2.1 Excel的基本操作

Excel的基本操作主要有以下內容：Excel的基本操作對象、創建工作表、編輯工作表和修飾工作表等內容，下面進行詳細介紹。

2.1.1 Excel的操作對象

Excel的基本操作對象包括單元格、工作表、工作簿和工作范圍。下面分別對它們進行介紹。

工作表由多個單元格基本元素構成，而這樣的若干個工作表構成了一個工作簿。在利用Excel進行數據處理的過程中，經常需要對工作簿和工作表進行適當的處理，本章將對管理工作簿和工作表的部分方法進行介紹。

1．單元格

單元格可以說是工作簿的基本對象的核心，也是組成Excel工作簿的最小單位。如圖2-1所示，圖中的白色長方格即為單元格。單元格可以記錄字符或者數據。在實際的操作中，單元格的長度、寬度以及單元格字符串的類型可以根據需要進行改變。

單元格可以通過位置標識，每一個單元格都是通過它對應的列號（列標）和行號（行標）來命名，可以向上找到列號字母，向左找到行號數字，將它們合起來可以作為該單元格的標記，如圖2-1所示。

2．工作表

使用工作表可以對數據進行組織和分析，可以同時在多張工作表上輸入并編輯數據，并且可以對來自不同工作表的數據進行匯總計算。如圖2-2所示，工作表由單元格組成，縱向為列，分別以字母命名（A, B, C……）；橫向為行，分別以數字命名（1,2,3……）。

工作表的名稱顯示于工作簿窗口底部的工作表標簽上。要從一個工作表移到另一個工作表進行編輯，可以單擊【工作表】標簽。活動工作表的名稱以單下劃線顯示。可以在同一個工作簿內或兩個工作簿之間對工作表進行重命名、刪除、插入、移動或復制等操作。

如圖2-2所示的工作表，當前名字為Sheet1。每張工作表均有一個【工作表】標簽與之對應，標簽上的內容即為工作表的名字。一張工作表最多可以有65536行，256列數據。將鼠標移至工作表中的某一單元格上單擊，該單元格邊框將變為粗黑線，表示該單元格被選中，選中單元格為B2，即B列第二行。選定的單元格可以在其中輸入文字、數字、公式和圖標等內容。

3．工作簿

Excel工作簿是計算和儲存數據的文件，每一個工作簿都可以包含多張工作表，因此可在單個文件中管理各種類型的相關信息。如圖2-2所示的工作簿有三個工作表，分別是Sheet1、Sheet2和Sheet3，當前的工作表是Sheet1。

在工作簿中，要切換到相應的工作表，只需單擊【工作表】標簽，相應的工作表就會自動成為當前工作表，而其他工作表自動隱藏。當然，Excel2007是一個支持多文檔界面的標準應用軟件，在其中可以打開多個工作簿，對于打開的每一個工作簿可以單獨設置顯示方式（最大化、最小化和正常窗口）。如果要在屏幕上同時看到一個工作簿的多個工作表（比如Sheet1和Sheet2），只需打開該工作簿并且顯示其中一個工作表Sheet1，然后執行以下操作步驟：

（1）打開【視圖】標簽，選擇【新建窗口】。如圖2-3所示。

（2）選擇【全部重排】按鈕，在彈出的【重排窗口】對話框中選擇【水平并排】。如圖2-4所示。

（3）單擊【確定】按鈕。

（4）單擊其中一個窗口的【Sheet2】標簽，就可以使一個工作簿有多個工作表。如圖2-5所示。

4．選取工作范圍

一組選定的單元格，它們可以是連續的，也可以是離散的。選定一個范圍以后再進行操作，則這些操作將作用于該范圍內的所有單元格。例如，可以將一個范圍內的單元格一起設置大小、注釋和邊框等。范圍由用戶選定，它可以是一個單元格，也可以是多個單元格，甚至是整個工作表和整個工作簿。如圖2-6所示。

工作范圍使一個單元格的操作很簡單，只要單擊該單元格即可選中該工作范圍。但是一般情況都是選中若干個單元格，主要分以下幾種情況。

（1）如果選中工作表中的一片連續區域，可以先單擊要選區域一角的單元格，然后拖動鼠標，此時屏幕上會出現一片黑色區域，拖動鼠標，使這片黑色區域剛好包含要選中的區域，釋放鼠標，此區域被選中為工作范圍。

（2）如果要選定幾片不相連的區域或單元格，可以按住Ctrl鍵，再選擇單個或多個單元格就可以選出所需的工作范圍。

（3）如果要選中一行或一列，可以單擊列號區的字母或行號區的數字，則該列或者該行將被選中為工作范圍。

2.1.2 創建工作表

本節主要通過輸入文字、數字等數據建立一張張表格，并通過運用公式，使表格具有自動計算功能，最后學習如何快速輸入及填充有規律的數據，提高創建工作表的效率。

1．命名和保存工作表

打開Excel后，首先命名文件。這里將工作表命名為【資料】。為新文件命名的步驟如下。

（1）點擊【保存】按鈕，如圖2-7所示。

（2）打開【另存為】對話框。在【文件名】文本框中輸入“資料”。如圖2-8所示。

（3）單擊【保存】按鈕，完成操作。

當工作告一段落或者需要進行其他工作時，就需要對已經完成的工作進行保存。在數據輸入過程中，為了防止電腦死機等原因意外丟失文件，可以按照以下方法，對文件設置“自動定時保護”。

（1）選擇Excel左側的圖標，點擊【Excel選項】按鈕。如圖2-9所示。

（2）單擊【保存】選項卡，然后選取保存自動恢復信息的時間間隔。如圖2-10所示。點擊【確定】執行自動保存命令。

2．數據的輸入

打開一個新的Excel 2007工作簿，選取一個工作表，即可在其中輸入數據。輸入數據前要選取單元格，而選取單元格包括選取單個單元格和選取單元格區域兩種情況。輸入數據的類型主要包括文本型數據、數值型數據、日期和時間型數據、公式數據、符號和特殊字符數據。

在Excel工作表的單元格中輸入數據，可采用以下幾種方法。

（1）單擊要輸入數據的單元格，直接在單元格中輸入數據。

（2）單擊要輸入數據的單元格，在編輯欄中輸入數據。

（3）雙擊要輸入數據的單元格，此時單元格內出現光標，即可在單元格內的適當位置輸入數據。

1）輸入文本

在Excel中輸入文字，只需選中單元格，直接輸入，按Enter鍵即可。Excel會自動將文本設置為左對齊。但要注意的是如果輸入的文字過多，超出了單元格的長度，通常會出現兩種情形，如圖2-11所示兩種情形。一是：右邊的單元格沒有存放任何數據，則文本內容超過本單元格的范圍顯示；二是右邊單元格存放了數據，則本單元格只顯示部分文本內容，其余文字被隱藏。若想在一個單元格中全部顯示可以調整列寬或者可以選擇自動換行。

2）輸入數字

（1）常規輸入。要在一個單元格中輸入數字，需先用鼠標選定該單元格，然后輸入數字，最后按Enter鍵。

（2）輸入以0開始的數據。英文狀態下，先輸入一個單引號，然后再輸入開頭為0的數據。如圖2-12所示。或者，通過右擊該單元格，選擇【設置單元格格式】，在【數字】選項卡中選擇【文本】。單擊【確定】按鈕。然后再輸入數字。如圖2-13所示。

（3）超寬度數值的處理。當輸入的寬度超過單元格寬度，Excel將在單元格中顯示### #號，只要加大該列的列寬，數值就能正確地顯示出來。調整列寬有兩種方式。一是，將鼠標移到列標題中列與列的邊緣，當鼠標變為符號時，可以通過拖拽改變列寬。另外一種方式是，點擊【開始】選項卡中的【格式】按鈕，在下拉菜單中選擇【自動調整列寬】按鈕。將單元格的寬度調整合適。如圖2-14所示。

（4）輸入分數。如果直接輸入“1/2”，系統會將其變為“1月2日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數“1/2”。如圖2-15所示。

（5）輸入負數。有兩種方法可以輸入。一種方法是直接輸入負號標識“-”，另一種方法是將數字放在圓括號（　）內，比如，在單元格中輸入（88），按下回車鍵，則會自動顯示為-88。

3）輸入日期和時間

（1）日期的輸入。可以使用多種格式來輸入一個日期，可以用【/】或【-】來分隔日期的年、月、日。例如：要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車鍵就行了。如果要輸入當前日期，按一下“Ctrl+; ”鍵，注意分號（;）必須是半角英文的。

如果要設置日期的其他顯示格式，其具體步驟如下：

選定目標單元格。

右擊選擇【設置單元格格式】，打開【數字】選項卡，然后在【分類】列表框中選中【日期】選項，如圖2-16所示。該列表框列出了日期的所有顯示格式，選擇所需的格式，單擊【確定】按鈕。

（2）輸入時間。在單元格中輸入時間的方式有兩種，即按12小時制和24小時制輸入。若按照12小時制輸入，要在時間數字后加一空格，然后輸入a（AM）或p（PM），字母a表示上午，p表示下午。例如，下午5點30分輸入的格式是5∶30 p。如果按照24小時輸入時間，則只輸入17∶30即可。如果只輸入時間數字，不輸入a或p，則Excel將默認是上午時間。

4）輸入公式

公式是Excel強大數據處理功能的基本助手，通過使用公式，你可以輕松地實現大批量數據的快速運算。

Excel中的公式必須具備兩大要素：一是等號“=”；二是用運算符號，如“+、-、*、/”和函數等，把數據連接而成的計算表達式。

公式輸入方式有兩種：一是單擊要輸入公式的單元格，在“編輯欄”選擇【插入函數】按鈕，選擇對應的函數進行輸入。二是在單元格中直接輸入。具體的操作步驟如下：

（1）選定要輸入公式的單元格。

（2）在單元格中輸入一個“=”。

（3）輸入公式的內容，如5-3, A2*A5等。

（4）按回車鍵。

5）輸入符號和特殊字符

如果要輸入鍵盤上沒有的符號，其具體步驟如下：

（1）選定目標單元格。

（2）選擇【插入】選項卡中的【符號】按鈕。如圖2-17所示。

（3）若要輸入的符號在【符號】對話框中仍舊沒有找到，可以點擊【特殊符號】區域的符號下拉菜單。選擇【更多】按鈕。如圖2-18所示。

（4）在彈出的【插入特殊符號】對話框中選擇符號，選好后，點擊【確定】按鈕。如圖2-19所示。

6）數據的自動填充

如果需要輸入的數字和文字數據并不完全一樣，而是遵循某種規律，如：需要輸入1-100作為編號。顯然，逐個手動輸入很麻煩，此時就需要Excel的自動填充功能在連續的單位格內產生有規律的序列了。這時會使用到“填充柄”功能，這可提高錄入速度。

首先，應建立一段有規律的數據，然后選取它們。這段有規律的數據既可以在同一列，也可以在同一行，但是必須在相鄰的單元格中。

如在圖2-20中建立了6～9的一個序列。

單擊按住填充控制點，向下拖動到合適的地方后釋放鼠標，Excel就會按照已有數據的規律填充選中的單元格，如圖2-21所示。

自動填充還有另外一種方式。如果用鼠標右鍵拖動填充控制點，那么將會出現如圖2-22中所示的一個菜單欄。在該菜單欄中，可以改變填充的方式或指定填充的規律。各選項含義如下：

●【復制單元格】指將選取的單元格中的內容復制到拖動范圍內其他的單元格中。

●【填充序列】指按照選取的單元格內數據的規律填充。

●【僅填充格式】指僅僅填充格式而不會復制數據。

●【不帶格式填充】指按照新單元格的格式填充數據。

使用Excel處理日常事務時，經常需要填充日期序列。Excel提供了十分方便的日期填充功能。

首先在單元格中輸入一個日期，如“2014-01-20”。然后用鼠標右鍵拖動填充控制點，并選擇日期的填充方式，結果將用日期填充拖動的區域。

如圖2-23所示，一共有8種填充方式，除上面介紹的四種外還有：

【以天數填充】指依次填入以輸入日期開始的每一天；

【以工作日填充】指跳過周六和周日，只填充工作日；

【以月填充】指填充每月中和輸入日期同處在一天的日期；

【以年填充】指填充每年中和輸入日期處在同一月、同一天的日期（即僅改變年份）。

2.1.3 編輯工作表

建立工作表之后，用戶需要根據實際需求，利用Excel提供的編輯功能，對工作表中的數據進行修改和調整，使其更符合實際需要，Excel提供了強大的編輯功能，用于工作表及其數據進行各種操作和處理。

本節將詳細介紹工作表的基本操作，如工作表的拆分與凍結、工作表和工作簿的保護以及隱藏。通過本節內容的學習，用戶可掌握工作表數據的編輯方法。

1．工作表的基本操作

下面將介紹如何對這些工作表進行具體的操作。

1）激活工作表

如果要激活一個工作表，可以使用以下的幾種方法。

（1）單擊工作簿底部的【工作表】標簽。

（2）使用鍵盤，按Ctrl+Page Up快捷鍵激活當前頁的前一頁工作表。然后按Ctrl+Page Down快捷鍵激活當前頁的后一頁工作表。

（3）最常用的方法是：使用工作表【標簽滾動】按鈕，當在工作簿中顯示不完過多的工作表標簽時，可以單擊【標簽滾動】按鈕對【工作表】標簽進行翻頁。【標簽滾動】按鈕在工作簿的左下方，如圖2-24所示。

如果要滾動顯示其他【工作表】標簽，在所需方向上連續單擊【標簽滾動】按鈕中的滾動箭頭，直到所需【工作表】標簽顯示在屏幕上；如果要一次滾動多個工作表，可以按住Shift鍵，再單擊【標簽滾動】按鈕中的標簽滾動箭頭；如果要顯示最前或者最后一個工作表，則可以單擊【標簽滾動】按鈕左側或者右側的標簽滾動按鈕。

如果右擊【標簽滾動】按鈕，可以直接從彈出的當前工作簿的所有工作表列表中選擇要切換到的【工作表】標簽。

2）插入和刪除工作表

在編輯過程中，經常要在一個已有的工作表中插入一個新的工作表，可以使用以下幾種方法。

（1）選擇【開始】選項卡，【單元格】工具欄下選擇【插入】按鈕，在下拉菜單中選擇【插入工作表】即可。如圖2-25所示。

（2）右擊要插入工作表后一個【工作表】標簽，在彈出的快捷菜單中選擇【插入】命令。如果要刪除某個工作表，可以使用以下幾種方法。

如果要刪除某個工作表，可以使用以下幾種方法。

（1）選擇【開始】選項卡，【單元格】工具欄下選擇【刪除】按鈕，在下拉菜單中選擇【刪除工作表】即可。如圖2-26所示。

（2）右擊要刪除的工作表標簽，從彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令，在彈出的消息框中單擊【刪除】按鈕。

3）移動和復制

Excel中的工作表可以在一個或者多個工作簿中移動。如果要將一個工作表移動或者復制到不同的工作簿時，兩個工作簿必須是打開的。

（1）使用菜單。使用菜單移動和復制工作表的具體步驟如下。

●激活要移動的工作表。

●右擊該工作表標簽，選擇【移動或復制工作表】命令，將彈出【移動或復制工作表】對話框，如圖2-27所示。

●在【移動或復制工作表】對話框中【工作簿】下拉表框中選擇要一道的工作簿，然后在【下列選定工作表之前】列表框中選擇要移至位置之后的工作表，如果是要移動，則取消選中【建立副本】復選框，如果要復制，則應選中【建立副本】復選框，單擊【確定】按鈕。

（2）使用鼠標。單擊需要移動的【工作表】標簽，將它拖動到所要放置的位置，然后釋放鼠標，在拖動過程中鼠標變為一個小表和一個箭頭。如果是復制操作，則需要在拖動鼠標時按住Ctrl鍵。

4）多個工作表同時操作

可以一次對多個工作表進行操作，先選定多個工作表，然后就能執行移動、復制和刪除等操作。

選定多個工作表的方法有以下兩種。

單擊【工作表】標簽的同時按住Ctrl鍵，則該工作表與以前選定的工作表同時被選定。

單擊【工作表】標簽的同時按住Shift鍵，則選定連續的工作表。

5）重命名工作表

對工作表進行命名，以便于辨認、查找和使用。為工作表命名有以下3種方法。

（1）單擊【開始】選項卡，然后打開【格式】菜單，選擇【重命名工作表】命令，此時，【工作表】標簽處于編輯狀態，如圖2-28所示，輸入工作表名稱后如圖2-29所示。

（2）右擊【工作表】標簽，從彈出的快捷菜單中選擇【重命名】命令，工作表標簽處于編輯狀態后輸入新的工作表名稱。

（3）雙擊【工作表】標簽，工作表標簽處于編輯狀態后輸入新的工作表名稱。

6）隱藏工作表

如果不希望被他人查看某些工作表，可以使用Excel的隱藏工作表功能將工作表隱藏起來。隱藏工作表還可以減少屏幕上顯示的窗口和工作表，并避免不必要的改動。當一個工作表被隱藏時，其標簽也同時被隱藏，隱藏的工作表仍處于打開狀態，其他文檔仍可以利用其中的信息。

（1）右擊要隱藏的工作表。

（2）在彈出的菜單中選擇【隱藏】命令。

取消隱藏工作表的步驟如下：

（1）右擊要取消隱藏的工作表。

（2）在彈出的菜單中選擇【取消隱藏】命令。

（3）如圖2-30所示，在【取消隱藏】對話框中選擇要取消隱藏的工作表，然后單擊【確定】按鈕。

2．拆分和凍結工作表

1）拆分工作表

如果要獨立地顯示并滾動工作表中的不同部分，可以使用拆分窗口功能。拆分窗口時，選定要拆分的某一單元格位置，然后在【視圖】選項卡的【窗口】組中單擊【拆分】按鈕，這時Excel自動在選定單元格處將工作表拆分為4個獨立的窗格。可以通過鼠標移動工作表上出現的拆分框，以調整各窗格的大小。如圖2-31所示。

2）凍結工作表

如果要在工作表滾動時保持行列標志或其他數據可見，可以通過凍結窗口功能來固定顯示窗口的頂部和左側區域。若凍結頂部水平窗格，則選擇待拆分處的下一行；若凍結左側垂直窗格，則選擇待拆分處右邊一列；若同時生成頂部和左側窗格，則單擊待拆分處右下方單元格。然后單擊【視圖】選項卡下【窗口】分組里【凍結窗格】按鈕，在彈出菜單中根據需要選擇執行“凍結拆分窗格”、“凍結首列”、“凍結首行”。如圖2-32所示。

3．保護工作表和工作簿

如果需要暫停對Excel的操作，但又不想退出Excel，此時可以為工作表和工作簿建立保護，從而防止因誤操作而造成工作表數據的丟失。

1）保護工作表

單擊【審閱】選項卡中的【保護工作表】按鈕，可以執行對工作表的保護。彈出的【保護工作表】對話框中有很多選項，如圖2-33所示。它們決定了當前工作表在進入保護狀態后，除了禁止編輯鎖定單元格以外，還可以進行其他哪些操作。表2-1列出了這些選項的含義：

憑密碼或權限編輯工作表的不同區域：

Excel 2007的“保護工作表”功能默認情況下作用于整張工作表，如果希望對工作表中的不同區域設置獨立的密碼或權限來進行保護，可以按下面的方法來操作：

（1）單擊【審閱】選項卡中的【允許用戶編輯區域】按鈕，彈出【允許用戶編輯區域】對話框。

（2）在此對話框中單擊【新建】按鈕，彈出【新區域】對話框。可以在【標題】欄中輸入區域名稱（或使用系統默認名稱），然后在【引用單元格】欄中輸入或選擇區域的范圍，再輸入區域密碼。如果要針對指定計算機用戶（組）設置權限，可以單擊【權限】按鈕，在彈出的【區域1的權限】對話框中進行設置。

（3）單擊【新區域】對話框的【確定】按鈕，在根據提示重復輸入密碼后，返回【允許用戶編輯區域】對話框。今后，用戶可憑此密碼對上面所選定的單元格和區域進行編輯操作。此密碼與工作表保護密碼可以完全不同。

（4）如果需要，使用同樣的方法可以創建多個使用不同密碼訪問的區域。

（5）在【允許用戶編輯區域】對話框中單擊【保護工作表】按鈕，執行工作表保護。

上述過程如圖2-34所示。

（6）完成以上單元格保護設置后，在試圖對保護的單元格或區域內容進行編輯操作時，會彈出如圖2-35所示的【取消鎖定區域】對話框，要求用戶提供針對該區域的保護密碼。只有在輸入正確密碼后才能對其進行編輯。

（7）如果在步驟2中設置了指定用戶（組）對某區域擁有“允許”的權限，則該用戶或用戶組成員可以直接編輯此區域，不會再彈出要求輸入密碼的提示。

2）保護工作簿

Excel允許對整個工作簿進行保護，這種保護分為兩種方式。一種是保護工作簿的結構和窗口，另一種則是加密工作簿，設置打開密碼。

保護工作簿結構和窗口：

在【審閱】選項卡上單擊【保護工作簿】按鈕，在下拉菜單中單擊【保護結構和窗口】按鈕，將彈出【保護工作簿】對話框，如圖2-36所示。在此對話框中，用戶可為當前工作簿設置兩項保護內容：

結構：勾選此復選框后，禁止在當前工作簿中插入、刪除、移動、復制、隱藏或取消隱藏工作表，禁止重新命名工作表。

窗口：勾選此復選框后，當前工作簿的窗口按鈕不再顯示，禁止新建、放大、縮小、移動或分拆工作簿窗口，【全部重排】命令也對此工作簿不再有效。

根據需要勾選相應的復選框后，單擊【確定】按鈕即可。如有必要，可以設置密碼，此密碼與工作表保護密碼和工作簿打開密碼沒有任何關系。

加密工作簿：

如果希望限定必須使用密碼才能打開工作簿，除了在工作簿另存為操作時進行設置外，也可以在工作簿處于打開狀態時進行設置。

單擊【Office按鈕】，在下拉列表中單擊【信息】，然后在右側依次單擊【保護工作簿】→【用密碼進行加密】，將彈出【加密文檔】對話框。輸入密碼，單擊確定后，Excel會要求再次輸入密碼進行確認。確認密碼后，此工作簿下次被打開時將提示輸入密碼，如果不能輸入正確的密碼，Excel將無法打開此工作簿。如圖2-37所示。

如果要解除工作簿的打開密碼，可以按上述步驟再次打開【加密文檔】對話框，刪除現有密碼即可。

2.1.4 修飾工作表

一個專業的電子表格不僅需要有詳實的數據內容和公式分析、統計功能，而且還應配有莊重、漂亮的外觀。本節將通過對表格的外觀參數（文字大小、字體、顏色、對齊方式、單元格的邊框線、底紋以及表格的行高和列寬等）進行設置來美化工作表，從而更有效地顯示數據內容。

1．設置單元格格式

包括設置單元格中數字的類型、文本的對齊方式、字體、單元格的邊框以及單元格保護等。通過打開“設置單元格格式”對話框，根據需要進行設置。

在Excel 2007中，通常在【開始】選項卡中“設置單元格的格式”。對于簡單的格式化操作，可以直接通過【開始】選項卡中的按鈕來進行，如設置字體、對齊方式、數字格式等。其操作比較簡單，選定要設置格式的單元格或單元格區域，單擊【開始】選項卡中的相應按鈕即可。對于比較復雜的格式化操作，則需要在【開始】選項卡中【設置單元格格式】對話框中來完成。如圖2-38、圖2-39所示。

1）設置數字格式

默認情況下，數字以常規格式顯示。當用戶在工作表中輸入數字時，數字以整數、小數方式顯示。此外，Excel還提供了多種數字顯示格式，如數值、貨幣、會計專用、日期格式以及科學記數等。在【開始】選項卡的【數字】組中，可以設置這些數字格式。若要詳細設置數字格式，則需要在【設置單元格格式】對話框的【數字】選項卡中操作。如圖2-40所示。

2）設置字體

為了使工作表中的某些數據醒目和突出，也為了使整個版面更為豐富，通常需要對不同的單元格設置不同的字體。如圖2-41所示。

3）設置對齊方式

所謂對齊，是指單元格中的內容在顯示時相對單元格上下左右的位置。默認情況下，單元格中的文本靠左對齊，數字靠右對齊，邏輯值和錯誤值居中對齊。此外，Excel還允許用戶為單元格中的內容設置其他對齊方式，如合并后居中、旋轉單元格中的內容等。如圖2-42所示。

4）設置邊框和底紋

默認情況下，Excel并不為單元格設置邊框，工作表中的框線在打印時并不顯示出來。但在一般情況下，用戶在打印工作表或突出顯示某些單元格時，都需要添加一些邊框以使工作表更美觀和容易閱讀。應用底紋和應用邊框一樣，都是為了對工作表進行形象設計。使用底紋為特定的單元格加上色彩和圖案，不僅可以突出顯示重點內容，還可以美化工作表的外觀。如圖2-43所示。

2．使用條件格式

條件格式功能可以根據指定的公式或數值來確定搜索條件，然后將格式應用到符合搜索條件的選定單元格中，并突出顯示要檢查的動態數據。如圖2-44所示。

3．格式化行和列

為了使工作表更加美觀，有時需要適當地調整工作表的列寬和行高。適當的調整有助于在一頁里存放更多的數據，還可以在一行或者一列中隱藏保密的數據。

1）調整行高和列寬

Excel中工作表默認行高為14.25，列寬為8.38．要改變行高和列寬可以使用鼠標直接在工作表中修改，也可以利用菜單修改。

（1）使用鼠標。將鼠標移到行號區數字上下邊框或列號區字母的左右邊框上，按住鼠標拖動調整行高和列寬至所需位置釋放即可。

（2）使用菜單。使用菜單調整列寬的方法如下。

●選擇【格式】 【列】 【列寬】命令，將彈出【列寬】對話框，如圖2-49所示，在【列寬】文本框中輸入所需要的列寬值，單擊【確定】按鈕。

●選擇【格式】 【列】 【最合適的列寬】命令，則Excel會自動調整列寬使之適合列中最長的單元格的高度。

●選擇【格式】 【列】 【標準列寬】命令，在彈出的【標準列寬】對話框中輸入新的默認列寬，單擊【確定】按鈕，則所有默認列寬將改為輸入的標準列寬。

調整行高和調整列寬的方法相似，指示在【格式】菜單中將選擇【列】改為選擇【行】命令，彈出的子菜單中的內容與【列】子菜單是對應的，但缺少了與【標準列寬】相對應的選項。

2）隱藏與取消隱藏

要將某些行和列隱藏起來，可以先選定要隱藏行的行號區數字或列號區字母，然后打開【格式】菜單，選擇【行】或【列】命令，再在彈出的子菜單中選擇【隱藏】命令。

要顯示隱藏的行和列，先選定包含隱藏行或列的上下行行號區或上下列的列號區字母，然后打開【格式】菜單，選擇【行】或【列】命令，再在彈出的子菜單中選擇【取消隱藏】命令即可。

4．自動套用樣式

樣式就是字體、字號和縮進等格式設置特性的組合，將這一組合作為集合加以命名和存儲。應用樣式時，將同時應用該樣式中所有的格式設置指令。

在Excel 2007中自帶了多種單元格樣式，可以對單元格方便地套用這些樣式。套用樣式給自己的工作表穿上一件Excel自帶的【修飾外套】。同樣，用戶也可以自定義所需的單元格樣式。

1）套用內置單元格樣式

如果要使用Excel 2007的內置單元格樣式，可以先選中需要設置樣式的單元格或單元格區域，然后再對其應用內置的樣式。如圖2-45所示。

2）自定義單元格樣式

除了套用內置的單元格樣式外，用戶還可以創建自定義的單元格樣式，并將其應用到指定的單元格或單元格區域中。如圖2-46所示。

3）刪除單元格樣式

如果想要刪除某個不再需要的單元格樣式，可以在單元格樣式菜單中右擊要刪除的單元格樣式，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令即可。如圖2-47所示。

4）套用工作表樣式

在Excel 2007中，除了可以套用單元格樣式外，還可以整個套用工作表樣式，節省格式化工作表的時間。在【樣式】組中，單擊【套用表格格式】按鈕，彈出工作表樣式菜單。如圖2-48所示。

2.1.5 打印工作表

1．打印預覽

在打印之前，最好先預覽一下未來的打印效果。如果不符合要求，可以及時進行打印設置的修改，避免因為打印效果不佳而出現重復打印、浪費紙張的問題。

進行打印預覽時，單擊【Office按鈕】，選擇【打印】選項中的【打印預覽】，進入【打印預覽】模式。

在【打印預覽】窗口中可以進行以下操作。

（1）下一頁、上一頁，用于多頁文檔的翻頁。

（2）顯示邊距：勾選后可顯示頁面的邊距標記，包括頁眉、頁腳的邊距，拖拽這些邊距標記可調整頁面邊距，達到需要的效果。

（3）顯示比例：單擊可切換顯示放大或縮小的預覽頁面，這里僅是預覽效果的縮放，并不影響打印效果。

（4）打印：單擊后退出打印預覽，執行打印輸出命令。

（5）頁面設置：單擊進入【頁面設置】對話框，用戶可進行打印頁面設置。

2．設置打印內容

在打印前，用戶經常需要對待打印的工作表進行一些頁面設置，從而使打印的內容能夠按照他們希望的范圍和方式打印。

1）打印區域

用戶可以通過選定工作表中的單元格區域，將其設置為打印區域，并可通過選擇新的單元格區域，增加打印區域的范圍。如圖2-49所示，選定要打印的區域，單擊【頁面布局】選項卡，在【頁面設置】選項組中單擊【打印區域】下拉按鈕，選擇【設置打印區域】選項。

2）打印標題行/標題列

在日常使用的Excel工作表中，通常會有標題行或標題列。標題行位于表格最上方，用于說明每個字段的那內容，第二頁的頂端仍需要打印標題行；同理，左邊的一頁打印完成后，右邊的頁面也需要打印標題列，選擇【頁面布局】選項卡，在【頁面設置】組中單擊【打印標題】按鈕，彈出【頁面設置】對話框，上面顯示【工作表】選項卡，如圖2-50所示，即可進行【頂端標題行】和【左端標題列】的設置。

3）打印頁眉/頁腳

頁眉和頁腳是獨立于工作表的字符或圖片，這些字符或圖片位于打印頁面的頂端或底端，只有在打印或進行打印預覽時才能看到。在Excel的功能區中，通過單擊【插入】選項卡中的【頁眉和頁腳】按鈕或【視圖】選項卡中的【頁面布局】按鈕，可以進入頁眉和頁腳的設置界面及【設計】選項卡。

4）調整頁面設置

Excel可以設定打印的范圍和內容，同時還可以通過【頁面設置】選項組中的頁邊距、紙張、背景等設置，對頁面格式進行美化。

（1）調整頁面。單擊【頁面設置】選項組中的對話框啟動器按鈕，彈出【頁面設置】對話框，如圖2-51所示。

（2）調整頁邊距。單擊【頁邊距】按鈕，進入【頁邊距】選項卡，如圖2-52所示。其中，“上”、“下”、“左”、“右”數據框用來設置工作表到頁面邊緣的距離；【頁眉】、【頁腳】數據框用來設置【頁眉】和【頁腳】區域的邊緣距頁面邊緣的距離，該數據應小于對應邊的頁邊框；勾選【水平】復選框，打印的工作表頁面水平居中；勾選【垂直】復選框，打印的工作表頁面垂直居中。