在會計電算化系統(tǒng)中，為保證數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)處理的正確、安全和可靠，需要相應(yīng)的方法和技術(shù)，其中許多方法是在計算機中實現(xiàn)或通過人工與機器相結(jié)合來完成的。

五、會計電算化的特點

會計電算化與傳統(tǒng)會計相比，主要特點體現(xiàn)在以下幾點。

（1）能使會計工作高效地完成。能夠代替大部分手工勞動，以手工所達不到速度，高效地完成信息處理，把會計人員從繁重的數(shù)據(jù)抄寫和計算中解脫出來，讓會計人員有更多的時間利用會計電算化提供的會計信息，分析企業(yè)的財務(wù)狀況。

（2）提高了會計信息的質(zhì)量。計算機的高精度和準確性，保證了會計信息在計算機處理中的準確性，減少了由人為因素造成的錯誤，提高了會計信息的質(zhì)量。記賬憑證是各類賬簿的數(shù)據(jù)源，而會計報表的大多數(shù)數(shù)據(jù)均直接來源于各類賬簿。在會計軟件中，記賬憑證通過記賬功能，可以將記賬憑證的信息登錄到日記賬、明細賬、總賬及各類輔助賬中；在月末，通過結(jié)賬功能，可以將日記賬、明細賬、總賬及各類輔助賬進行匯算結(jié)清，匯總和計算出本月借方、貸方累計發(fā)生額及月末余額，并將月末余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月初，作為下月的月初余額；將根據(jù)預(yù)先定義好的報表格式和取數(shù)公式，自動在各類賬簿中取數(shù)并生成各種會計報表。因為記賬、結(jié)賬和生成報表等功能，都是按照測試好的程序進行的，因此，只要保證記賬憑證這一數(shù)據(jù)源的正確性，就可保證其下游的各類賬簿和會計報表數(shù)據(jù)的正確性。

（3）為財務(wù)決策提供輔助作用。利用會計軟件提供的各類會計信息，在財務(wù)分析模塊上，可以進行比率分析、因果分析、因素分析、對比分析等方法，對企業(yè)的財務(wù)信息進行分析。同時，利用計算機的智能，不但使會計信息的收集和傳輸速度大大提高，而且還可以完成人腦邏輯判斷難以達到的信息分析工作，輔助企業(yè)管理人員進行財務(wù)決策。

（4）實現(xiàn)財務(wù)信息共享。目前的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件，通過網(wǎng)絡(luò)的形式可以以電子數(shù)字和電子信號迅速傳遞信息，滿足了不同用戶的需要，還可以使用衛(wèi)星通信技術(shù)，以數(shù)字化形式傳遞各種經(jīng)濟信息，信息共享的能力得到大大提高。

（5）采用磁性介質(zhì)存儲會計信息。采用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)，以人們?nèi)庋劭床灰姷姆绞奖４鏀?shù)據(jù)和信息。它可以把一個企業(yè)的全年會計數(shù)據(jù)，壓縮存儲在一片薄薄的磁盤上。這不僅大大壓縮了存儲空間，而且還可以保障信息的安全傳遞。

（6）業(yè)務(wù)處理程序化。系統(tǒng)按照預(yù)先設(shè)計好的程序和步驟來完成會計處理。對于日常業(yè)務(wù)中可能遇到的情況，應(yīng)如何處理這些情況等都要事先確定。手工系統(tǒng)則沒有這樣嚴格，有許多情況還可以憑著會計人員的經(jīng)驗，臨時決定處理方法。

（7）系統(tǒng)設(shè)計的專業(yè)化和專門化。系統(tǒng)的開發(fā)和實施要有專門的系統(tǒng)分析設(shè)計人員，對會計信息系統(tǒng)進行周密的分析和設(shè)計，然后交由程序員完成編碼和調(diào)試；同時還要對會計人員進行專門培訓，才能保證系統(tǒng)的正常運行，在使用過程中還需配備專業(yè)人員對其進行維護。因此，開發(fā)成本較高，一旦達不到預(yù)期目的，往往帶來較大的經(jīng)濟損失。