第一章　緒論

應用文與我們日常生活和工作有密切的關系。我們要了解天下大事，就要閱讀報刊、收聽廣播、收看電視；以法治國，要有各種法規文件；召開會議，要有會議文件；黨政機關指導工作，要有許多公文；機關、企事業單位要正常運轉，要有計劃、總結、報告等事務文書；人們禮尚往來常常借助于請柬、賀卡等。這諸多的文字材料，大部分都是應用文。特別是我國加入WTO后，八方賓客紛至沓來，公共關系空前活躍，寫好應用文不管是對個人還是對單位及社團塑造形象，處理好各種關系，都起著重要作用。現在，我們已經進入信息化時代。美國未來學家阿爾溫·托夫勒指出，信息時代家庭工作的任務是編制電腦程序、寫作、遠距離監測生產過程。信息時代社會家庭化，作為三項家庭工作任務之一的寫作，自然不是文學寫作而是文章寫作，特別是應用文寫作。從預見變化，促成變化這個角度來說，社會愈是進步，應用文在社會發展中的地位愈加重要。

可見，大到整個國家，小到某一個單位，甚至個人，要進行正常的活動，都離不開應用文，當然也就離不開應用文寫作。因此，應用文寫作成為一個有教養的現代公民，特別是當代的中等職業學校的學生必備的素質之一。因此，我們要認真學習應用文寫作知識，并能撰寫常用的應用文。

一、應用文的概念

應用文是國家機關、企事業單位、社會團體和人民群眾，在日常的工作、學習和生活中，辦理公務、處理私事時所使用的具有一定格式的實用性文體的統稱。由于其通俗易懂，實用性強，也有人把它稱作實用文。

二、應用文的作用

應用文具有較為廣泛的社會功能，它在人們的交往中起著重要作用。具體來講，我們可以將其歸納為以下幾點。

1.指導工作、規范行為的作用

這主要體現在上級黨政機關頒發的各類公文中。如法規性公文對下屬部門或單位以及人民群眾的工作或行為具有強有力的規范、約束作用；黨和政府下發的各類文件，其中的方針政策對下級做好各項工作均起到明確的指導作用；有些反映工作情況、通報典型事件、總結經驗教訓的公務類文書，能給下屬單位及有關人員起到教育、借鑒作用，同時也體現了一定的指導作用。

應用文的許多種類都不同程度地規定了人們的行動準則和行為方向，特別是法規性和政令性文件，對于人們該干什么，不該干什么，在什么時間、什么范圍、什么問題上可干或不可干，能干到什么程度等，都有明確的規定，有的還具體地制訂了獎懲辦法。這類文件一經發布，就必須堅決執行，任何人都不得違反。

2.交流思想經驗、互通信息、聯絡情感的作用

無論個人與個人之間，單位與個人之間還是不同的單位之間的交流都日益頻繁，所以許多應用文就起著溝通雙方情感、互通信息的重要作用。家書、情書類應用文自不待言，那些向對方表示祝賀、感謝、慰問等的書信或電報也具有這一作用。

3.廣告宣傳的作用

起廣告宣傳作用的日常應用文很多，像海報啟事類的應用文，其中許多就是主要為了宣傳而寫的。它就是要將有關的信息刊登發布出來，讓盡可能多的人了解知道，從而滿足其業務或個人其他目的的需要。有些日常應用文要配上圖片或一些裝飾物，其目的也就是為了使其更好地起到廣告宣傳的作用。

4.憑證性作用

應用文中有很大一部分具有憑證性功能。有些事務，特別是有關錢、財交流的，事后都要有可靠的憑據才好說話，因此像證明信、條據、聘書等日常應用文就起到了其作為憑證的作用。

5.提供和保存一些歷史資料的作用

應用文反映單位和個人的種種活動，記載著各個時期的政治、經濟和文化等方面的情況，因此它可以保存和積累大量的歷史資料，為今后有關部門和個人的研究提供方便。

三、應用文的分類

應用文種類繁多，按不同的標準可以劃分為不同的類型。如按其處理事情的性質分，有公務類應用文和私務類應用文。如按表達方式分，有以記敘為主要表達方式的應用文、以說明為主要表達方式的應用文、以議論為主要表達方式的應用文。如按使用領域分，有行政類應用文（包括國家行政機關公文和日常行政公文）、專業工作應用文、日常生活應用文。此外，還可根據行文方向、內容性質或其他管理文件的標準來劃分。

本書以學生未來生活中可能面臨的若干問題為線索，從方便學生實用、有利于學生發展的角度，將它分為以下八類。

1.行政公文

按照2012年4月16日中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合印發的《黨政機關公文處理工作條例》的規定：“黨政機關的公文，是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。”包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

2.事務應用文

事務應用文是黨政機關、社會團體、企事業單位為反映事實情況、解決問題、處理日常事務而普遍使用的文書，它具有很強的實用性、事務性和某種慣用格式。包括計劃、總結、會議記錄、規章制度、調查報告等。

3.日常應用文

日常應用文是指機關、團體、企事業單位和個人在日常生活、工作和學習中所使用的，具有一定規范體式，能起交流思想、溝通感情、傳遞信息等作用的應用文書。包括一般書信、專用書信、啟事、海報、便條、條據等。

4.宣傳應用文

宣傳應用文是指起宣傳、報道、鼓動、介紹作用的應用文體。包括消息、廣播稿、演講稿、解說詞等。

5.社交禮儀應用文

社交禮儀應用文是人們在互相平等、相互尊重的基礎上，為了促進雙方之間關系的發展，形成的一種適用于社交場合的應用文。包括請柬、歡迎詞、歡送詞、開幕詞、閉幕詞、訃告、悼詞等。

6.財經應用文

財經應用文是國家機關、企事業單位、社會團體根據黨和國家在一定時期內的經濟政策、法律、法令，以經濟現象、經濟工作為反映對象，記錄、加工和傳播有關經濟工作信息，為解決有關經濟工作實際問題而撰寫的具有一定體式的文書。包括商業廣告、產品說明書、經濟合同、招標書、投標書、市場預測報告等。

7.法律應用文

法律應用文是國家司法機關和法律授權的專門組織（律師、公證、仲裁三個組織）以及訴訟當事人依法制作的處理訴訟案件和與訴訟有緊密聯系的非訴事件的具有法律效力或法律意義的文書的總稱。包括起訴狀、上訴狀、答辯狀、申訴狀等。

8.科技應用文

科技應用文是人們用于科學技術、學術研究和科技管理方面的應用文。包括實驗報告、科學小品等。

雖然這種分類不是嚴格意義上的學科分類，但是符合中職應用性人才培養的總目標。

四、應用文的特點

每一大類甚至每一種文體的應用文都有各自的特點，但就總體而言，應用文具有以下基本特點。

1.文體的實用性

實用性，是指應用文無論在處理公共事務還是私人事務中，都具有實際應用的價值。具有直接應用價值是應用文區別于其他文章的本質屬性和根本特點。它決定了應用文的其他特點。無論是黨政機關、企事業單位、社會團體撰寫的公務文書，還是人們在日常生活、學習、工作中撰寫的事務類文書，其根本目的都是為了處理或解決實際問題，文中不僅要擺出這個問題是什么，而且要明確提出解決這個問題的具體意見、辦法，直接為解決現實問題而寫。都是具有一定實用價值的。實用性是判斷應用文好壞的價值尺度。

2.使用的廣泛性

在各類文體中，應用文的使用頻率最高。黨政機關、企事業單位用它上傳下達、辦理公務；普通人用它來交流信息和思想。可以說，社會各界、各行各業，無論處理公務還是辦理私事，都要使用應用文體，只不過由于具體內容、功能、對象的不同，適用的文種不同罷了。正因為如此，應用文使用范圍的廣泛性是其他文體所不能比擬的。

3.格式的規范性

寫作格式的固定是應用文的顯著特點。它是歷史留傳、人們習以為常、約定俗成的，任何人不可隨意違反它的固定格式，否則就是不倫不類的，就達不到應用文的寫作目的。

應用文格式的規范性主要表現在兩個方面：一是文種的規范，即辦什么事用什么文種，有大體的規定，不能亂用；二是格式的規范，即每一種文種在寫法上有大體的格式規范，不能隨意變更。

4.內容的真實性

真實性是指內容的真實確鑿，實事求是。凡文章都有真實性的要求，但文學作品要求是藝術真實，即所寫的內容不必是現實生活中確實存在或發生過的真人真事，它可以發揮想象力，大膽進行藝術虛構，所寫的內容只要是生活中可能發生的，符合生活和人物發展的邏輯，讀者感到是真實的就可以。應用文則不同，應用文是管理工作的工具，要為解決現實問題、指導實際工作服務，應用文的內容真實要求的是生活真實，即它必須反映生活的本來面目，因而它完全排斥虛構和杜撰，它是用邏輯思維的方式，質樸的語言，表達作者的意圖和主張，告訴人們做什么、怎么做，有一說一，有二說二，不允許虛構，以便取得直接的行動效果。不允許夸大、縮小、歪曲事實。虛假的應用文內容會傳遞假信息，人們利用假信息處理公私事務必然會出現錯誤，造成工作損失。文中所寫的數據、材料等，要真實、準確；所發布、傳達的上級指示精神是確切、沒有經過任何藝術加工的，否則作者將承擔一定的行政和法律責任。

5.對象的明確性

文學作品的對象模糊不清，作家在寫作時確立的讀者對象是泛泛的，并沒特定的讀者。而應用文則不同，它的對象是十分明確的，寫給誰看的，行文者一清二楚。一般的書信類自不必說，就是海報啟事也是以其特定的讀者為寫作對象的。就寫作目的而言，應用文也是明確的，它就某一個事件為其主要內容，發文所希望達到什么樣的結果也是明確的。因此應用文寫給誰、寫些什么、達到怎樣的效果，事先是已知道的。

6.寫作的時效性

應用文總是針對工作、學習或生活中所出現的具體事情而寫。往往是問題已擺在眼前或即將發生，必須想辦法處理或解決時才使用的。因此在寫作上有明確的時間要求，必須在一定的時間內完成。一旦時間過去，寫作就會失去意義，過時的文書也就起不到什么作用了。同時，這種寫作的時限性，同樣決定于應用文的實用性。如開會要先寫通知，請假要先寫請假條，入黨入團要先寫申請書。訴狀、合同、制度和公文，一般都要標明生效或執行的具體時間等。強調這種及時性是應用文的基本特征。所以，不論寫作應用文，還是辦理應用文，都要注重時效，否則，就會貽誤工作，造成損失。

7.撰寫的政策性

應用文具有明顯的、極其重要的政策性。不但法定公文的政策性很強，其他文體也是如此。如通用公文、專用公文也必須符合黨和國家的方針、政策。在現階段，中國正在進行現代化建設，任何公文都應當符合“一個中心，兩個基本點”，即符合以經濟建設為中心，符合四項基本原則，符合改革開放的總方針，任何違背黨和國家方針、政策的公文都是不允許的。

8.語言的簡明性

簡明性是指應用文在語言上盡量簡潔、明確。應用文是辦事的，簡潔，才能提高辦事效率；明確，才能保證工作質量。為了提高應用文的實用效能，應用文崇尚簡約，力戒浮華不實，以便讀者準確地把握其主旨。在篇幅上要盡可能簡短，文字表述要簡潔精煉，不能像寫散文、小說那樣盡情地抒發、生動地描寫。在語言上要求準確、精當、質樸，無論是敘述、說明，還是議論，多用直筆，禁用曲筆，不允許夸張和渲染。應用文要避免使用一些不切實際的形容詞和不適宜的比擬、夸張等修辭方法。只有表達得簡潔明了，才能實現應用文快捷實用的功能。

五、學好應用文寫作的意義

1.應用文寫作是時代的要求

人類社會發展到今天，人們活動的空間越來越寬闊，世界各地之間需要互相交流、學習、借鑒的東西也就越來越多。而傳播的最好媒介和途徑，就是“文章”。于是，原來就有的一些應用文體也就身價倍增，并且隨著科技革命的不斷深入，一些新的應用文體也在不斷產生并快速發展。對此，我們早日掌握應用文的寫作方法是勢在必行的。

2.應用文寫作是社會的要求

就目前來說，上到管理一個國家，下到管理一個基層單位，都需要采取現代化的管理手段。那種直接管理方式越來越不適應社會發展的需要，間接管理正在越來越廣泛地被采用。其中，文字管理無疑是最基本的間接管理方式。因此，具備一定的應用文寫作能力無疑是社會對我們提出的合理要求。

3.應用文寫作是個人發展的要求

當今社會，人們把寫作能力看成是一個從業人員必須具備的素質、修養及技能，把它同謀生、職薪、生活水準緊密聯系在一起，成為一種競爭手段。能否熟練地掌握應用文寫作的技巧，在一定程度上已成為影響個人成敗的關鍵因素之一。

六、應用文寫作的學習方法

應用文寫作的學習方法主要有以下幾點。

1.要重視應用文的寫作

應用文是人們在工作、學習、生活中經常遇到的實用文體，但由于它格式較簡單、有些枯燥無味、而又種類繁多，所以有很多人對應用文寫作并無多大興趣，認為實在必要的話，臨時湊合著寫不會有問題，在思想上不夠重視。而實際上，由于應用文寫作要求簡潔明了，一事一寫，往往對文字的要求是極高的，要在較少的字里表達多層意思（比如電報）也絕非是輕而易舉的。同時，若不重視應用文寫作，在格式上鬧了笑話不僅貽笑大方，而且有時會傷害他人的情感或雙方已建立起的友誼。出了問題才后悔，不如提前重視。

2.掌握、積累有關業務知識

應用文寫作廣泛地運用于社會各行各業各部門，同寫作者的職業、工作性質密不可分。在寫作時，如果缺乏專業訓練，不懂業務知識，就很難深入實際，寫好一篇專業應用文。如寫法律應用文，應具有一定的法律知識；寫經濟應用文，應懂得相應的經濟知識；寫禮儀應用文，應熟悉有關的禮儀知識等。

3.掌握各類應用文的格式和寫作要求

各種應用文一般均有特定的體例格式，這些體例格式，有的是千百年來群眾經驗的積累、約定俗成的；有的是國家行政機關或有關部門明文統一規定的；有的則是出于行文禮貌，相互尊重。許多應用文在語言表達的要求上差別不大，能否寫好的關鍵在于是不是熟悉它的格式，有些應用文的格式大體一致，但在語言表達、感情色彩上有所不同。所有這些，都要在理解內容的基礎上掌握它、熟悉它，避免生搬硬套或張冠李戴。

4.熟悉方針政策，提高理論水平

這里說的理論水平，一方面是指政治理論基礎，另一方面是指應用寫作理論知識。要寫好應用文，必須提高自己的政策水平，了解黨和政府的有關方針政策、法律法規，以此作為行文的依據和內容分析的理論根據。努力學習前人應用文寫作的經驗，切實掌握各類應用文寫作的理論知識，用理論指導應用文寫作。

5.要不斷加強自己的寫作基本功

寫作應用文，不只是方法問題，更重要的是其作為文章的一部分，是語文基礎知識和基本技能問題。應用文寫作的好壞是一個人語文水平的體現。只有一個人的寫作基本功提高了，才會寫出好的應用文來。如學寫公文，盡管對公文格式要求背得滾瓜爛熟，但不會遣詞造句，不懂得謀篇布局，篇章混亂，語言晦澀，也是不行的。因此平時要注意學習一些漢語的基本知識，如語法、修辭、邏輯知識等；要訓練寫作的基本功，如善于提煉和歸納、明確單一的主題；選材要典型適用，組材要詳略得當、先后有序；結構安排要嚴謹、合理；格式要完整、規范；語言表達要準確、簡明樸實；標點和數據的使用要正確；文面要整潔美觀等。還要注意閱讀一些文學作品，并在生活中提高自己觀察分析、綜合表達的能力。